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Gehalt, Geschäft, Miete Verhandlungen in Krisenzeiten: Diese Fehler sollten Führungskräfte vermeiden

In der Pandemie müssen Mietverträge und Lieferkonditionen neu verhandelt werden – und das auch noch per Videokonferenz. Vier Situationen aus dem Alltag und wie Manager sie meistern.
21.08.2020 - 16:03 Uhr Kommentieren
„In der digitalen Welt kommt es auf eine stringentere und straffere Verhandlungsführung an“, sagt Experte Matthias Schranner. Quelle: Birgit Schössow
Gehaltsgespräch via Webcam

„In der digitalen Welt kommt es auf eine stringentere und straffere Verhandlungsführung an“, sagt Experte Matthias Schranner.

(Foto: Birgit Schössow)

Düsseldorf Bislang regelte Thomas Lurz solche Sachen per Handschlag. Nun muss er in die Webcam schauen. Lurz leitet beim Modekonzern s.Oliver die Personalabteilung. Er verhandelt mit Mitarbeitern über Kurzarbeit, mit Dienstleistern über neue Software oder mit Partnern über Schulungen. „Bei einem persönlichen Treffen ist es viel leichter, mit dem Gegenüber ins Gespräch zu kommen und sich über schwierige Punkte einig zu werden“, sagt der 40-Jährige.

Doch im Moment muss alles per Teams oder Zoom erledigt werden. Auch die Themen sind komplizierter geworden, erzählt Lurz. Denn die Krise trifft alle, ob Lieferanten oder Mitarbeiter. „Es hat sich ausgezahlt, dass wir versuchen, zu unseren Partnern langfristige Beziehungen aufzubauen.“

So wie Lurz geht es vielen Managern. Sie machen die Erfahrungen, dass Verhandlungen mit der Pandemie schwieriger geworden sind. „Bisher hatten Führungskräfte immer die Gewissheit: Wenn die Verhandlung nicht läuft, können sie zu ihrem Geschäftspartner hinfahren und das über die persönliche Beziehung regeln“, sagt Matthias Schranner.

Der Schweizer arbeitete früher als Verhandlungsführer bei der Polizei, nun coacht er Manager und Politiker. „In der digitalen Welt kommt es auf eine viel stringentere und straffere Verhandlungsführung ohne großes Gerede an.“ Ein blöder Spruch zwischendurch oder ein emotionaler Wutausbruch? Im Meetingraum eine beliebte Einschüchterungstaktik – in der Videoschalte eher fehl am Platz.

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    Dabei muss gerade jetzt viel verhandelt werden: Firmen versuchen, ihre Büromieten zu mindern, weil die meisten im Homeoffice arbeiten, Konzerne wollen bei ihren Zulieferern wegen geringer Nachfrage die Preise drücken und Mitarbeiter pochen auf ihre Versetzung, die vor der Krise versprochen, nun aber nicht mehr drin ist.

    Bei Thorsten Hofmann, geschäftsführender Gesellschafter der Unternehmensberatung Advice Partners und Dozent an der privaten Quadriga-Hochschule in Berlin, häufen sich Anfragen von Managern, die nicht wissen, wie sie solche Gespräche führen sollen. Dabei verhandeln wir mehr oder minder unbewusst zehn- bis 15-mal am Tag, rechnet Hofmann vor – sei es im privaten Kontext mit Kindern oder eben mit den Arbeitskollegen.

    Schon vor der Pandemie, beobachtet Schranner, hätten sich viele hiesige Manager schlecht verkauft: „Deutsche sind zu rechthaberisch“ – eine schlechte Grundlage, um sich auszutauschen. „Vielen Managern fehlt die Leichtigkeit beim Verhandeln, sie nehmen die Ergebnisse zu persönlich und scheuen sich vor echten Konflikten.“ Auch aus historischen Gründen: Handelsnationen wie England oder China mussten schon immer verhandeln. Für Deutschland als Produzentenstaat ist das die ungeliebte Pflicht, die zur eigentlichen Arbeit dazukommt.

    Früher wie heute gilt: „In einer Verhandlung geht es nicht um Kompromisse“, sagt Hofmann im Handelsblatt-Interview. Das Ziel müsse sein, Stück für Stück herauszufinden, inwieweit das Gegenüber bereit ist, sich von seiner ursprünglichen Forderung wegzubewegen, um so das beste Ergebnis herauszuholen. „Eine Verhandlung ist nur dann gelungen, wenn beide Seiten an ihre Grenze gegangen sind und nicht wenn man sich einfach in der Mitte getroffen hat.“

    Soweit die Theorie. Doch wie gelingen Verhandlungen in der Krise ganz praktisch? Vier typische Verhandlungssituationen aus dem Corona-Alltag, zu denen Experten Ratschläge geben, die einfach umzusetzen sind und einigen Erfolg bringen.

