Nie wieder Fristen verpassen: Mit EITCO das Vertragsmanagement automatisieren und optimieren | shutterstock.com/Tiko Aramyan
Nie wieder Fristen verpassen: Mit EITCO das Vertragsmanagement automatisieren und optimieren | shutterstock.com/Tiko Aramyan

Vertragsmanagement-Software für Unternehmen und öffentliche Verwaltung

vertragsmanagement software

Das Vertragswesen stellt einen wichtigen Bereich jedes Unternehmens oder jeder Organisation und Behörde dar. Die Verwaltung von Verträgen ist nicht nur Pflicht, sondern auch eine Herausforderung, die gemeistert werden muss. Allerdings birgt sie auch viel Potenzial für das eigene Geschäft. Mit einer modernen Vertragsmanagement-Software können Unternehmen Geschäftsprozesse verbessern und betriebswirtschaftliche Entscheidungen beeinflussen.

Die Bedeutung von Vertragsmanagement heute

Beim modernen Vertragsmanagement geht es um mehr als die reine Verwaltung von Verträgen. Das Vertragsmanagement umfasst die Optimierung, die Automatisierung und die Verwaltung im Vertragswesen. Es ist darüber hinaus abteilungsübergreifend, da verschiedene Bereiche eines Unternehmens wie Geschäftsleitung, Controlling, Einkauf oder Rechtsabteilung betroffen sind.

Jede Abteilung sieht sich mit individuellen Anforderungen an die jeweiligen Vertragsarten konfrontiert: Angefangen bei Arbeits- oder Dienstverträgen über Kauf- und Werksverträge bis hin zu NDAs und Mietverträgen. Jedes Dokument ist anders und muss sorgfältig geprüft, verwaltet und für Unternehmensentscheidungen genutzt werden. Aufgrund dieser Komplexität fällt es vielen Verantwortlichen nach wie vor schwer, das Vertragsmanagement effizient zu gestalten. Doch eine spezielle Vertragsmanagement-Software kann an dieser Stelle Abhilfe schaffen.

Vertragsmanagement-Software für smartes Vertragscontrolling

Um Daten aus Verträgen nutzbar zu machen, professionelle Auswertungen zu erstellen und damit schließlich aktiv die gesamten Geschäftsprozesse zu beeinflussen, empfiehlt sich eine clevere Softwarelösung fürs Vertragsmanagement. Eine solche Lösung bietet der Dienstleister EITCO – die Digitalisierungsberater begleiten Unternehmen von der Beratung über die Konzeption und Umsetzung bis zur Einführung. Mit einer entsprechenden Vertragsmanagement-Software können Manager Potenziale viel besser ausfindig machen, indem sie weniger rentable Geschäftsbereiche identifizieren und dann entsprechend agieren. Eine moderne Softwarelösung hat weiterhin den positiven Effekt der kürzeren Liege- und Durchlaufzeiten, die sich durch die digitalen Workflows ergeben. Auch die Kosten für Material und Personal können mit einer Software auf ein Minimum gesenkt werden.

Durch die Vertragsmanagement-Software ergeben sich zahlreiche Vorteile:

• Kürzere Suchzeiten durch verschiedene Tools (Beispiel: Volltextsuche)
• Schnellerer Vergleich von Angeboten
• Rechtssichere und fehlerfreie Rechnungserstellung
• Revisionssichere Ablage
• Automatisiertes Benachrichtigungsmanagement
• Schnellere Genehmigungsprozesse
• Automatisiertes Vertragscontrolling
• Geringere Durchlaufzeiten

Vertragslebenszyklus in einem Dokumentenmanagement-System (DMS)

Innerhalb eines smarten Dokumentenmanagement-Systems kann heute der gesamte Vertragslebenszyklus sicher und effizient abgebildet werden. Mitarbeitende erstellen Verträge dank gespeicherter Textbausteine schnell und sicher und können diese im nächsten Schritt problemlos verhandeln, da ein entsprechendes System die einzelnen Vertragsversionen speichert, damit Änderungen auch im Nachhinein noch nachvollziehbar sind. Auch die Freigabe, die Unterzeichnung mittels digitaler Unterschrift und das gesamte Management kann über ein DMS ablaufen. Schließlich bieten moderne Systeme auch die Möglichkeit, die Verträge zu verlängern und/oder zu erneuern.