Aufbewahrungsfristen: Wenn Aufräumen teuer wird

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Aufbewahrungsfristen Wenn Aufräumen teuer wird

Raus aus dem Aktenordner, hinein in den Reißwolf? Aber bitte nicht zu früh! Gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten zwar nur für Unternehmer, aber auch Privatleute sollten wichtige Unterlagen nicht zu früh wegwerfen.
17.08.2012 - 16:00 Uhr 1 Kommentar
Ordnung muss sein, aber im Papiermüll sollten viele Unterlagen nicht so schnell landen. Quelle: dpa

Ordnung muss sein, aber im Papiermüll sollten viele Unterlagen nicht so schnell landen.

(Foto: dpa)

Düsseldorf Endlich Ordnung im Regal, weg mit dem Papierkram, hinein in die blaue Tonne. Das schafft Platz, kann aber teuer werden – nicht nur für Unternehmer, sondern auch für Verbraucher. Zwar gibt es für Privatleute - im Gegensatz zu Selbstständigen - in den meisten Fällen keine gesetzliche Pflicht, Unterlagen wie Rechnungen und Verträge aufzubewahren. In ihrem eigenen Interesse sollten sie es aber trotzdem tun.

Nein, ein Ansporn für notorische Sammler soll an dieser Stelle nicht folgen, auch das akribische Archivieren jedes einzelnen Kassenzettels wird nicht angeraten. Dennoch gibt es auch im Alltag von Verbrauchern zahlreiche Dokumente, bei denen sich das Aufbewahren lohnt – zumindest für ein paar Jahre.

Wer einen Gegenstand kauft, auf den der Händler per Gesetz zwei Jahre Gewährleistung geben muss – egal ob es eine günstige Kaffeemaschine, ein teurer Fernseher oder eine neue Esszimmereinrichtung ist -, sollte den Kassenzettel oder die Rechnung gut aufbewahren. „Am besten drei Jahre lang, damit geht man auf Nummer sicher“, rät Markus Feck von der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen.

Was steckt hinter der zweijährigen Gewährleistung?

Den Begriff „Gewährleistung“ kennt das Gesetz nicht, im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist von Sachmängeln und einer Verjährung der Mängelansprüche die Rede.

Der Kunde hat einen Anspruch darauf, dass die gekaufte Ware frei von Mängeln ist. Laut Paragraph 434 BGB ist die Sache – also der gekaufte Gegenstand – „frei von Sachmängeln, wenn sie bei Gefahrübergang die vereinbarte Beschaffenheit hat.“ Wurde die Beschaffenheit nicht vereinbart, ist die Sache frei von Sachmängeln, wenn sie sich „für die nach dem Vertrag vorausgesetzte Verwendung eignet“ oder wenn „wenn sie sich für die gewöhnliche Verwendung eignet und eine Beschaffenheit aufweist, die bei Sachen der gleichen Art üblich ist und die der Käufer nach der Art der Sache erwarten kann.“

Ein Sachmangel kann gemäß Paragraph 434 BGB auch dann vorliegen, wenn die vereinbarte Montage unsachgemäß durchgeführt wurde oder der Verkäufe eine andere Sache oder eine zu geringe Menge liefert.

Üblicherweise verjährt der Anspruch auf Nacherfüllung oder Schadenersatz nach zwei Jahren.  Bei einem Bauwerk sind es fünf Jahre (Paragraph 438 BGB).

Laut Paragraph 437 BGB hat der Käufer bei einer mangelhaften Sache verschiedene Möglichkeiten: Er kann vom Verkäufer Nacherfüllung verlangen (§ 439), er kann vom Vertrag zurücktreten (§§ 440, 323 und 326 Abs. 5) oder den Kaufpreis mindern (§ 441). Unter Umständen kann er auch Schadenersatz (§§ 440, 280, 281, 283 und 311a) oder den Ersatz vergeblicher Aufwendungen (§ 284) verlangen.

Liegt ein Mangel vor, kann der Kunde selbst entscheiden, ob der Verkäufer diesen beseitigen oder eine mangelfreie Sache liefern soll. Wenn dabei beispielsweise Transportkosten entstehen, muss der Verkäufer diese zahlen. Allerdings kann der Verkäufer die gewählte Art der Nacherfüllung auch verweigern, wenn diese mit unverhältnismäßigen Kosten verbunden ist  (Paragraph 439 BGB).

Wenn der Verkäufer beide Arten der Nacherfüllung verweigert oder sie ihm unzumutbar wären, kann der Käufer vom Vertrag zurücktreten (Paragraph 440 BGB).

Alternativ zum Rücktritt vom Vertrag kann der Käufer auch den Kaufpreise mindern (Paragraph 441 BGB).

Gerade bei besonders teuren Anschaffungen ist es sogar sinnvoll, die Rechnung dauerhaft aufzubewahren. „Falls einmal die Hausratversicherung einspringen muss, kann man damit beweisen, wie viel die beschädigte Einrichtung oder die Elektrogeräte wert waren“, sagt Feck.

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    Auch das Sammeln von Kontoauszügen kann sich lohnen. Diese können im Streitfall als Beweis dafür dienen, dass eine Rechnung bereits beglichen wurde. „Zwar verjähren Rechnungen in der Regel nach drei Jahren (Paragraph 195, BGB), dennoch ist es sinnvoll, die Kontobelege erst vier Jahre nach dem Kauf zu schreddern“, sagt Ulrich Schellenberg, Rechtanwalt und Inhaber der Berliner Kanzlei Schellenberg Unternehmeranwälte.

    Konkret beginnt die Verjährungsfrist am ersten Tag des Folgejahres und endet drei Jahre später am 31. Dezember. Wurde die Rechnung also beispielsweise im Juni 2012 ausgestellt, verjährt sie am 31. Dezember 2015.

    „Nützlich sind die Kontoauszüge aber nicht nur bei einmaligen Rechnungen, sondern auch, um Abbuchungen während der Laufzeit eines Vertrages zu dokumentieren“, sagt Schellenberg. Im Notfall können Kontoauszüge auch später noch bei der Bank beantragt werden, das kostet jedoch Gebühren.

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    Mit Verträgen die eigenen Ansprüche beweisen
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