Wer beim Arbeiten seltener unterbrochen wird, ist zufriedener. Manche ziehen sich deshalb gelegentlich ins Home-Office zurück. Doch den Austausch von Ideen und Erfahrung, gemeinsames Problemlösen und Teamarbeit – all das kann nur ein Büro leisten. Vorausgesetzt, die Umgebung lässt es zu.
Der Möbelhersteller Haworth hat drei Wochen lang präzise gemessen, wie sich Mitarbeiter in der Firmenzentrale im US-Bundesstaat Michigan bewegen, wie lange sie konzentriert arbeiten, welche Menschen sie treffen und wie intensiv sie sich mit diesen unterhalten. Dabei wurde klar: Die Umgebung ist mitentscheidend dafür, wie produktiv Mitarbeiter sind.
„Die ermittelten Ergebnisse sollen Unternehmen vor allem dabei helfen, ihre Gebäude und die Auslastung der einzelnen Räume besser zu planen“, sagt Gabor Nagy, Research Program Manager bei Haworth. Um die Interaktion genau messen zu können, setzten die Forscher auf zwei kleine Helfer: Einen ungefähr kreditkartengroßen Infrarotsender und kleine „Beacons“, ungefähr so groß wie ein Anspitzer. Die einzelnen Mitarbeiter trugen die kleinen Infrarotsender im Studienzeitraum ständig bei sich. „Diese kleinen Sender kommunizieren miteinander, sie können die Interaktionen zwischen den Mitarbeitern messen“, sagt Nagy. Dabei helfen ihnen auch die Beacons: Diese sind über das ganze Gebäude verteilt und befinden sich in allen Räumen – so kann der individuelle Standort gemessen werden. Mit diesen zwei Technologien ist es den Forschern möglich, den Standort des Mitarbeiters zu ermitteln und zu erkennen, ob der Träger gerade spricht oder jemandem zuhört und wie schnell er sich bewegt.
Steht beispielsweise jemand vom Schreibtisch auf, geht zielstrebig in Richtung Küche und bleibt auf dem Weg stehen, um sich zehn Minuten lang mit einem Kollegen zu unterhalten, weiß das von Hitachi entwickelte „Business Microscope“ genau über diese Ereignisse Bescheid – dank den Beacons in der Nähe und des Austauschs zwischen den Sendern der beiden Kollegen. Treffen sie sich später am Tag erneut zu einem längeren Meeting, stellt das System die Verbindung her – und liefert dabei wertvolle Rückschlüsse darüber, wie Menschen im Büro interagieren.
Die Studienteilnehmer mussten sich dabei nicht überwacht fühlen – die Geräte haben weder Mikrofone noch Kameras. „Wir zeichnen natürlich nicht auf, worüber sich die Mitarbeiter unterhalten. Es geht darum zu messen, wer mit wem, wo und wie lange spricht“, erklärt Nagy.
Im Laufe der dreiwöchigen Studie konnte das Hitachi Business Microscope die Bürodynamik bei Haworth ganz genau aufzeichnen – mit interessanten Erkenntnissen: Es mangelte beispielsweise an Arbeitsplätzen, wo Mitarbeiter konzentriert und produktiv arbeiten können. Und es gibt nicht den einen perfekten Arbeitsplatz, der für alle Mitarbeiter der richtige ist.
Montags-Blues und Wochenendstimmung: Wie Wochentage die Produktivität beeinflussen
Außerdem hat Haworth untersucht, wie stark unterschiedliche Arten von Räumen ausgelastet sind. Auffällig war, dass gerade Einzelräume, wo Menschen konzentriert und ungestört arbeiten können, am stärksten ausgelastet waren – zeitweise zu 100 Prozent. „Hätten wir nur die E-Mail- und Telefonkommunikation gemessen, hätten wir diese Erkenntnisse nie gewinnen können“, sagt Nagy. „Außerdem konnten wir feststellen, dass Meeting-Räume und -Flächen tendenziell etwas überdimensioniert waren.“ Es gab dort mehr Sitzplätze, als je genutzt wurden. Am seltensten wurden Meeting-Flächen mit tiefen, gepolsterten Sitzen genutzt.
Die Forscher haben außerdem untersucht, wie ein fester oder flexibler Arbeitsplatz die Produktivität und die Interaktion mit Kollegen beeinflusst. Hier hat sich gezeigt, dass je nach Rolle ganz unterschiedliche Arten von Arbeitsplätzen von Vorteil sein können: Mitarbeiter ohne feste Arbeitsstation sprachen seltener und im Schnitt auch nicht so lang mit Kollegen wie Mitarbeiter mit festem Platz. Dafür waren sie im Kollegium besser vernetzt – wahrscheinlich auch deshalb, weil sie durch ihre Flexibilität häufiger mit neuen Personen zu tun hatten.
Im Gegenzug dazu verbrachten Mitarbeiter ohne festen Platz eineinhalb Mal so viel Zeit mit konzentrierter Arbeit wie Kollegen an einem festen Platz – wohl auch deshalb, weil sie jederzeit die Freiheit hatten, sich ein ruhiges Plätzchen zu suchen. Je nachdem, wie wichtig für die eigene Rolle ein gutes internes Netzwerk, die Arbeit in einem festen Team oder viel Ruhe ist, kann also ein fester oder doch ein flexibler Arbeitsort Sinn machen.
In anderen Büros mögen Meeting-Räume beliebter oder tiefe Sessel der Mittelpunkt des Austauschs unter Kollegen sein – jedes Unternehmen ist anders. Doch viele Erkenntnisse aus der Haworth-Studie sind für alle lehrreich.
„Büroflächen sind teuer – es ist also im Interesse von Firmen, keine Räume zu schaffen, die selten genutzt werden“, sagt Nagy. Und wenn die Aufteilung von Räumen und die Anordnung von Arbeitsplätzen nicht genug Konzentration oder Austausch mit Kollegen zulassen, leidet die Produktivität – ein finanzieller Schaden für Unternehmen, ganz zu schweigen von dem Schaden, den die Zufriedenheit der Mitarbeiter nehmen kann.
