Elektronische Kasse erfordert elektronisches Archiv

Entscheidend ist: Originär digitale Daten – also beispielsweise die Kasseneinzeldaten – müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Dazu eignet sich laut Finanzverwaltung ein maschinell verwertbarer Datenträger wie eine CD, DVD oder ein USB-Stick. Der Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt für sämtliche digitale Daten und damit auch für Daten elektronischer Kassen. Weil ältere Kassensysteme – etwa elektronische Registrierkassen mit Papierjournal – diese Vorgaben nicht erfüllen, dürfen sie seit dem Jahreswechsel nicht mehr eingesetzt werden. Allerdings müssen die Daten der Alt-Kassen sowie die dazugehörigen Organisationsunterlagen weiterhin für die Dauer der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden.

Selbstständige können sich nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht darauf zurückziehen, dass die Neuanschaffung zu viel kostet oder das Archivieren sämtlicher Unterlagen zu teuer wird. „Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden.“ Im Klartext: Die Kosten, um eine solche „Gefährdung“ zu vermeiden, muss der Steuerpflichtige ebenso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die sein Geschäft mit sich bringt.

Ausnahmen sind nicht vorgesehen, zumal das Bundesfinanzministerium die strengeren Anforderungen für elektronische Kassen bereits im Jahr 2010 festgeschrieben habe, argumentiert das Bayerisches Landesamt für Steuern. Damit sei auch eine Übergangsfrist von sechs Jahren gewährt worden, die der Nutzungsdauer von Kassen nach den AfA-Tabellen für Abschreibung entspricht.