    1. Beförderung während der Krise

    Die Verhandlung: Dem Mittelmanager wurde vor der Pandemie eine Beförderung versprochen. Doch davon will sein Vorgesetzter nichts mehr wissen: Wegen der Sparmaßnahmen fällt die Stelle weg, einen Vertrag gibt es vorerst nicht. Auf welche Kompromisse sollte sich der Manager einlassen?

    Das sagen Experten: Er sollte zunächst Transparenz einfordern: Was genau hat die Krise an meinem Jobangebot verändert? Welche Alternativen gibt es? Und: Was kann ich tun, damit ich Stellenzusagen künftig mehr Glauben schenken kann? „Durch hartnäckiges Fragen nimmt der Mitarbeiter die Gegenseite in die Verantwortung, ohne vorwurfsvoll zu wirken“, sagt die Münchener Verhandlungstrainerin Claudia Kimich.

    Verhandlungsexperte Hofmann rät seinen Klienten, einen Vertrag auf die Zukunft zu schließen und sich nicht mit vagen Versprechungen abweisen zu lassen: „Der Mitarbeiter sollte klare Kriterien wie Umsatz oder Gewinn verhandeln, die konkret definieren, bei welchen Veränderungen die Stelle wieder geschaffen wird.“

    Sollte sich der Vorgesetzte nicht auf eine glaubwürdige Alternative einlassen, gilt es, andere Punkte nachzuverhandeln: einen neuen Dienstwagen, mehr Urlaubstage, eine bessere Homeoffice-Ausstattung. Ruhig keine Scheu davor haben, sagt Hofmann: „Wem eine Beförderung angeboten wurde, darf sich sicher sein, dass er zu den Besseren gehört, der an die Firma gebunden werden soll.“

    Bei der Verhandlung sollte der Mitarbeiter auch eigene Vorschläge für alternative Positionen einbringen und einfordern, künftig stärker in die Stellenplanung miteinbezogen zu werden, sagt Kimich. „Damit beweist man gleich Charakter- und Führungsstärke.“

    Eines aber sollte der Beförderungswillige vermeiden: mit der Kündigung drohen. „Ansonsten gilt man schnell als illoyal“, sagt Hofmann, „und wird sicher keine Beförderung bekommen.“ Dennoch sollten Angestellte diese Option im Hinterkopf behalten und sich regelmäßig fragen, was sie an der Firma hält, ergänzt Kimich. „Wenn es nur die Gewohnheit ist, wird es Zeit für eine Bewerbung – gerade dann, wenn die Beförderungsverhandlung scheitert.“

    2. Wenn der Autokonzern die Preise drückt

    Die Verhandlung: Das Geschäft bei einem Autobauer läuft schlecht. Um Kosten zu sparen, will er die Preise bei seinem Zulieferer drücken. Für diesen ist der Konzern der wichtigste Kunde. Welche Optionen hat der Verhandlungsführer des Zulieferers?

    Das sagen Experten: Der Manager sollte vermeiden, demütig ins Gespräch zu gehen. „Wer denkt, er sei vom Gegenüber abhängig, hat die Verhandlung schon verloren“, sagt Verhandlungsexpertin Kimich. Wichtig ist deshalb, seine Angst in den Griff zu bekommen, etwa durch Atemtechniken. In der Vorbereitung sollte sich der Verhandler seine Position klarmachen – die ist gar nicht so schlecht, wie sie scheint: Auch der Autohersteller braucht den Zulieferer und will sich inmitten der Krise womöglich keine neuen Partner suchen. Kimich rät, bei der Vorbereitung einen Minimalpreis festzulegen, unter den man sich nicht drücken lassen will.

    „Wer denkt, er sei vom Gegenüber abhängig, hat die Verhandlung schon verloren.“
    Claudia Kimich (Verhandlungstrainerin)

    „Wer denkt, er sei vom Gegenüber abhängig, hat die Verhandlung schon verloren.“

    Während der Verhandlung empfiehlt Experte Hofmann, sich nicht mit der Phrase „Corona-Abschlag“ abspeisen zu lassen und jedes Nachgeben im Preis an eine Gegenforderung zu koppeln. Das könnte eine neue Zusammenarbeit in einem anderen Bereich sein oder ein Dreijahresvertrag, der zwar zunächst eine Preissenkung vorsieht, dann aber wieder auf den Ursprungswert ansteigt. Hofmann sagt: „Ohne eine Gegenforderung sendet man dem Autokonzern das Signal, dass er in der Vergangenheit schlecht verhandelt hat, weil die Marge ganz offensichtlich ja noch hoch genug ist.“ Das erschwere künftige Verhandlungen.

    Falls der Konzern nicht mit sich reden lassen will, empfiehlt Kimich als letzte Möglichkeit, langsam die Tasche zu packen und aufzustehen. „Das sendet das Machtsignal: So kommen wir nicht zusammen.“ Wichtig sei, diesen Schritt durchzuziehen und sich bewusst zu machen, dass die Beziehung darunter leiden kann.

