Öffentliche Ausschreibungen neu gedacht: AIVI Consulting und ausschreibungen.io führen Agenturen zum Erfolg

AIVI Consulting

Öffentliche Ausschreibungen sind für viele Agenturen ein Kraftakt: Hoher Zeitaufwand bei der Bearbeitung der Ausschreibung, insbesondere bei der Erstellung von höchst individuellen Konzepten und Angeboten, blockiert wertvolle Ressourcen. AIVI Consulting unter der Leitung von Geschäftsführer Maxim Abrams begegnet diesen Herausforderungen mit strukturierter Beratung und der Software ausschreibungen.io – entwickelt, um den Aufwand drastisch zu reduzieren, Kosten zu sparen und die Qualität von Angeboten messbar zu steigern. Wie dieser Ansatz funktioniert und Agenturen im Wettbewerb nach vorn bringt, verrät dieser Beitrag.

Perfekte Pitches, viele Ideen und hochmotivierte Teams – auf dem Papier sind Agenturen bestens gewappnet für den öffentlichen Ausschreibungsmarkt. Doch die Realität sieht häufig anders aus: Viele Vergabeverfahren scheitern nicht an Fachwissen, Kreativität oder Engagement, sondern an überladenen Prozessen und ineffizientem Projektmanagement. Schon die Strukturierung von Konzeption und das Kalkulieren von Leistungen anhand der Leistungsbeschreibung und Bewertungsmatrix erweisen sich als Mammutaufgabe, hinzu kommen fehlende Wiederverwendbarkeit der Unterlagen. Das eigentliche Angebot, aus dem neue Umsätze und interessante Projekte hervorgehen könnten, wird im Wust der Verwaltung und manuell gesteuerten Prozesse zum Nebenprodukt. Für Enterprise-Agenturen ist die Teilnahme dann oft ein riskanter Kraftakt, unter dem Zeit, Ressourcen und Kerngeschäft leiden. „Viele Agenturen kämpfen im Ausschreibungsprozess nicht nur mit Zeitverlust, sondern auch damit, ihre eigentlichen Rentabilität klar zu messen und einzuhalten – und genau da greifen wir unterstützend ein“, mahnt Maxim Abrams, Geschäftsführer von AIVI Consulting, und weist damit auf die gravierenden Nachteile eines mangelhaften Ausschreibungsmanagements hin.

„Strukturierte Methoden und der systematische Einsatz digitaler Tools sind heute der effektivste Weg, um im Ausschreibungsprozess den entscheidenden Unterschied zu machen“, fügt er hinzu und trifft damit das Kernproblem vieler Agenturen. Es stellt sich nicht die Frage, an wie vielen Ausschreibungen muss die Agentur teilnehmen, um eine zu gewinnen, sondern, wie viele Ausschreibungen kann man verlieren, bevor die investierte Zeit mir die Marge von dem nächsten gewonnenen Projekt auffrisst.

AIVI Consulting bietet eine effiziente Lösung: Durch eine klar strukturierte Vorgehensweise, fundierte Beratung und den Einsatz der Software ausschreibung.io lässt sich der Bearbeitungsaufwand pro Ausschreibung um bis zu 90 Prozent verringern – im Idealfall auf lediglich acht Stunden. Gleichzeitig können Unternehmen Personal- und Opportunitätskosten in Höhe von bis zu 9.000 Euro einsparen. Neben der strukturellen Vereinfachung sorgt eine integrierte KI dafür, historische Ausschreibungsdaten zu analysieren, wertvolle Informationen über Entscheidungsträger und bisherige Gewinner bereitzustellen und die Entwicklung durchdachter Konzepte und Strategien zu unterstützen. Das Ergebnis sind qualitativ hochwertige Angebote mit nachweislich besseren Erfolgschancen bei erheblich geringerem Ressourceneinsatz.

