„Shared Services“ sorgen für mehr Wettbewerbsfähigkeit
Auch die internen Dienstleistungen gehören auf den Prüfstand

Der „Global CFO Survey“, den IBM in diesem Jahr veröffentlicht hat, macht deutlich: Die Finanzfunktionen in den Unternehmen gehen immer stärker über das reine Kontrollieren hinaus. Zunehmend obliegt es den „Beancountern“, sich um die (Neu-)Gestaltung der Prozesse für die rasant wachsenden Geschäftsanforderungen zu kümmern.

HB DÜSSELDORF. So betrachten zwei Drittel der von IBM befragten CFO das Business Performance Management sowie die Steigerung des Shareholder Value als ihre dringlichste Aufgabe. Demgegenüber sehen nur noch 30 Prozent das Bilanzmanagement als zentrales Thema.

Ein beachtlicher Wandel im Rollenverständnis – mit gutem Grund: Denn während die Potenziale zur Reduzierung der Fertigungstiefe in den Produktionsprozessen weitgehend ausgeschöpft sind, sind die Wertschöpfungsreserven bei internen Dienstleistungen wie Buchhaltung, Personal oder Einkauf immer noch beträchtliche Kostenverursacher, die maßgeblichen Einfluss auf das Unternehmensergebnis haben, nach wie vor beträchtlich. Hier schlägt die Stunde der CFO, durch Reformen dieser Prozesse die Performance des gesamten Unternehmens nachhaltig zu verbessern. Eine Herausforderung, die im Übrigen nur gemeinsam mit dem CIO bewältigt werden kann, der seinerseits vor der Aufgabe steht, den Mehrwert von Informationstechnolgie für das Unternehmen deutlich zu machen und auszuschöpfen.

Der Teufel steckt allerdings im Detail: Historisch betrachtet haben Konzerne ihre Aktivitäten innerhalb von Geschäftseinheiten und Funktionen optimiert, auch für interne Dienstleistungen. Teure Redundanzen sind entstanden, die nun nur durch eine konsequente Zusammenlegung der traditionell vertikal angelegten Prozesse beseitigt werden können. Das heißt, heute noch funktional getriebene Organisationen müssen in prozessgetriebene Organisationen umgebaut werden. Ein probates Mittel, um Synergien überhaupt zu entwickeln und entsprechend zu nutzen, sind hierbei die so genannten Shared Services. Als zentrales Servicesystem konzipiert, ermöglichen sie die unternehmensübergreifende Nutzung interner Dienstleistungen und sorgen gleichzeitig für eine weit reichende Prozessoptimierung.

Immer mehr Unternehmen und CFOs beschäftigen sich mit diesem Thema und den Alternativen seiner Umsetzung. Denn es gibt durchaus unterschiedliche Möglichkeiten, wie ein solches zentral organisiertes System aussehen kann. Im Wesentlichen stehen zwei Alternativen mit zahlreichen Variationsmöglichkeiten zur Auswahl: Entweder ein Shared Service Center inhouse zu betreiben oder die zur Disposition stehenden Prozesse im Rahmen des Business Transformation Outsourcing (BTO) von einem externen Partner betreuen und betreiben zu lassen. Denn das Motto gilt: nicht immer und überall ist es unbedingt sinnvoll oder notwendig, Prozesse nach draußen zu verlagern. Auch innerbetriebliche Service Centren können sehr erfolgreich und kostengünstig arbeiten.

Ein Beispiel für die erste Variante sind die Bayer Euroservices. Hier wurden für einige Unternehmensbereiche unter anderem Buchhaltungsprozesse für die Bayer-Teilkonzerne von Grund auf neu entwickelt. Neben einer Kostenreduzierung, die bei rund 30 Prozent liegt, geht es auch um eine neue Unternehmenskultur: Kosten werden verursachergerecht verteilt, Dienstleistungen auf der Basis von Service Level Agreements klar definiert und in regelmäßigen Abständen neu verhandelt.

Auch Degussa hat sich für diesen Weg entschieden; die Geschäftsprozesse und die fachliche Expertise wurden innerhalb einer einzigen Finanzservice-Organisation harmonisiert und zentralisiert. Dieses Vorgehen hat innerhalb weniger Monate zu Kosteneinsparungen von 25 Prozent geführt.

Die andere Variante ist das Business Transformation Outsourcing. Ein erfolgreiches Beispiel hierfür ist ein großer Mineralöl-Konzern, der den größten Teil seiner Finanz- und Buchhaltungsprozesse weltweit sehr erfolgreich ausgelagert hat. In der Folge ergaben sich Kostensenkungen von mehr als 40 Prozent.

Martin Jetter ist Geschäftsführer IBM Deutschland GmbH und Leiter der Beratungssparte IBM Business Consulting Services in Zentraleuropa

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