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Studien zu Geschäftsreisen Wenn die Dienstreise zum Managementinstrument wird

Viel mehr Mitarbeiter als gedacht genießen ihre Dienstreise. Unternehmen können einiges dafür tun, damit sie erfolgreich verläuft.
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Geschäftsreisende können dank Laptop und Smartphone auch unterwegs arbeiten. Sie wünschen sich allerdings eine stabile Internetverbindung und einen ordentlichen Arbeitsplatz. Quelle: dpa
Auf Dienstreise

Geschäftsreisende können dank Laptop und Smartphone auch unterwegs arbeiten. Sie wünschen sich allerdings eine stabile Internetverbindung und einen ordentlichen Arbeitsplatz.

(Foto: dpa)

DüsseldorfEnge Flugzeugsitze, uniforme Business-Hotelzimmer, der Druck, Geschäfte abzuschließen: Dienstreisen können ganz schön stressig sein. Da verwundert es ein wenig, dass eine große Mehrheit sie durchaus genießt – nämlich 90 Prozent der mehr als 5.500 Reisenden, die von der Expedia-Geschäftsreisesparte Egencia in Nordamerika, Europa und im asiatisch-pazifischen Raum befragt wurden.

Dafür müssen aber bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. So sollten vor allem die Reisezeiten und die Hotelstandorte angenehm sein sowie Direktflüge zum Ziel des Arbeitsaufenthaltes führen. In der Gunst der Reisenden folgen der persönliche Komfort und Vorteile wie das Fliegen in der Business Class und die Möglichkeit, Treuepunkte zu sammeln.

Ein weiteres Fazit der Studie: Wenn es um die Buchung der Reisen selbst geht, ist ein spezialisierter Kundensupport innerhalb der Unternehmen mittlerweile zweite Wahl. Nur noch 15 Prozent der Befragten verlassen sich darauf – im Gegensatz zu den 48 Prozent, die Buchungen und die eventuell nötigen Änderungen am liebsten selbst in der Hand haben. Egencia leitet daraus die Notwendigkeit für Unternehmen ab, den Mitarbeitern benutzerfreundliche Reisemanagement-Tools zur Verfügung zu stellen.

Geschäftsreisen bedeuten zwar immer auch eine Abwechslung vom oftmals stupiden Arbeitsalltag. Doch das heißt noch lange nicht, dass sich die Reisenden nicht streng an die Richtlinien ihrer Unternehmen halten würden. 82 Prozent buchen laut der Umfrage ihre Reisen so, dass sie vollauf den Reiserichtlinien des Arbeitgebers entsprechen.

Deutschland gehört mit einer Rate von 87 Prozent und gemeinsam mit Frankreich und Schweden zu den gewissenhaftesten Ländern, was die Umsetzung des Compliance-Anspruchs bei Dienstreisen betrifft. Nur 62 Prozent sind es dagegen in den Vereinigten Staaten.

Der temporäre Arbeitsplatz, so ein Ergebnis der Studie, muss technologisch vernünftig ausgestattet sein. Quelle: dpa
Arbeit im Flugzeug

Der temporäre Arbeitsplatz, so ein Ergebnis der Studie, muss technologisch vernünftig ausgestattet sein.

(Foto: dpa)

Für die Buchung einer Unterkunft gaben 23 Prozent der Befragten an, dass es für sie am wichtigsten sei, dass das Hotel den Richtlinien entspricht. Mit 14 Prozent folgt ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Häufigster Grund dafür, dass man es mit den Compliance-Regeln nicht so genau nimmt: Die Reisen können oft nicht weit genug im Voraus gebucht werden.

Zu Problemen kommt es also vor allem dann, wenn die Dienstreisen kurzfristig angesetzt werden. Diesen Umstand merkten 49 Prozent weltweit und in Deutschland 57 Prozent der Befragten an.

