E-Rechnung: Die clevere Art abzurechnen! Eines der bekanntesten E-Rechnungsformate ist die X-Rechnung | shutterstock.com/Andrey_Popov
E-Rechnung: Die clevere Art abzurechnen! Eines der bekanntesten E-Rechnungsformate ist die X-Rechnung | shutterstock.com/Andrey_Popov

X-Rechnung als Standard für Rechnungen an Behörden

X-Rechnung

Lange Zeit konnten sich Unternehmen selbst dazu entscheiden, ob sie ihre Rechnungen in Papierform oder auf elektronischem Wege erstellen und versenden sollten. Doch die Digitalisierung hat sich auf viele Bereiche ausgeweitet. Die X-Rechnung zählt zu den wohl bekanntesten Standards und ist für viele Unternehmen verpflichtend, die Rechnungen an Behörden stellen.

Veränderung durch Digitalisierung

Der öffentliche Sektor nutzt in der heutigen Zeit in vielen Bereichen die Vorzüge der Digitalisierung und sorgt dadurch auch bei Unternehmen für Veränderungen. Damit haben sie die Möglichkeit, Belege in digitaler Form zu übermitteln und Bürokratie einzusparen. Behörden und öffentliche Einrichtungen setzen jedoch nicht auf Freiwilligkeit, sondern auf eine schrittweise Einführung verbindlicher Regeln.

Bereits seit dem 27. November 2018 wurden Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen an staatlichen Einrichtungen zu senden. Somit ist es bereits seit einigen Jahren nicht mehr möglich, Rechnungen an Behörden in Papierform zu übermitteln.

X-Rechnungen als neuer Standard für den öffentlichen Sektor

Die Bedingungen für Rechnungen an Behörden wurden jedoch weiterhin verschärft. Dadurch werden seit dem 27. November 2020 in vielen Fällen nur noch sogenannte X-Rechnungen akzeptiert. Das trifft auf alle Rechnungen mit einem Nettobetrag von über 1.000 Euro zu und gilt für alle Unternehmen, die Rechnungen an Behörden erstellen. Allerdings müssen dabei die jeweils unterschiedlichen Regelungen der einzelnen Bundesländer betrachtet werden.

Durch die neuen Regelungen müssen nicht nur Bauunternehmer mit Großaufträgen Rechnungen im X-Format erstellen, sondern das betrifft auch kleinere Lieferanten, Kunden oder Dienstleister. Die neuen Regelungen bedeuten für Unternehmen im Detail, dass alle Rechnungen an Behörden von mehr als 1.000 Euro nur noch akzeptiert und beglichen werden, wenn sie im X-Format eingereicht werden.

Lohnt sich die Einführung von X-Rechnungen auch für andere Firmen?

Viele Unternehmen müssen dementsprechend umstellen und elektronische Rechnungen einführen. Häufig wird dabei auf PDF-basierte Lösungen gesetzt. Doch diese haben den Nachteil, dass sie vom Gesetzgeber nicht als richtige elektronische Dokumente angesehen werden. X-Rechnungen haben den Vorteil, dass diese auf XML basieren und damit unabhängig von bestehenden IT-Systemen genutzt werden können. Dadurch ist das Format auch für jene Firmen interessant, die keine Rechnungen an Behörden stellen. Das ist mit einigen Vor- und Nachteilen verbunden. Der Erstellung und der Versand elektronischer Rechnungen nimmt weniger Zeit und Aufwand in Anspruch. Die Kosten und Bearbeitungszeit sinken und jeder im Unternehmen erhält die Möglichkeit, zeitgleich auf jeweils aktuelle Daten zuzugreifen. Das schafft Transparenz und beschleunigt die Prozesse. Die Umstellung ist jedoch zunächst mit Aufwand verbunden. Zudem zeigen sich die vielen Vorteile der Digitalisierung nur, wenn auch Kunden und Lieferanten die Daten entsprechend annehmen und verarbeiten können.

Das X-Format zählt dabei zu den wohl bekanntesten E-Rechnungsformaten und erfüllt die Bedingungen der EU-Vorgaben an elektronische Rechnungen. Neben dem X-Format hat sich in Deutschland auch ZUGFeRD als Standard etabliert. Dabei handelt es sich um ein hybrides Dateiformat, welches neben dem XML-Datensatz auch eine PDF-Datei beinhaltet. Damit soll sichergestellt werden, dass die Daten auch für Menschen lesbar sind. Beide Systeme sind miteinander kompatibel, sodass Unternehmen, welche das ZUGFeRD-Format nutzen, auch Rechnungen im X-Format empfangen und bearbeiten können.

Die Einführung von X-Rechnung ist mit einer technischen Umstellung verbunden. Oftmals zum Einsatz kommt dabei ein ECM, ein sogenanntes Enterprise-Content-Management-System, sowie eine Software, mit welcher sich individuelle Faktoren abdecken lassen.