Vom verwalteten Chaos zur strukturierten Systematik: Warum Ausschreibungen bislang scheitern

Agenturen investieren pro Ausschreibung durchschnittlich 89 Stunden und über 13.000 Euro – doch der Großteil dieses Investments verpufft meist ohne zählbaren Erfolg. Die Erstellung passgenauer Konzepte, überhöhte Angebotskalkulationen mit großzügigem Risikopuffer sowie der ineffiziente Einsatz interner Ressourcen führen dazu, dass der Ausschreibungsprozess schnell unwirtschaftlich wird. Viele Agenturen glauben: Wenn man an zehn Ausschreibungen teilnimmt und zwei davon gewinnt, hat man einen ROI von 20?Prozent. Doch das ist lediglich die Trefferquote – mit tatsächlicher Wirtschaftlichkeit hat das wenig zu tun. Gerade bei mehreren parallel laufenden Anfragen geraten vor allem kleinere Teams schnell ins Schlingern, mit der Folge, dass eigentliche Stärken wie kreative Konzeptentwicklung oder die Schärfung des Angebotsprofils auf der Strecke bleiben.

„Der Engpass ist nicht die Ausschreibung selbst, sondern die Art, wie Agenturen sie bearbeiten. Mit BIG-4 und KI lösen wir diesen Engpass und öffnen Agenturen den Zugang zu einem Milliardenmarkt“, so Maxim Abrams.

• ausschreibungen.io von AIVI Consulting

Das BIG-4-Framework von AIVI Consulting: Vier Bausteine für wiederholbaren Erfolg

Die Lösung für das Problem beginnt mit einem Framework aus der Unternehmensberatung: Statt jedes Angebot als völlige Einzelanfertigung zu betrachten, setzen führende Agenturen auf modulare Methoden. Das BIG-4-Framework von AIVI Consulting strukturiert den Prozess in vier aufeinander aufbauende Komponenten: Methodik, Bezug zur Leistungsbeschreibung, operative Umsetzung, Mehrleistung. Damit erhalten selbst sehr unterschiedlich wirkende Ausschreibungen einen klaren Rahmen, der es ermöglicht, bereits erfolgserprobte Konzepte effizient anzupassen und gezielt auf neue Projekte umzulegen. Das Ergebnis ist ein standardisierter Workflow: Übersichtliche Dokumentation, schnellere Angebotserstellung und eine authentische Argumentationskette, die Auftraggeber überzeugt.

KI-gestützte Automatisierung: Das Potenzial digitaler Lösungen

Methodik allein entfaltet ihre Wirkung erst dann, wenn sie konsequent mit digitalen Werkzeugen umgesetzt wird. Hier hilft die SaaS-Plattform ausschreibungen.io, die menschliches Fachwissen mit maschineller Intelligenz kombiniert und damit einen völlig neuen Standard für Angebotserstellung und Konzeption im Ausschreibungsmanagement etabliert.

Statt einzelne Aufgaben mühselig manuell abzuarbeiten, werden zentrale Prozessschritte automatisiert und systematisch miteinander verzahnt – von der Recherche passender Ausschreibungen über die Erstellung und Anpassung von Angebotsbausteinen. Besonders wertvoll ist dabei die Möglichkeit, einmal entwickelte Konzepte und Module in einer strukturierten Bibliothek zu speichern und für künftige Verfahren effizient wiederzuverwenden. Ergänzt wird dieser Ansatz durch eine KI-gestützte Qualitätssicherung, die Formulierungen prüft, optimiert und stilistisch anpasst. So lassen sich nicht nur Fehlerquellen reduzieren, sondern auch die inhaltliche Präzision und Überzeugungskraft der Angebote steigern.

Gleichzeitig ermöglicht die Plattform, mehrere Ausschreibungen parallel zu bearbeiten, ohne dass Teams in Verwaltungsarbeit untergehen. Die gewonnene Zeit wird so frei für das, was wirklich zählt – kreative und konzeptionelle Leistungen, die Auftraggeber überzeugen und den Unterschied im Wettbewerb machen. „Wir wollen, dass Agenturen nicht im Vertrieb ersticken, sondern sich auf das konzentrieren, wofür sie eigentlich stehen – exzellente kreative und technische Leistungen“, sagt Maxim Abrams über die Motivation hinter der Software.

