procilon GmbH
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PDFs mit digitaler Unterschrift erstellen

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Was wäre, wenn unterzeichnete Dokumente nicht mehr eingescannt und zur Gegenzeichnung hin- und hergeschickt werden müssten? Und was wäre, wenn dauerhaft auf Papierberge verzichtet werden könnte? Nicht erst seit der Coronapandemie haben kontaktlose, elektronische Signaturen an Bedeutung gewonnen. Sie sind bereits ein integraler Sicherheitsfaktor in einer Reihe von Anwendungs- und Geschäftsfeldern. Eine elektronische Fernsignatur bietet gegenüber dem Versand per Post sinnvolle Einsparpotenziale. Ganz gleich, ob Energieversorger, Behörde, Unternehmen, Steuerberater oder Gerichtsvollzieher, wer sichere PDFs mit digitaler Unterschrift generieren und rechtssicher abspeichern möchte, sollte auf ein zertifiziertes Tool zurückgreifen.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Mehr und mehr ersetzen digitale Unterschriften die handschriftlichen auf dem Papier. Dabei kann es sich um E-Mails oder Dokumente mit rechtsverbindlichen Inhalten handeln, die online eingereicht werden, beispielsweise Anträge, Kauf- und Leasingverträge, Verzichts- und Haftungserklärungen, Finanzunterlagen sowie Genehmigungen.

Elektronische Signaturen sind nicht zu verwechseln mit elektronischen Zertifikaten. Drei Aspekte stehen bei PDFs mit digitalen Unterschriften im Vordergrund. Das ist erstens die Integrität, die besagt, dass, wenn ein Dokument elektronisch signiert ist, eine unerwünschte nachträgliche Änderung erkannt wird. Zweitens ist die Authentizität des Dokuments von Bedeutung, also die exakte Zuordnung zu einem konkreten Ersteller und drittens die sogenannte Beweiserhaltung. Diese beinhaltet, dass ein qualifiziert signiertes Dokument entsprechend dem Vertrauensdienstgesetz (VDG) durch juristische Institutionen und Gerichte anzuerkennen ist.

Die elektronische Signatur stellt also sicher, dass Dokumente inhaltlich nicht heimlich manipuliert werden, da diese Manipulationen bei einer Prüfung der Signatur erkannt werden. Im Rahmen einer gesicherten Transaktion wird der Unterzeichner mit dem Dokument verbunden. Auf der Grundlage der sogenannten eIDAS Verordnung, kurz für "Electronic Identification And Trust Services", wurde die Verbreitung und Nutzung elektronischer Signaturen vorangetrieben. Die Verordnung regelt die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union.

Allerdings können selbst digitale Unterschriften über einen längeren Zeitraum an Wert verlieren, woraus sich besonders bei wichtigen Dokumenten und Verträgen die Notwendigkeit einer besonderen Speicherung ergibt. Ein deutscher Anbieter bietet Sicherheit und Komfort bei der Dokumentenablage für Behörden, Unternehmen, Steuerberater und weitere Anwendungsfelder.

proTECTr: in drei Schritten zum sicheren PDF mit digitaler Unterschrift

Die sächsische procilon GmbH gilt als gefragter Ansprechpartner für das Erstellen von PDFs mit digitaler Unterschrift. Elektronische Signaturen einschließlich Verschlüsselung gehören seit 20 Jahren zur Kernkompetenz des Unternehmens. Mit proTECTr bietet procilon eine umfangreiche SaaS-Lösung, die das Signieren von Dokumenten vereinfacht und Anwendern höchstmögliche Flexibilität beim standortunabhängigen Arbeiten via Browser ermöglicht. Jeder gängige Browser, von Chrome über Firefox bis Safari, kann dafür verwendet werden. Mit nur wenigen Mausklicks lassen sich so elektronische Signaturen erstellen und in die entsprechenden Unterlagen einfügen. Sowohl das Ausdrucken als auch das aufwendige Hin- und Herschicken werden so obsolet.

Ein weiterer Vorteil der smarten Lösung von procilon ist, dass keine weiteren Geräte benötigt werden, wie etwa Signaturkarten und -lesegeräte, um eine rechtlich bindende Signatur zu erstellen, die der eIDAS-Verordnung entspricht.

In nur drei Schritten werden direkt im Browser sowohl einfache, fortgeschrittene als auch rechtsgültige, EU-weit anerkannte qualifizierte digitale Signaturen erstellt:

• Datei auswählen
• Datei mit elektronischer Unterschrift versehen
• Datei versenden

Beweiswert und Sicherheit digitaler Unterschriften

Geht es um die Speicherung von Dokumenten, sind Unternehmen und Institutionen an gesetzliche Vorgaben gebunden und müssen entsprechende Fristen zur Aufbewahrung beachten. Elektronische Signaturen werden in verschiedene Stärken von Beweiswerten eingeordnet. Dabei haben einfache elektronische Signaturen einen moderaten, fortgeschrittene elektronische Signaturen einen mittleren und qualifizierte elektronische Signaturen einen hohen Beweiswert vor Gericht.

Mit procilon arbeiten über 3.000 Akteure bereits vertrauensvoll zusammen. Dank im Preis enthaltener Ver- und Entschlüsselung personenbezogener oder vertraulicher Daten schützt die sogenannte starke Verschlüsselung (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) bei proTECTr zusätzlich zu Signaturen optimal. Zudem ermöglicht procilon die komfortable E-Mail-Integration in M365 per Outlook Add-in.

Da die Software in Deutschland programmiert und auf Servern hierzulande gehostet wird, können Anwender sicher sein, dass strengste Qualitäts- und Datenschutzstands erfüllt werden. Eine Speicherung der Dokumente erfolgt zu keinem Zeitpunkt. Allein der Anwender hat Zugriff auf diese signierten und verschlüsselten Dokumente.