Die Globalisierung hat deutsche Mittelständler längst erreicht: Der Export gilt in vielen Betrieben als tragende Säule des Geschäfts. Und die Reiseetats wachsen im Gleichschritt mit. Ausgaben für Geschäftsreisen bilden mittlerweile oft die zweithöchste Kostenstelle – direkt nach den Personalausgaben. Professionelles Reisemanagement kann helfen, Kosten zu senken.
Zeit ist Geld: Firmen mit einem professionellen Travel Manager konnten die Geschäftsreisekosten im Vergleich zum Vorjahr senken. Bei Firmen ohne Profis sind die Kosten gestiegen. Foto: AP
BAMBERG. Mit dem steigenden Export vieler Betriebe entsteht für professionelle Reisemanager ein wachsender Markt. Immerhin stammen rund 85 Prozent der Geschäftsreiseumsätze aus dem Mittelstand. Und die lassen sich - so jedenfalls das Versprechen der Dienstleister - oft effizienter abwickeln. Indem man Mitarbeiter coacht. Oder gleich das ganze Reisemanagement auslagert. Welcher Weg richtig ist, entscheiden zwei Faktoren: Die Fachkompetenz im eigenen Haus. Und natürlich die Reisetätigkeit.
Dass mittelständische Unternehmen oft zum Spielball der Anbieter werden und Einsparpotential verschenken, belegt auch eine Analyse von Geschäftsreisen aus dem Jahr 2007, die der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) herausgegeben hat: Firmen mit einem professionellen Travel Manager konnten danach die Geschäftsreisekosten im Vergleich zum Vorjahr um bis zu fünf Prozent senken. Bei Firmen ohne Profis stiegen die Kosten dagegen um vier Prozent.
Die Analyse ergab aber auch, dass die Sensibilität gestiegen ist. Jeder zweite Befragte hat sich zwischenzeitlich mit der Festlegung von Reiserichtlinien auseinander gesetzt. Den Anstoß dafür gaben meist professionelle Reisemanager. Mittelständler, die keine Verhandlungen führten oder Tagespreise ungenutzt lassen, reisten dagegen nach Stichproben teilweise 50 Prozent zu teuer.
Auch Jürgen Schaefer hat solche Erfahrungen gemacht. Der Geschäftsführer des in Bonn ansässigen Unternehmens Kerstin Schaefer Mobility Services ist überzeugt, dass sich direkte Kosten um bis zu 10 Prozent senken lassen, indirekte Kosten sogar um bis zu 25 Prozent. Direkte Kosten beziehen sich auf den Einkauf der Reiseleistungen, indirekte auf die Abwicklung.
Als sinnvoll betrachtet Schaefer das Outsourcing im Reisemanagement ab einem Reisevolumen von 200 000 Euro. Dann griffen strategische wie operative Vorteile: "Mittelständler beschäftigen mit einem Travel Manager einen Strategen auf Zeit, beispielsweise für 20 Stunden im Monat", erklärt er. "Dafür übernimmt er die Reisemittelbeschaffung und rechnet die Kosten nach aktuellen steuerlichen Richtlinien ab. Und er informiert über Veränderungen und Alternativen ."
Laut Schaefer verursachen meist ähnliche Fehler unnötige Kosten: Erstens nutzten Firmen oft ihre Einkaufsmacht nicht aus. Zweitens fehlten einheitliche Prozesse. Wenn der Dienstleister mit neuen Kunden zusammenarbeitet, macht er deshalb zunächst eine Bestandsaufnahme, erfasst die zur Zahl der Reisen, Hauptknotenpunkte und Regelwerke für die Leistungen und Abrechnung. "Die Durchschnittswerte zeigen uns dann bereits, wo Einsparungen möglich sind", sagt er.
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Ist Reise-Know How im Haus vorhanden, empfehlen die Anbieter oft, die Mitarbeiter zu coachen. Solche Trainings "on the Job" bietet zum Beispiel Andrea Zimmermann an, Inhaberin der Agentur "BTM4U". Sie arbeitet Mitarbeiter ins Travelmanagement ein, so dass sie ihre Arbeit danach effizienter erledigen können. Zimmermann hält solche Schulungen gerade bei kleinen Firmen mit kurzen Wegen für sinnvoll: "Neue Bestimmungen und Verfahren werden hier oft umfangreicher und schneller umgesetzt."
Hat der Coach das Haus verlassen, liegt schließlich oft ein ganzer Katalog neuer Regeln auf dem Tisch, der sämtliche Prozesse vom Genehmigungsverfahren über die Buchung bis zur Abrechnung festlegt. Die Durchsetzung von Richtlinien sieht die Beraterin als wesentlichen Ansatzpunkt. "Bucht jeder Mitarbeiter den Flug oder das Hotel selbst, nimmt das viel kostbare Zeit in Anspruch. Zudem führen uneinheitliche Zahlungswege zu einem Rattenschwanz an Prozesskosten."
Ihr Anliegen, das Reisemanagement in mittelständischen Unternehmen zu optimieren, führt Zimmermann auch im Fachausschuss Mittelstand im VDR weiter. Sie ist Initiatorin und Leiterin des Ausschusses: "Kleinere Unternehmen haben ganz andere Bedürfnisse. Daher ist der Austausch mit Gleichgesinnten sehr wichtig", sagt Zimmermann. Von der Ausschussarbeit profitierten deshalb sowohl interne als auch externe Travel Manager - und damit auch deren Kunden.
Auch der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat sein Reisemanagement vollständig ausgelagert, und das bereits seit 2003. Trotz anfänglicher Skepsis mancher Mitarbeiter habe man sehr gut Erfahrungen gemacht, sagt Wilhelm Lohne, Referent des ZDH: "Wir wollten alle Sparpotentiale nutzen und wussten, dass uns die Fachkompetenz fehlt. Ein externer Partner war für uns daher sinnvoll."
Das Ergebnis spricht für sich: Die Reisekosten sanken um rund 20 Prozent. "Außerdem laufen wir nicht mehr Gefahr, steuerrechtliche Fehler bei der Reisekostenabrechnung zu machen", sagt Lohne. "Und wir können einen Rat einholen, wenn neue Themen, wie etwa Sicherheit auf Reisen, für uns wichtiger werden." Da man zudem mit mehreren Unternehmen einen so genannten Pool bildet und so das Reisevolumen erhöht, empfiehlt Lohne auch kleineren Unternehmen, Reisestellen auszulagern.
Davon ist auch Horst Bähring, Bereichsleiter bei FCm Business Travel Solutions, überzeugt. "Sind die Bedingungen vereinbart, kommt es nicht mehr darauf an, ob der Kunde jährlich 20 Bahnreisen oder monatlich 200 Interkontinentalflüge bucht", sagt er. Er sieht zudem die Erfassung aller Reisedaten als gute Ergänzung. "Und wir behalten den Überblick, wo die Reisenden sich gerade aufhalten und ob es zu Problemen kommen könnte", sagt er, "etwa durch Streiks oder gestiegene Sicherheitsrisiken." Die Reisenden selbst können sich derweil auch im Ausland ganz ums Geschäft kümmern.