Beratungsansatz: Persönliche Begleitung statt Software von der Stange

Was AIVI Consulting auszeichnet, ist der persönliche Ansatz und die Verbindung aus Beratung, Erfahrung und digitaler Exklusivität. Anders als klassische Softwareanbieter setzt das Unternehmen auf kontinuierliche Partnerschaft: Beratungsverträge über mehrere Quartale hinweg, eine feste Begleitperson und enge Abstimmung mit dem jeweiligen Team gewährleisten spürbare Erfolge – bis hin zu mehreren gewonnenen Ausschreibungen und signifikanten Umsatzsteigerungen.

„Unsere Kunden kaufen nicht die Software, sie kaufen unsere Daten, unsere Erfahrung, technologische Exklusivität und unser Engagement“, erklärt Maxim Abrams. Diese Expertise aus tausenden analysierten Ausschreibungen sichert den Kunden von AIVI Consulting einen nachhaltigen Vorsprung im Wettbewerb, wie zahlreiche Referenzen belegen.

Next Step: KI-Integrationen als Gamechanger im Ausschreibungsprozess

Mit Blick auf die Zukunft setzt AIVI Consulting verstärkt auf den Ausbau Künstlicher Intelligenz. Schon dieses Jahr wird ein KI-basierter, digitaler Berater in die Plattform integriert: Er liefert Agenturen auf Basis ihrer eigenen Daten gezielte Empfehlungen für die Optimierung von Angeboten, deckt Wissenslücken auf und prognostiziert Erfolgschancen.

Das Ziel? Ein Ausschreibungsmanagement, das proaktiv Chancen erkennt und sämtliche Bausteine für den Erfolg bereitstellt – digital, personalisiert und kontinuierlich weiterentwickelt. „Das wird für Agenturen ein echter Gamechanger, denn mit KI-Unterstützung werden strategische Entscheidungen und die Angebotserstellung deutlich fundierter und nachhaltiger möglich“, blickt Maxim Abrams voraus.

• ?Was ist das Hauptziel von AIVI Consulting bei öffentlichen Ausschreibungen?

  AIVI Consulting möchte den Aufwand bei der Bearbeitung von öffentlichen Ausschreibungen drastisch reduzieren, Kosten sparen und die Qualität der Angebote für Agenturen steigern.

• ?Wie unterstützt die Software ausschreibungen.io Agenturen im Ausschreibungsprozess?

  Die Software reduziert die Bearbeitungszeit um bis zu 90%, analysiert historische Daten, bietet Informationen über Entscheidungsträger und ermöglicht die Wiederverwendung von Konzepten, wodurch qualitativ hochwertige Angebote mit besseren Erfolgschancen erstellt werden können.

• ?Welche Probleme haben Agenturen bei öffentlichen Ausschreibungen?

  Agenturen kämpfen oft mit überladenen Prozessen, ineffizientem Projektmanagement und fehlender Wiederverwendbarkeit von Unterlagen, was zu einem hohen Zeitaufwand und unwirtschaftlichen Ausschreibungsprozessen führt.

• ?Wie verbessert das BIG-4-Framework von AIVI Consulting den Ausschreibungsprozess?

  Das BIG-4-Framework strukturiert den Prozess in vier Komponenten: Methodik, Bezug zur Leistungsbeschreibung, operative Umsetzung, und Mehrleistung. Dies ermöglicht die effiziente Anpassung und Umsetzung bewährter Konzepte.

• ?Welche Rolle spielt KI in der Lösung von AIVI Consulting?

  Die KI analysiert Daten, optimiert Formulierungen und sichert die inhaltliche Präzision der Angebote. In Zukunft wird ein KI-basierter Berater Agenturen gezielte Empfehlungen zur Optimierung von Angeboten liefern.