Anwesenheitslisten abhaken war gestern. Heute erledigt das Teilnehmermanagement-Software

Was ist der bleibende Eindruck, den Gäste von einer Veranstaltung und somit vom Gastgeber behalten? Die Brillanz der präsentierten Inhalte? Die Hochkarätigkeit der Redner? Das adäquate Niveau der Mit-Eingeladenen? Oder gar die Exklusivität des servierten Menüs? – Alles nicht unwichtig. Doch entscheidend ist und bleibt, wie sehr sich jeder Einzelne als Gast willkommen und in seinen individuellen Bedürfnissen wahrgenommen gefühlt hat.

Veranstaltungsorganisatoren sind durch diese Gewichtung extrem gefordert. Denn im Vorfeld kann logistisch noch so viel geplant werden, ein perfektes Event zeigt sich erst in der hohen Kunst der Verantwortlichen, auch das Ungeplante souverän zu integrieren, makellose Vorbereitung mit geistesgegenwärtiger Improvisationsgabe zu vereinen. Unumgänglich ist diese Kunst beim Teilnehmermanagement.

Hier kann man zwar rechtzeitig Einladungen versenden, Rückläufe prüfen, Reminder nachschicken, An- und Abreisedaten klären, Sitzpläne koordinieren, Unterbringungen buchen, Essenswünsche berücksichtigen, Akkreditierungen, Badgets, Abrechnungen im Vorfeld schicken und dennoch wird vieles bis zum Schluss flexibel bleiben müssen – vieles, nur nicht der Zeitplan, der steht.

Teilnehmermanagement muss also minutiöse Vorbereitung mit unvorhersehbaren Änderungen des Protokolls in Einklang bringen: kurzfristige Ab- und Zusagen berücksichtigen, verspätete Anreisen terminieren, auf Individualwünsche reagieren, oder etwa in Zeiten, in denen Veranstaltungen nicht mehr, wie gewohnt durchführbar sind, das Konzept und den gesamten Ablauf kurzfristig zu ändern. So anstrengend das im Einzelnen sein mag, auch hier gilt der Anspruch der Perfektion. Diese Leistung des Teilnehmermanagements ist quasi die Kür, der Rest Pflicht.

Zu dieser Pflicht gehört eine weithin unterschätzte Aufgabe: die begleitende Auswertung und Nachbereitung. Insbesondere Live-Marketing- und Corporate-Events benötigen aussagekräftige Zahlen über die Resonanz auf eine Veranstaltung: Wer ist bereits eingetroffen und sollte begrüßt werden? Sind erwartete Diskussionsteilnehmer vollzählig? Wie groß war die Kluft zwischen Anmeldung und tatsächlicher Anwesenheit? Überstieg die Nachfrage das Kontingent? Wer kann für eine Nachakquise angeschrieben werden?

Um solche und viele weitere Fragen systematisch zu beantworten, lohnt sich der Einsatz von Teilnehmermanagement-Software. Sie hält durch weitgehend automatisierte Prozesse den manuellen Aufwand bei Veranstaltungen klein, verschafft den Organisatoren einheitlichen Überblick in Echtzeit, deutlich mehr Raum für repräsentative Aufgaben und gibt ein mächtiges Werkzeug für die Auswertung eines Events zur Hand.

Womit sich ihre Vorzüge nicht erschöpft haben: Zeitgemäße Software zur Veranstaltungsorganisation kann noch viel mehr.

Denn die in Münster ansässige Conventex Gesellschaft für Softwareentwicklung mbH entwickelte mit der Plattform GENOLIVE® Events ein Programm für das digitale Teilnehmermanagement, das speziell auf die Anforderungen von Corporate Events zugeschnitten ist. Große Unternehmen, Banken, Verbände und Interessenvertretungen erhalten mit der Software benutzerfreundliche Unterstützung für die Organisation jeder Art von Veranstaltung, ob in Präsenz, hybrid oder digital. GENOLIVE® Events ist modular aufgebaut und damit flexibel an jedes Format und jeden Zweck anpassbar. Die Grundfunktionen sind intuitiv zu bedienen, spezielle Features mit wenigen Klicks ergänzt. Für alle Bausteine stehen vorgefertigte Texte und Vorlagen bereit, die auf Wunsch direkt im LIVE-Editor individualisiert werden können.

Eine Anmeldeseite ist dank GENOLIVE® Events in wenigen Minuten online gestellt. Einladungslisten, Reminder, Danksagungen, Teilnahmebestätigungen, etc. können importiert und Gäste direkt aus dem System per E-Mail, Post, SMS oder Push-Nachricht in der integrierten GENOLIVE® Event App informiert werden. Teilnehmerzahlen sind beliebig skalierbar, in einzelne Kontingente aufzuteilen, mit individuellen Einladungscodes zu kennzeichnen. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen können zum Beispiel unterschiedliche Preisstufen definiert werden, etwa nach Alter oder Buchungsdatum der Gäste. Mittels Integration eines eigenen Payment-Service-Providers stehen alle gewünschten Zahlungsarten zur Verfügung.

Diese und sämtliche weiteren Funktionen der Plattform sind über alle Veranstaltungsformate nutzbar, seien es Präsenzveranstaltungen, hybride oder digitale Events. Denn GENOLIVE® kommt mit einer Teilnehmer Event-App, die den Gästen Inhalte und interaktive Funktionen vor, nach und vor allem während dem Event zur Verfügung stellt. Mit Funktionen wie einer digitalen Agenda, Match-Making Features oder revisionssicheren Abstimmungen für Haupt- oder Mitgliederversammlungen kann die Digitalisierung von Veranstaltungen auf die nächste Ebene gehoben werden.

Trotz dieser Flexibilität sorgt die Teilnehmermanagement-Software GENOLIVE® Events für eine einheitliche Kommunikation und Außenwirkung. Das Corporate Design des Veranstalters wird repräsentativ ersichtlich. Farben, Logo, Schriftart des Anschreibens über das Namensschild bis hin zum Tischkärtchen sind homogen.

Nach der Veranstaltung liegen alle Statistiken automatisch für die Nachbereitung vor, beispielsweise, um den Teilnehmern noch einmal per Mail für ihren Besuch zu danken. Zudem sind so Vorlagen und Daten erfolgreicher Veranstaltungen für eine mögliche Wiederholung gespeichert.

Die Nutzung der Plattform ist webbasiert. Damit auf keinen Fall ein Imageschaden entsteht durch Verlust oder Diebstahl von Kundendaten, erfüllt GENOLIVE® Events die höchsten Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Die Teilnehmermanagement-Software läuft ausschließlich auf zertifizierten Servern in Deutschland, Conventex ist von externen Institutionen datenschutzgeprüft.

Wer die Vorteile von GENOLIVE® Events einmal testen möchte, dem stellt das Team gerne einen Demozugang zur Verfügung.