    3. Vertriebsverhandlung per Videokonferenz

    Die Verhandlung: Ein Vertriebler war es gewohnt, bei seinen Kunden vor Ort zu verhandeln. Bei einem Glas Wein zum Abendessen führte er die Vorgespräche. Die besten Deals schloss er ab, wenn er in den Kaffeepausen mit einzelnen Partnern sprach. Wie läuft das nun per Videokonferenz?

    Das sagen Experten: Wer seine Geschäfte bislang mit einer Flasche Wein erkauft hat, wird es bei Verhandlungen per Skype oder Zoom schwierig haben – dort kommt es aufs klassische Verhandeln an. Die gute Nachricht: Selbst in der digitalen Welt gibt es das wichtige informelle Vieraugengespräch.

    Experte Schranner rät, im finalen Dialog auf zwei Ebenen gleichzeitig zu verhandeln: offiziell per Videoschalte und informell zum Beispiel über die Chatfunktion des Karrierenetzwerks LinkedIn. Wenn die Verhandlung auf der offiziellen Ebene mit mehreren Teilnehmern festgefahren ist, rät der Experte, einen Verhandler der Gegenseite über das Netzwerk anzuschreiben. „So kann man in einem geschützten Raum testen, wo der wahre Verhandlungsspielraum liegt“, sagt Schranner. Vorteil: Die LinkedIn-Verhandlung ist auf den Firmenservern nicht sichtbar. Wichtig: das Gegenüber schon Wochen vor der Verhandlung anschreiben, um Vertrauen aufzubauen und sich auf das Vorgehen zu einigen.

    „Viele Manager scheuen sich vor echten Konflikten.“ Quelle: Schranner Negotiation
    Matthias Schranner (Verhandlungstrainer)

    „Viele Manager scheuen sich vor echten Konflikten.“

    (Foto: Schranner Negotiation)

    Und inhaltlich? „In erster Linie geht es darum, das Risiko zu verhandeln und nicht die konkreten Preise“, sagt Schranner. In diesen unsicheren Monaten sollten beide Partner die möglichen guten und schlechten Entwicklungen samt Konsequenzen ansprechen. Wenn das Gegenüber bereit ist, ein Risiko einzugehen, und zum Beispiel ein zusätzliches Lager aufmacht, um die Produkte abzunehmen, sollte man selbst etwa offener bei der Vertragslaufzeit sein, sagt Schranner.

    Tipp für die Videokonferenz: „Gut gemeinte Scherze, die in einem echten Meeting funktionieren“, sagt Hofmann, „können im Digitalen falsch interpretiert werden.“ Manager müssen ihr eigenes Verhalten stärker disziplinieren, weil falsche Bewegungen den Eindruck erweckten, dass noch jemand im Raum ist. „Jede Handlung wird bei Videoschalten viel stärker gedeutet und erschwert die Verhandlung.“

    4. Um eine niedrigere Büromiete bitten

    Die Verhandlung: Weil immer mehr Mitarbeiter zu Hause arbeiten, braucht das Unternehmen weniger Bürofläche. Das ist eine willkommene Sparmöglichkeit, allerdings läuft der Mietvertrag noch über Jahre. Wie kann der verantwortliche Manager beim Vermieter ein Entgegenkommen erreichen?

    Das sagen Experten: Als Bittsteller daherkommen mag unangenehm sein. Doch deshalb gleich die Verhandlung vermeiden, ist für Schranner keine Option. „Gerade wenn es keinen Verhandlungsspielraum zu geben scheint, sollten Manager umso mehr verhandeln.“ Der Schweizer Experte beobachtet gerade ohnehin ein „großes gemeinsames Verständnis“ für Verhandlungen, weil die Pandemie fast alle Lebensbereiche getroffen hat.

    In der Diskussion mit der Immobilienfirma sollte der Manager auf die aktuelle Lage verweisen, sagt Schranner. Etwa so: „Wir haben den Vertrag vergangenes Jahr auf Grundlage unserer damaligen Situation verhandelt. Aus heutiger Sicht gibt es eine völlig neue Lage.“

    Der Manager sollte klarmachen, wie groß der Anteil der Mitarbeiter im Homeoffice ist, und vorschlagen, die Miethöhe um diesen Anteil zu reduzieren. Und zwar nicht über die gesamte Vertragslänge, sondern für ein halbes Jahr, sagt Schranner. Das dürfte das Gegenüber als Entgegenkommen werten. Der Experte empfiehlt, monatliche Meetings einzuberufen, um über die aktuelle Lage zu informieren. Das gibt auch die Gelegenheit, Preise nachzuverhandeln – für beide Beteiligten.

    Der Manager sollte sich keinesfalls für sein Anliegen entschuldigen, sagt Schranner, schließlich habe er keine Fehler gemacht. „Ein unglaubwürdiges Schuldeingeständnis schwächt die eigene Position in Verhandlungen dramatisch.“ Und: Bitte keine Juristen zur ersten Verhandlung mitnehmen. Schranner: „Das wirkt nur rechthaberisch – und macht eine Verhandlung unmöglich.“

    Mehr: „Das Ziel ist das gleiche“ – Was Manager aus Verhandlungen mit Geiselnehmern lernen können

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