Das papierlose Büro bleibt eine Illusion - zumal es Gefahren birgt. Doch das geschickte Management der Druckabläufe kann Unternehmen viel Geld ersparen.
DÜSSELDORF. Unter deutschen Firmendächern wird zu Papier gebracht, was das Zeug hält - aller Digitalisierung zum Trotz. Rund 47 Millionen Seiten drucken zum Beispiel die 10 000 Mitarbeiter der R+V Versicherung im Jahr aus - eine Materialschlacht im absolut üblichen Rahmen.
So sieht die Realität des immer wieder beschworenen papierlosen Büros aus. Da werden vermeintlich wichtige Mails ausgedruckt und abgeheftet. Verträge, Rechnungen, Reiseplanungen - und alles Mögliche aus der Google
-Welt sowieso. Gern auch Privates, was den Unternehmen besonders ins Kontor haut.
R+V wollte der alltäglichen gedankenlosen Verschwendung nicht länger tatenlos zuschauen. Zusammen mit Canon entwarf der Versicherer ein Druckregelwerk, um die Abläufe zu optimieren. Der Wildwuchs von mehr als 120 Druckertypen, der die Kosten für Patronen und Service explodieren ließ, wurde auf vier reduziert, wobei von 3 500 Geräten 1 300 überflüssig wurden. Laut Regelwerk wird nun standardmäßig doppelseitig und schwarzweiß gedruckt. Mehr als sechs Seiten landen automatisch auf einen großen Abteilungsdrucker, der wirtschaftlicher arbeitet als kleine Arbeitsplatzgeräte.
Mit einer persönlichen ID-Karte lassen sich überall im Unternehmen Dokumente auswerfen, was nebenbei verhindert, dass Mitarbeiter frühzeitig vom Arbeitsplatz aufspringen, damit kein neugieriger Kollege Vertrauliches aus dem Schacht zieht. Umgekehrt nerven weniger wichtige Ausdrucke nicht mehr, die vergessen wurden und unnötig kosten. "Wir wollten eine jährliche Ersparnis im hohen sechsstelligen Bereich erreichen - dieses Ziel haben wir deutlich übertroffen", freut sich Horst Schlüchter, zuständiger Bereichsleiter der R+V.
