Viel an Sympathie gewinnen Geschäftsleute aus Deutschland, die ihre Polnischkenntnisse vor Ort anwenden. Dabei ist der Grad der Sprachbeherrschung nicht einmal von entscheidender Bedeutung. Allein das Bemühen, Zeit und Energie in das Erlernen dieser Sprache zu investieren, wird honoriert. Dass slawische Sprachen, und insbesondere Polnisch, für Deutsche schwierig zu erlernen sind, ist allseits bekannt. Desto mehr Respekt wird gezollt, wenn sich Ausländer verständlich ausdrücken und auch das Gesagte relativ problemlos verstehen.
Auf einen Dolmetscher ist bei Verhandlungen dennoch nicht zu verzichten, es sei denn, Deutsch und Polnisch werden parallel auf muttersprachlichem Niveau beherrscht. Dies ist bei Vertretern deutscher Firmen in Polen nicht unüblich. Deutschland verzeichnete in den vergangenen Jahrzehnten einen großen Zustrom deutschstämmiger Aussiedler aus dem Süden und Nordosten Polens. Mit Beginn der Wirtschaftstransformation kehrten einige von ihnen im Auftrag deutscher Unternehmen oder als selbständige Unternehmer zurück.
Bei der Wahl des Dolmetschers sollte auf Leistungsfähigkeit nicht nur im Grad der allgemeinen Sprachbeherrschung, sondern auch auf Sachkenntnis des Verhandlungsinhalts, etwa bestimmter technischer Abläufe, Wert gelegt werden. Behilflich bei der Auswahl können neben der Deutsch-Polnischen Industrie- und Handelskammer (DPIHK) bereits in Polen operierende deutsche Branchenunternehmen sein, die in der Regel selbst auf Übersetzer- und Dolmetscherdienste zurückgreifen.
Fremdsprachenkenntnisse sind bei älteren polnischen Managern eher rar gesät. Doch arbeiten in renommierten Unternehmen, vor allem den Geschäftsbanken, auch nicht wenige Manager polnischer Nationalität, die jahrzehntelang im westlichen Ausland, etwa in den USA gelebt haben und sich daher völlig frei und ungezwungen in mindestens einer westlichen Fremdsprache bewegen. Junge polnische Führungskräfte haben wiederum teilweise oder ganz im Ausland studiert und sind daher ebenfalls einer oder mehrerer Fremdsprachen mächtig.
Begonnen werden Verhandlungen gewöhnlich mit eher unverfänglichen Themen, etwa mit Fragen zu den ersten Eindrücken, die der Gast in Polen gewonnen hat, zur Anreise oder Unterbringung. Erst nachdem sich beide Seiten auf dieser Basis besser kennen gelernt haben, wird die Aufmerksamkeit auf das erste Sachthema gelenkt. Wichtig im Gesprächsverlauf ist, dass die Anrede korrekt erfolgt, in der Regel unter ausdrücklicher Nennung akademischer Grade und/oder der Funktionsbezeichnung.
Die Verhandlung wird gewöhnlich locker eingeleitet, die Atmosphäre spannt sich erst bei der Behandlung der Sachthemen an, wobei die Gesichter in einen konzentrierten Ausdruck wechseln. Sobald die Grundpfeiler eines angestrebten Geschäfts gesetzt sind lockert sich die Grundstimmung aber wieder. Oft gibt dieser erste Durchbruch Anlass zu einer Zwischenpause.
Irritierend auf die polnische Seite kann ein frühzeitiges Insistieren auf schriftliche Abmachungen wirken. Das ist der Fall wenn bereits in den ersten Verhandlungsrunden zu viel Wert auf Details und "druckreife" Formulierungen für einen angestrebten Vertragstext gelegt wird. In Polen wird Konsens weniger über formal-juristische Absicherungsmechanismen gesucht, als durch den Aufbau vertraulicher und partnerschaftlicher Beziehungen.
Typisch wäre, dass die polnische Seite einen zunächst kurz und knapp gehaltenen Vertragstext vorschlägt, der über ein bis zwei Seiten nicht hinaus geht und sich lediglich streng an die zivilrechtlichen Vorschriften hält. Kein Tabu ist es auch einzelne Vertragspunkte bis zum endgültigen Abschluss immer wieder neu zu diskutieren, selbst wenn sie bereits als fest vereinbart schienen. Dieses Verhalten birgt ein enormes interkulturelles Konfliktpotenzial: Weil ein Vertrag für den polnischen Geschäftsmann "nur" den Beginn einer Zusammenarbeit darstellt, kann er nach dessen Meinung im Zeitablauf auch geändert oder ergänzt werden. Für den Deutschen hingegen ist er eine feste Basis der Zusammenarbeit. Änderungswünsche werden deshalb oft fehlinterpretiert und beim Deutschen entsteht der Eindruck der polnische Partner wolle an diesem Fundament rütteln.
In beiderseitigem Interesse ist hier von deutscher Seite mehr Flexibilität gefragt. Änderungswünsche von vornherein als Vertrauensbruch auszulegen, ist fatal, denn zur Vertrauensbildung ist in Polen der persönliche Respekt unerlässlich. Annerkennung führt eher zum Ziel. Polen sind hervorragend im "intelligenten Problemlösen", sie lieben es zu improvisieren und müssen nicht erst zur Kreativität ermuntert werden. Doch sind sie zuweilen sehr emotional, stolz und daher auch leicht verletzlich, was gerade in geschäftlichen Beziehungen einen behutsamen Umgang erfordert. Hierzu zählt auch eine gewisse Toleranz bei Fehlern, denn das Vorgehen erfolgt nicht Schritt für Schritt nach festgelegten Schemata.
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