Modern Workspace: Die Befreiung des Büros

Das Büro wie wir es heute kennen, hat seine Wurzeln im Mittelalter. Das Wort Büro entspringt dem Begriff „Burra“, ein Tuch. Das Burra aus Filz sollte die Bücher schützen, die dort abgelegt wurden, bevor mit Federkiel und Tinte die Aufzeichnungen erledigt wurden. Im 18. Jahrhundert, so schreibt der Historiker Hajo Eickhoff, wurde aus dem Wort für den Tisch das Wort Buerau für den Raum. Drei Jahrhunderte später setzt das Büro an, sich zu befreien von physischen Zwängen und damit der örtlichen Verpflichtung.

Willkommen in der schönen neuen Welt des Büros. Es kann dutzende Gesichter haben, klassisch am Schreibtisch, im Café, im Park oder auch einfach daheim. Denn das Büro ist heute komprimiert in Laptops und Smartphones. Alles, was moderne Mitarbeiter in Bürotätigkeiten benötigen, ist eine drahtlose Verbindung, um Zugriff auf alle ihre Daten zu haben.

Die Digitalisierung erfordert neue Arbeitsmittel

Die Digitalisierung beschleunigt diesen Prozess. Zumal es vor allem die großen Unternehmen sind, die Digitalisierung vorantreiben. In einer Umfrage aus dem Jahr 2018 des Verbandes Bitkom erklärten satte 74 Prozent aller Mitarbeiter in Unternehmen mit mehr als 2000 Angestellten, dass sie ihren eigenen Betrieb als Vorreiter in der Digitalisierung sehen. Auf einer Skala von null bis fünf der Wichtigkeit der wichtigsten Technologien der Digitalisierung liegt in einer weiteren Umfrage mit dem Wert 3,5 eine mit Abstand vorn: Die Cloud.

Die Datenwolke, jener Ort, an dem alle Daten zentral gespeichert und bei Bedarf von den Mitarbeitern abgerufen wird, ist der Schlüssel zu einem zufriedenstellenden Erlebnis der eigenen Arbeit. Denn die Cloud ermöglicht es, dass Mitarbeiter flexibel sind. Sie können im Unternehmensgebäude die Plätze wechseln, sie können von allen Orten der Welt mit allen Geräten ihre Informationen verwenden. Softwareunternehmen wie Citrix setzen dabei die Standards für die Zukunft der Arbeit.

Überall mit allen Geräten jederzeit – das liefert beispielsweise der Citrix Workspace. Die Unabhängigkeit von Zeit, Ort und technischen Voraussetzungen gibt Mitarbeitern neue Möglichkeiten an die Hand, ihre Arbeit zu organisieren, planen und strukturieren. Citrix Workspace bietet jene Freiheit, die jeder Mensch nutzt, der an einem Schreibtisch sitzt - er richtet sich den Arbeitsplatz nach seinen Bedürfnissen ein.

Von der Höhe des Monitors über die Position des Mousepads bis zur Anordnung der Icons auf dem Desktop, jeder wählt seinen Weg. Citrix Workspace trägt dem Rechnung, denn jeder Mitarbeiter kann seinen Arbeitsplatz personalisieren. Das ist nicht Spielerei, das verspricht echten Gewinn bei der Effizienz.

Einer Untersuchung der Harvard Business Review zufolge führt der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen wie Mail zu CMS und zurück zu SAP - wie es noch immer millionenfach üblich ist - im schlimmsten Fall zu einem Verlust von immerhin 40 Prozent bei der Produktivität der Mitarbeiter. Kein Arbeitgeber kann ein Interesse daran haben die wertvolle Arbeitszeit seiner Mitarbeiter an hakenden und aufreibenden aber nutzlosen Prozessen zu vergeuden.

Und sei es nur die Suche nach der Telefonnummer der Kollegin, die in einem Projekt eine Frage beantworten kann. Laut einer Untersuchung der Unternehmensberatung McKinsey wenden Mitarbeiter rund 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach internen Informationen. Citrix Workspace reduziert diese Zeit drastisch, denn innerhalb des System können wichtige Fragen gestellt und geklärt werden.

Die Generation Y erwartet Digitalisierung, mit der sie lebt

Unternehmen, die auf eine Modernisierung des Arbeitsplatzes setzen, investieren in ihre Zukunft. Denn die Welt der Arbeit wird derzeit erobert von einer Generation, die mit Karteikästen oder Nachschlagewerken kaum etwas zu tun hat. Aber sie ist groß geworden mit einem hohen Maß an Unabhängigkeit und digitalen Angeboten in ihrer Freizeit. Diese Mitarbeiter gilt es zu gewinnen und zu binden, wenn man nicht im War for Talents als Verlierer dastehen möchte. „Wir haben nun die ersten Mitglieder der Generation Y in unserem Unternehmen und deswegen müssen wir unsere Arbeitsweise dieser modernen Welt anpassen“, sagt Olfa Romer, Group CIO der Schweizer Versicherung Baloise Group.

Der Mitarbeiter möchte selber entscheiden, auf welchem Gerät er seine Arbeit erledigen möchte. „König Kunde? Königin Mitarbeiter“ postuliert deswegen Citrix auch in seiner Überschrift einer Umfrage in fünf europäischen Ländern unter dem Führungspersonal mit Personalverantwortung. Engagiertere Mitarbeiter, zufriedenere Kunden - so einfach bringt es die Befragung auf den Punkt. 38 Prozent der Befragten glauben, dass durch eine gute Mitarbeiter Erfahrung der Kunde profitiert, fast genauso viele sind überzeugt, dass auch die Produktivität verbessert wird - und nicht zuletzt der Mitarbeiter dem Unternehmen die Treue hält.

An erster Stelle bei der Technik eine gute Employee Experience, dass Informationen einfach zugänglich sind mit 52 Prozent. 48 Prozent der Befragten sehen es zusätzlich als wichtig an, dass das Unternehmen den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, von überall zu arbeiten. Und das kann natürlich auch gerne das Büro sein, wo sich Menschen treffen, besprechen, austauschen und soziale Kontakte die Atmosphäre verbessern können. Daran hat sich seit dem Mittelalter nichts geändert.