Grundsätzlich dürfen Unternehmen alle Daten speichern, die sie für ihre Geschäftszwecke brauchen. Auch Angaben, die Kunden freiwillig machen, dürfen sie archivieren (§ 28, Abs.1 BDSG).
Neben der Nutzung der Daten für eigene Werbung ist auch der Adresshandel erlaubt. Dazu muss der Betroffene eigentlich eingewilligt haben. Diese Notwendigkeit entfällt jedoch bei „listenmäßig oder sonst zusammengefassten Daten über Angehörige einer Personengruppe“. Diese Daten dürfen „die Zugehörigkeit des Betroffenen zu dieser Personengruppe, seine Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung, seinen Namen, Titel, akademischen Grad, seine Anschrift und sein Geburtsjahr“ umfassen (§ 28, Abs. 3 BDSG).
Wenn die Vertragsbeziehung endet, dürfen Unternehmen die Daten ihrer Kunden nicht mehr verwenden. Wegen Aufbewahrungsfristen aus dem Steuer- und Bilanzrecht müssen Kundendaten teils länger aufbewahrt werden. Das Unternehmen darf sie aber nicht mehr für Werbung nutzen oder an Dritte weitergeben (§ 35 BDSG).
Bürger können gegenüber Adresshändlern der Nutzung ihrer Daten widersprechen. Wichtig ist die genaue Formulierung: Es ist besser, die Sperrung statt die Löschung der Daten zu beantragen. Der Datensatz wird dann beim Unternehmen gesondert gekennzeichnet und darf nicht mehr zu Werbezwecken verwendet oder weitergegeben werden.
Wer keine unerwünschte Werbung per Post erhalten möchte, kann sich in die Robinsonliste des Deutschen Dialogmarketing Verbandes eintragen. Zumindest von den Verbandsmitgliedern kommt dann keine Post mehr. Der Eintrag ist kostenlos und gilt für jeweils fünf Jahre. Auch eine Auswahl von Themen, zu denen man keine Informationen haben möchte, ist möglich.
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