Ist Reise-Know How im Haus vorhanden, empfehlen die Anbieter oft, die Mitarbeiter zu coachen. Solche Trainings "on the Job" bietet zum Beispiel Andrea Zimmermann an, Inhaberin der Agentur "BTM4U". Sie arbeitet Mitarbeiter ins Travelmanagement ein, so dass sie ihre Arbeit danach effizienter erledigen können. Zimmermann hält solche Schulungen gerade bei kleinen Firmen mit kurzen Wegen für sinnvoll: "Neue Bestimmungen und Verfahren werden hier oft umfangreicher und schneller umgesetzt."
Hat der Coach das Haus verlassen, liegt schließlich oft ein ganzer Katalog neuer Regeln auf dem Tisch, der sämtliche Prozesse vom Genehmigungsverfahren über die Buchung bis zur Abrechnung festlegt. Die Durchsetzung von Richtlinien sieht die Beraterin als wesentlichen Ansatzpunkt. "Bucht jeder Mitarbeiter den Flug oder das Hotel selbst, nimmt das viel kostbare Zeit in Anspruch. Zudem führen uneinheitliche Zahlungswege zu einem Rattenschwanz an Prozesskosten."
Ihr Anliegen, das Reisemanagement in mittelständischen Unternehmen zu optimieren, führt Zimmermann auch im Fachausschuss Mittelstand im VDR weiter. Sie ist Initiatorin und Leiterin des Ausschusses: "Kleinere Unternehmen haben ganz andere Bedürfnisse. Daher ist der Austausch mit Gleichgesinnten sehr wichtig", sagt Zimmermann. Von der Ausschussarbeit profitierten deshalb sowohl interne als auch externe Travel Manager - und damit auch deren Kunden.
Auch der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) hat sein Reisemanagement vollständig ausgelagert, und das bereits seit 2003. Trotz anfänglicher Skepsis mancher Mitarbeiter habe man sehr gut Erfahrungen gemacht, sagt Wilhelm Lohne, Referent des ZDH: "Wir wollten alle Sparpotentiale nutzen und wussten, dass uns die Fachkompetenz fehlt. Ein externer Partner war für uns daher sinnvoll."
Das Ergebnis spricht für sich: Die Reisekosten sanken um rund 20 Prozent. "Außerdem laufen wir nicht mehr Gefahr, steuerrechtliche Fehler bei der Reisekostenabrechnung zu machen", sagt Lohne. "Und wir können einen Rat einholen, wenn neue Themen, wie etwa Sicherheit auf Reisen, für uns wichtiger werden." Da man zudem mit mehreren Unternehmen einen so genannten Pool bildet und so das Reisevolumen erhöht, empfiehlt Lohne auch kleineren Unternehmen, Reisestellen auszulagern.
Davon ist auch Horst Bähring, Bereichsleiter bei FCm Business Travel Solutions, überzeugt. "Sind die Bedingungen vereinbart, kommt es nicht mehr darauf an, ob der Kunde jährlich 20 Bahnreisen oder monatlich 200 Interkontinentalflüge bucht", sagt er. Er sieht zudem die Erfassung aller Reisedaten als gute Ergänzung. "Und wir behalten den Überblick, wo die Reisenden sich gerade aufhalten und ob es zu Problemen kommen könnte", sagt er, "etwa durch Streiks oder gestiegene Sicherheitsrisiken." Die Reisenden selbst können sich derweil auch im Ausland ganz ums Geschäft kümmern.
