So finden Unternehmen die perfekte Software für das Bewerbermanagement

Die digitale Transformation in der Arbeitswelt ist schon längst im Personalwesen angekommen. Ganz konkret bedeutet dies, dass standardisierte HR-Prozesse heute automatisiert erledigt werden können, während die dabei anfallenden Daten in Clouds oder auf Festplatten Platz finden, statt riesige Aktenschränke zu füllen. Das schafft Platz und legt zuvor verborgene Wertschöpfungspotenziale frei, denen sich die nun entlasteten HR-Mitarbeiter zuwenden können. Durch den Wegfall vieler administrativer Aufgaben bleibt ihnen zudem mehr Zeit, sich anderen Aufgabenbereichen wie beispielsweise der Personalentwicklung oder der Aufrechterhaltung einer gesunden Führungskultur in Zeiten des Homeoffice zu widmen. So sorgt die Digitalisierung im HR-Bereich nicht nur für mehr Effizienz, sondern schafft zugleich auch mehr Raum für menschliche Belange.

Zu den Bereichen mit dem größten Digitalisierungspotenzial gehört ohne Zweifel das Bewerbermanagement. Dieser Bereich schließt im Wesentlichen alle Methoden, Tools und Abläufe ein, die im Laufe des Recruitingsprozesses zum Einsatz kommen. Dazu gehören unter anderem die Selektion der Bewerber, die Organisation der Bewerbungsgespräche, die Einbindung der Führungskräfte sowie die Bewerberkommunikation. Die Aufgabe einer Software für das Bewerbermanagement besteht darin, HR-Abteilungen bei jedem dieser Schritte zu unterstützen und das Recruitment so insgesamt effizienter zu gestalten.

Wer sich etwas auf dem Markt umschaut, stellt allerdings schnell fest, dass zahlreiche digitale Bewerbermanagementsysteme existieren, die sich etwa im Funktionsumfang deutlich unterscheiden können. Einige Funktionen gehören allerdings zum Standard. Dazu zählt unter anderem die Möglichkeit, Workflows und Rollen zu konfigurieren, was vor allem die Abstimmung zwischen den involvierten Abteilungen verbessert. Die Erstellung der einzelnen Stellenausschreibungen kann wiederum durch konfigurierbare Templates vereinfacht werden, während eine Multiposting-Funktion die Veröffentlichung einer Stellenanzeige auf mehreren Portalen gleichzeitig erlaubt. Eingegangene Bewerbungen werden entlang ihrer Stationen getrackt und auf Basis der festgelegten Filter im System abgelegt, sodass die Verantwortlichen jederzeit über den aktuellen Status informiert bleiben.

Dank automatischer Eingangsbestätigungen, Einladungen, Absagen & Co. kann die Bewerbermanagement-Software sogar die Kommunikation mit den Bewerbern beschleunigen und so dazu beitragen, dass Wunschkandidaten im Laufe des Recruiting-Prozesses nicht "verloren" gehen oder aufgrund langer Wartezeiten abspringen. Darüber hinaus existieren viele weitere hilfreiche Funktionen, die allerdings nicht jeder Anbieter abdeckt oder die nur als zusätzliche Module zu erwerben sind. Dazu zählt etwa eine spezielle Onboarding-Funktion, deren Umfang von einer einfachen Willkommensnachricht bis hin zu digitalen Schulungen reichen kann. Echten Mehrwert bieten zudem Talentpools, in der all die Bewerber verzeichnet sind, die zwar eine Absage erhielten, aber möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt für eine Besetzung infrage kommen.

Was eine Bewerbermanagement-Software können muss, hängt aber nicht zuletzt von der individuellen Situation in einem Unternehmen ab. HR-Verantwortliche sollten sich vor dem Anbietervergleich deshalb zunächst die Frage stellen, bei welchen Herausforderungen sie die Software eigentlich unterstützen soll und welche bestehenden Strukturen es bei der Integration zu berücksichtigen gilt. Dies kann etwa die bestehende IT-Landschaft sein, die Anzahl der Standorte oder bestimmte regulatorische Aspekte wie etwa der Datenschutz. Wichtig sind zudem Schnittstellen zu anderen Systemen, um beispielsweise solche Dienste wie Outlook einfach integrieren zu können. Aber auch strategische Gesichtspunkte wie etwa die übergeordnete HR-Strategie, das Employer-Branding oder das Service-Angebot der Hersteller müssen bei der Wahl der individuell passenden Software bedacht werden.

Die HR-Beratung Clevis Consult kennt die Herausforderungen, vor denen Personaler bei der Wahl der passenden Recruiting-Software stehen, genauso gut wie die Stärken und Schwächen der Software, die ihnen der Markt derzeit bietet. Da die Digitalisierung im Personalwesen ebenso zu den Kernthemen der HR-Experten gehört wie die Business Transformation, wissen sie zudem, worauf es bei einer gelungenen Einführung ankommt. Das erlaubt es ihnen, ihre Kunden nicht nur bei der Auswahl, sondern auch bei der Integration in die bestehende IT-Architektur kompetent zu unterstützen. Dazu gehört auch ein genauer Blick auf die Anforderungen und Ziele, welche das jeweilige Unternehmen beim Recruiting verfolgt, wobei Clevis Consult eng mit den Verantwortlichen in den HR-Abteilungen zusammenarbeitet. Dass ihnen auch die fachlichen Anforderungen ihrer Klienten bekannt sind, erleichtert den Prozess. Die genaue Umsetzung wird anschließend im Rahmen eines Workshops besprochen und live demonstriert. Auf Basis des Feedbacks der Kunden werden mögliche Schwachstellen und Probleme beseitigt, bis die Software schließlich online gehen kann.