Mit Taktgefühl und einem dafür nötigen Beharrungsvermögen ist in einer der späteren Verhandlungsrunden dennoch eine exakte "wasserdichte" Ausformulierung des Vertrages, unter Einschluss sämtlicher Eventualitäten und Rückversicherungen, möglich, denn prinzipiell basiert das Rechtsempfinden in Polen auf den selben Grundprinzipien wie in Deutschland.
Selbst wenn die meiste Detailarbeit während der Verhandlungen Spezialisten, zum Beispiel Ingenieuren und Rechtsexperten, überlassen wurde, liegt die Entscheidungsgewalt auf polnischer Seite stets in Händen des ranghöchsten Vertreters. Nur nachdem er das entscheidende "Machtwort" gesprochen hat, gilt das Geschäft als besiegelt. Er bestimmt auch den Verhandlungsverlauf und das Tempo des Vorgehens. Grundsätzlich sollte bei Verhandlungen Konsens darüber bestehen, dass nur gegenseitig vorteilhafte Ergebnisse dauerhaften Bestand haben. Kompromissbereitschaft ist unabdingbar.
Respekt flößen dem Gastgeber neben den Bemühungen des ausländischen Gastes, die polnische Sprache zu erlernen auch umfangreiche Kenntnisse des polnischen Marktes und der Konkurrenzsituation etc. ein. Der deutsche Geschäftspartner demonstriert zudem eine solide Vorbereitung und die Fähigkeit ausgewogene Entscheidungen zu treffen.
Exzellente Geschäftsbeziehungen lassen sich nicht dauerhaft ohne den Aufbau einer Vertrauensbasis pflegen. Dazu gehört es über das Geschäftliche hinaus gemeinsame Interessen und Anknüpfungspunkte zu finden um sich gelegentlich in lockerer und entspannter Atmosphäre miteinander zu treffen. Die Familie kann in diese Aktivitäten miteinbezogen werden.
Sind Einladungen zu Geschäftsessen in Restaurants eher formeller Art, die Verhandlungen begleiten und zu deren Gelingen beitragen sollen, signalisieren Treffen in privater Atmosphäre, etwa im Haus des Gastgebers, den Wunsch nach einer Kontinuität der Geschäftskontakte und sogar einen gewissen Sympathiebonus. Zu offiziellen Anlässen erfolgt immer eine schriftliche Einladung, für private Treffen reichen dagegen telefonische oder mündliche Abmachungen aus. Der Eingeladene sollte es dabei zu keiner Zeit versäumen, der Hausherrin ein der Situation angemessenes Präsent zu überreichen, etwa in Form eines Blumenstraußes oder eines typischen Geschenks aus dem Herkunftsland des Gastes.
Der Stand der persönlichen Beziehungen lässt sich unter anderem daran ablesen, ob bei Einladungen in Privathäuser weitere Personen geladen sind und welche Art Kleidung dabei getragen wird. Grob gesagt kann man von folgendem ausgehen: je erlauchter und kleiner der Kreis, desto enger die persönlichen Bande. Ähnliches gilt für die Kleidung, die mit größerem persönlichen Abstand immer formeller ausfällt. Offizielle Empfänge mit vorgegebenem Protokoll und vielen Gästen, selbst wenn sie in Privathäusern stattfinden, sind meist unverbindlicher Natur.
Lädt der Gastgeber aber zu einem Grillnachmittag zu sich nach Hause ein, bedeutet das legerere Bekleidung und gute Beziehungen zu den Gästen. Grillen ist sehr populär und fast immer betätigt sich dabei der Gastgeber selbst als Grillmeister. Seine Kleidung ist für den Umgang mit Feuer und Grillkohle angemessen. Lautet die Einladung dagegen auf eine Cocktail-Party, ist in der Regel Personal mit dem Zubereiten und Servieren von Getränken und Speisen beauftragt. Dementsprechend wird formellere Kleidung erwartet.
Zu beachten ist, dass Berufs- und Privatleben in Polen weniger stark voneinander getrennt werden als in Deutschland. Daher ist es möglich, dass ein polnischer Geschäftspartner während eines Wochenendtreffs auf seiner Datscha plötzlich einen Stapel Papier zückt, um etwas "kurz zu besprechen", was dann einen ganzen Tag harter Arbeit nach sich ziehen kann.
Gut beraten ist der Gast, wenn er sich einige Tage nach der Veranstaltung, beim Gastgeber oder der Gastgeberin telefonisch für den gelungenen Abend bzw. Nachmittag bedankt. Dies kann auch in Form einer kleinen Aufmerksamkeit geschehen, zum Beispiel durch die Zusendung eines Blumenstraußes nebst beigefügtem Kartengruß.
Bevorzugte Sportarten unter Geschäftsleuten sind Tennis und Golf, unter Einschränkungen auch der Pferdesport und Angeln. In der Anekdote, dass ein Investment-Banker in Polen seinen Beruf verfehlt hat, wenn er nicht Golf spielt, steckt ein Körnchen Wahrheit. Die vertraulichen Hintergrundgespräche werden auf der Rasenfläche mit dem Golfschläger in der Hand, in freier Natur und entspannter Atmosphäre geführt. Zur kalten Jahreszeit kommt als Alternative ein gemeinsamer Sauna- mit anschließendem Barbesuch in Frage.
Weitere Informationen finden Sie bei der Bundesagentur für Außenwirtschaft (bfai).
