Arbeiten 4.0: Was moderne HR-Software können sollte

Wer heute noch mehr als 30 Tage braucht, um die Unterschrift eines Traumkandidaten unter den Vertrag zu bekommen, ist für den modernen Arbeitsmarkt meist schon zu langsam. Die Wahrscheinlichkeit, dass ihm die Generation Y über Mobil- oder Social-Kanäle entschlüpft, ist groß. Mit einem Update der HR-Software sollten Unternehmen das ändern können.

Mobil in Kontakt treten

Viele Bewerber suchen ihre Jobs heute nicht mehr auf klassischen Wegen - sprich Stellenanzeigen in großen Tageszeitungen. Meistens durchstöbern sie ihre Job-Vorschläge von den einschlägigen Portalen unterwegs oder auf dem Sofa, und zwar via Smartphone oder Tablet. Eine gute HR-Software sollte in der Lage sein, den potentiellen Bewerber auch dort abzuholen. Mit einem Wisch oder Klick sollte der Interessent auf das Angebot gelangen und es sollte ihm dort auch attraktiv auf seinem kleinen Bildschirm präsentiert werden. Denn viele werden sich nicht mehr die Mühe machen, den Weg zur Arbeitgeber-Homepage am PC zurückzulegen.

Steht der mobile Kontakt, dann sollten auch die weiteren Schritte möglichst einfach und eben mobil fortgesetzt werden können. Warum zum Beispiel sollte der Bewerber jetzt das Medium wechseln, und seinen Lebenslauf as PDF-Anhang in eine formelle E-Mail hängen oder sogar ausdrucken, frankieren und zur Post tragen. Warum nicht gleich den Lebenslauf aus einem der Karriere-Social-Webs nehmen wie Xing oder Linkedin? Eine unterstützende HR-Software kann das.

Mobil lassen sich auch erste Vorstellungsgespräche führen. Denn nicht in jeder Situation ist ein erstes persönliches Gespräch wirtschaftlich. Immer häufiger lässt sich ein erstes Interview per Web-Cam arrangieren, um sich lange Anreisen zu sparen. Auch Assessments kann man aus der Ferne via Tablet oder Smartphone durchführen. Eine gute HR-Software liefert hier standardisierte Bausteine, die sich einfach auf den Bedarf eines Unternehmens zuschneiden lassen – bis zu 1500 Aufgaben haben kompetente Hersteller im Portfolio. Der Bedarf  steigt hier deutlich, vor allem wenn es um den sogenannten „Cultural-Fit“ geht.

Besonders effizient werden Assessments in Verbindung mit Datenanalysen. Dabei analysiert die Software den Content der Bewerber und markiert automatisch Ergebnisse, die für das Unternehmen von besonderem Interesse sind bzw. filtert Ausschlusskriterien automatisch aus - etwa wenn der Bewerber eine erforderliche Sprache nicht beherrscht. Beide Seiten sparen dadurch Zeit, um die sogenannte "Time-to-hire" zu verkürzen, also die kritische Frist zwischen Kontakt und Unterschrift.

Schneller zuhause - effizienteres Onboarding

Ist die Unterschrift auf dem Papier, treten Kandidat und Unternehmen in eine neue Phase ihres frischen Verhältnisses – die Latenzzeit zwischen altem und neuem Job, die nicht selten als unangenehm empfunden wird. Eine leistungsfähige HR-Software bietet hier Möglichkeiten, wie beide Seiten schon frühzeitig das Kennenlernen und die Eingewöhnung verbessern können, noch ehe der neue Mitarbeiter die Firma betritt. Beispielsweise kann er über die Social Business-Funktionen bereits sein Team kennen lernen oder in die administrative Kommunikation eingebunden werden.

Häufig beginnen zeitraubende Verwaltungsprozesse erst, wenn der Mitarbeiter die Firma physisch betritt. Mit Hilfe der Prozessarchitektur einer guten HR-Software sollte hingegen alles schon so bereitet sein, dass ein Traumstart gelingen sollte. Arbeitsplatz, Laptop, Firmenwagen, alles ist dann schon fertig, um an Tag Eins loszulegen.