Digitale Kommunikation in einer hybriden Arbeitswelt: Diese Fakten sollten deutsche Unternehmen kennen

Damit die Kollaboration in hybrid arbeitenden Teams reibungslos abläuft, benötigen Unternehmen jeder Größe eine zentrale Plattform für die digitale Kommunikation, die sich gut in die bestehenden Geschäftsprozesse einfügt. Immer mehr Betriebe setzen in diesem Kontext auf den Marktführer Microsoft Teams. Tatsächlich spricht vieles für die Lösung. Sie bietet den größten Funktionsumfang und integriert sich zudem perfekt in das in vielen Unternehmen eingesetzte Microsoft-Ökosystem – bestehend aus Outlook, Word, Excel, PowerPoint und weiteren Software-Produkten.

Weiterhin bietet Teams alle wichtigen Features für digitale Kommunikation und Zusammenarbeit. Hierzu zählen beispielsweise Chat, Meetings, Videotelefonie und Webinare. In einigen Betrieben löst die Plattform mittlerweile sogar die alten Telefonanlagen ab. Die Mitarbeiter nutzen Teams in diesem Fall, um mit Partnern und Kunden im Fest- und Mobilfunknetz zu telefonieren. Hinzu kommt, dass Dateien und Informationen schnell mit Teamkollegen oder dem Management über Microsoft Teams geteilt werden können.

Geographisch verteilte Arbeitsgruppen bzw. Teams können zudem gemeinsam und zeitgleich an Dateien und Dokumenten arbeiten und die Änderungen der Kollegen in Echtzeit am eigenen Bildschirm verfolgen. Sogar die gesamte Organisation von Projekten lässt sich mithilfe der Kommunikationslösung durchführen, beispielsweise direkt während eines Meetings. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass MS Teams endgeräteübergreifend einsetzbar ist. Somit steht das Tool auf PCs und Notebooks ebenso zur Verfügung wie auf Tablets oder Smartphones. Bei all dem kommt das Thema der IT-Security nicht zu kurz: Microsoft hat mehrere Mechanismen integriert, die den Datenaustausch und die Kommunikation absichern.

Trotz der vielfältigen Vorteile nutzen viele deutsche Unternehmen immer noch keine Remote-Kommunikationslösung wie MS Teams. Häufig schicken sie nach wie vor unzählige Mails hin und her oder sie vereinbaren Telefontermine. Hierdurch leidet ihre Produktivität. Andere Unternehmen haben zwar ein Kommunikationstool wie Teams im Einsatz, nutzen aber nicht das volle Potenzial der Software. In beiden Fällen empfiehlt es sich, die Themen "Remote Work" und "digitale Kommunikation" ganzheitlich zu konzeptionieren und professionell zu implementieren. Bei dieser Aufgabe sollten sich deutsche Unternehmen von einem erfahrenen IT-Partner begleiten lassen. Ein Anbieter dieser Art ist QualityHosting.

QualityHosting verfügt über mehr als 20 Jahre Expertise im Microsoft Cloud und IT-Security-Umfeld. Der Anbieter hilft Unternehmen dabei, Microsoft Teams passgenau zu implementieren oder noch mehr aus bestehenden Teams-Installationen herauszuholen. Hierfür analysieren die von Microsoft zertifizierten Berater zunächst die individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Auf dieser Basis werden dann diejenigen Funktionsbausteine ausgewählt, die im jeweiligen Szenario benötigt werden. Ebenso unterstützen die Experten bei der Auswahl des geeigneten Tarifs.

Tarifmodelle für jeden Bedarf

Gerade für Neueinsteiger, die Teams mit seinen wesentlichen Funktionen zunächst kennenlernen oder erproben möchten, eignet sich besonders der Tarif "Microsoft Teams Essentials". Er ist bereits ab 1,00 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer) pro Benutzer und Monat verfügbar. Für diesen attraktiven Preis erhalten Unternehmen starke Leistungen wie ausreichend Speicherplatz für jeden Benutzer, Audio- und Videotelefonie, Screen Sharing, Besprechungsplanung, gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Echtzeitzusammenarbeit via Office-App im Web und auf dem Mobilgerät und automatische Verschlüsselung für zuverlässigen Schutz. Zudem steht der professionelle, persönliche Support von QualityHosting per E-Mail und Telefon zur Verfügung und hilft bei allen Fragen rund um Ihre Microsoft Cloud-Lösungen.

Wer noch mehr Tools für die digitale Kommunikation sowie mehr Speicherplatz benötigt und zudem eine Verbindung mit der MS-Office-Welt realisieren möchte, nutzt den Tarif "Teams mit Microsoft 365 Business Basic", welcher derzeit ab 4,05 Euro (zuzüglich Mehrwertsteuer) verfügbar ist. Das Modell bietet Unternehmen zusätzliche Features wie Webinare, Outlook-Kalender in Teams, Gruppenräume, Microsoft-Dienste wie SharePoint Online, Yammer, Planner und Stream, Multifaktor-Authentifizierung, Administratortools, konfigurierbare Benutzereinstellungen und Richtlinien sowie Nutzungsberichte für Office-365-Dienste und vieles mehr.

Auf Wunsch übernimmt QualityHosting die komplette Einrichtung der Kommunikations- und Office-Lösungen. Auch Trainings, Webinare und Schulungen rund um Microsoft Teams und Office 365 befinden sich im Portfolio des Anbieters. Darüber hinaus können Unternehmen den Service "Managed Security 365" nutzen. In diesem Fall stellt der Provider eine automatisierte IT-Security-Lösung zur Verfügung, welche die eingesetzten Microsoft Cloud-Dienste vollkommen automatisiert vor Cyber-Bedrohungen schützt.