Natürlich wurde in der Umfrage auch nicht mit Kritik an den Reiseprogrammen und -richtlinien der Unternehmen gespart. Dass Preisbeschränkungen sich auf die Qualität der Unterkunft auswirken, gehörte mit 31 Prozent zum größten Kritikpunkt, gefolgt von begrenzten Upgrade-Optionen (15 Prozent.)

Dass Geschäftsreisende nicht in der Lage sind, durch die Restriktionen der Unternehmen von Annehmlichkeiten wie Lounge-Zugang oder einer schnelleren Sicherheitsabfertigung am Flughafen profitieren zu können, zählt ebenfalls zu den wichtigsten Faktoren, die Buchungen beeinflussen.

Die Wichtigkeit von Dienstreisen und ihr Einsatz als strategisches Management ist allerdings in Unternehmen nach wie vor nicht genügend verankert. Zu diesem Schluss kommt eine weitere Studie, die der Deutsche Reiseverband (DRV) in Auftrag gegeben hat. Eigentlich kaum verständlich, denn die Unternehmen schicken, wie es in der Studie „Chefsache Business Travel 2018“ heißt, ihre wichtigste Ressource auf die Reise: den hochqualifizierten Mitarbeiter. Und der soll, so ist es gewollt, in immerhin 90 Prozent der Fälle einen Geschäftsabschluss tätigen.

Dass die Mitarbeiter die An- und Abreise sowie den Aufenthalt im Hotel zu einem großen Teil auch im Sinne ihres Arbeitgebers nutzen, zeigt die DRV-Studie ebenfalls. Denn ein Drittel dieser Zeit nutzen die Reisenden fürs Arbeiten. Für jeden zweiten Befragten müssen dafür aber die Voraussetzungen stimmen – und zwar eine stabile Internetverbindung sowie ein vernünftig ausgestatteter „Arbeitsplatz“ im Zug, Flugzeug oder Hotel. Hier legen die Reisenden vor allem Wert auf die Ausstattung mit Technologien wie Reise-Apps und Laptops.

Unterschiede ergeben sich im Alter der Befragten – 100 Geschäftsführer, die selbst regelmäßig auf Geschäftsreisen sind, sowie 102 geschäftsreisende Führungs- und Fachkräfte aus Unternehmen ab 250 Mitarbeitern. Gerade die jüngeren bis 35 Jahre alten Mitarbeiter glauben daran, dass gute Arbeitsbedingungen zu mehr produktiver Zeit führen.

Stimmen die Voraussetzungen, dann wären sie laut der Umfrage bereit, 43 Prozent ihrer Zeit in Zug oder Flugzeug und immerhin 40 Prozent der im Hotel verbrachten Zeit für ihr Unternehmen zu investieren. Anders dagegen die 35- bis 45-Jährigen, bei denen die Befragung Werte von 34 (Fahrtzeit) und 35 Prozent (Hotel) ergaben.

Immerhin 35 Prozent der Zeit im Hotel – außerhalb der Schlafenszeit – wird für die Arbeit genutzt. Richtige Arbeitstiere wünschen sich ohnehin spezielle Businesshotels, dort finden sie optimale Arbeitsbedingungen vor. Besonders häufig reisende Mitarbeiter sowie Geschäftsführer von Unternehmen schätzen solche Businesshotels besonders.

Dass man bei der Arbeit auf der Reise allerdings vorsichtig als am gewohnten Arbeitsplatz sein muss, bekräftigt Christoph Zilt, General Manager bei FIRST Business Travel: „Viele Geschäftsreisende sind potenzielle Geheimnisträger, plaudern jedoch am Telefon im Großraumabteil unüberlegt brisante Informationen für die Konkurrenz aus oder lassen E-Mails mitlesen, die für Kriminelle unter Umständen von großem Interesse sind.“ Wer also auf Nummer sicher gehen will, sollte vertrauliche Gespräche nur an wirklich abgeschotteten Orten führen.

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