Checkliste Zehn Regeln, mit denen das Arbeiten im Homeoffice gelingt
Um das Coronavirus einzudämmen, haben viele Firmen ihren Büro-Angestellten derzeit die Arbeit zu Hause verordnet. Doch die Arbeit in den eigenen vier Wänden ist für viele Mitarbeiter eine Herausforderung.
Düsseldorf Homeoffice und mobiles Arbeiten sind keine Allheilmittel und erfordern das Entstehen einer neuen Unternehmenskultur. Microsoft Deutschland hat zusammen mit dem Umfrageinstitut Gallup zehn Regeln für Arbeitgeber und -nehmer zusammengestellt, die dafür sorgen sollen, dass beide Seiten von den Vorteilen profitieren können.
Zehn Regeln für Mitarbeiter
1. Schalten Sie nach Feierabend ab
Feierabend, Wochenende, Urlaube und Krankschreibungen gelten auch bei flexiblen Arbeitsplätzen und sollten respektiert werden. Wer keine klaren Grenzen setzt, darf sich nicht wundern, wenn die Kollegen darauf keine Rücksicht nehmen. Mitarbeiter müssen Eigenverantwortung für ihre Zeiteinteilung übernehmen und Überlastung frühzeitig signalisieren.
2. Sind Sie geeignet?
Nicht jeder eignet sich für flexible Arbeitsmodelle. Mitarbeiter müssen ehrlich zu sich selbst und ihrem Arbeitgeber sein. Wer sich zu Hause schnell ablenken lässt oder regelmäßigen Austausch mit Kollegen braucht, wird sich damit eher schwertun. Auch persönliche Rahmenbedingungen wie zum Beispiel ein lautes Umfeld können für unliebsame Störungen sorgen. Das wirkt sich dann nicht nur negativ auf die Arbeit, sondern auch auf das eigene Wohlbefinden und die Motivation aus.
3. Seien Sie selbstbewusst
Eine ständige Rufbereitschaft ist nicht nötig und sogar kontraproduktiv. Auch im Homeoffice müssen ungestörte Phasen für konzentriertes Arbeiten eingeplant werden, um effektiv Aufgaben erledigen zu können. Permanente Erreichbarkeit erzeugt nicht nur zusätzlichen Stress, sondern führt durch Ablenkungen auch zu schlechten Ergebnissen. Wer in den eigenen vier Wänden arbeitet, sollte deshalb seine Bedürfnisse klar und offen äußern.
4. Verantwortung übernehmen
Jeder Arbeitnehmer im virtuellen Office ist dem Arbeitgeber und seinen Kollegen gegenüber verantwortlich. Flexible Arbeitszeitmodelle entbinden den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben. Durch eindeutige Zielvorgaben werden Aufgaben klar definiert und für alle Beteiligten messbar.
5. Setzen Sie sich klare Ziele
Mitarbeiter, die flexibel oder in Teilzeit arbeiten, werden häufig nicht als Leistungsträger gesehen. Hingegen gelten die ständig anwesenden Kollegen als Top-Performer, die „hart arbeiten“. Um dies zu ändern, muss der flexible Mitarbeiter mehr Durchsetzungswillen und Präsenz gegenüber seinen Vorgesetzen zeigen. Regelmäßige Feedbackgespräche verhindern eine Diskrepanz zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung. Mitarbeiter, die flexibel arbeiten, sollten auch Weiterbildung einfordern. Oftmals ist hier mehr Nachdruck nötig als bei jemandem, der vor Ort im Büro arbeitet.
6. Richtig kommunizieren
Eine enge Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten erleichtert die Kommunikation und sorgt für Verständnis. Wenn für die Kollegen nachvollziehbar ist, wo man sich gerade aufhält und mit welchen Aufgaben man beschäftigt ist, wächst das Vertrauen. Stundensplittings (zum Beispiel am Nachmittag drei freie Stunden für die Kinder), Mittagspausen und externe Termine sollten daher klar kommuniziert werden. So geht man Missverständnissen und Gerüchten aus dem Weg.
7. Definieren Sie Ihren Arbeitsrhythmus
Der Arbeitsrhythmus sollte an die eigene Produktivität und die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden, ohne dabei die Prozesse im Team zu missachten. Studien zeigen, dass die Produktivität dann am höchsten ist, wenn zwischen zwei und zweieinhalb Tagen im Homeoffice gearbeitet und der Rest der Woche für Tätigkeiten und Abstimmungen im Büro genutzt wird. Auch die eigenen Produktivitätszyklen können bei flexiblen Arbeitsmodellen stärker berücksichtigt werden. So arbeiten manche Menschen früh morgens am besten, andere eher am Abend. Aber das erfordert auch Abstimmung: Die Kollegen müssen wissen, wann man erreichbar ist.
8. Mit Kollegen austauschen
Networking ist Pflicht: Die virtuelle Präsenz entbindet den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben als Teammitglied, dazu zählen nicht nur die reinen Jobkriterien, sondern auch die Sozialkompetenz. Der Austausch mit den Kollegen sollte sich nicht nur auf das Fachliche beschränken. Freundlichkeit, Offenheit, Aufmerksamkeit, Respekt und Hilfsbereitschaft dienen nicht nur dem eigenen Wohlbefinden, sondern unterstützen das ganze Team. Nur in einem Umfeld aus Miteinander und Vertrauen lassen sich virtuelle Teams erfolgreich umsetzen.
9. Arbeiten Sie sorgfältig
Bei virtuellen Teams ist Wissensmanagement mit einem eindeutigen Ablagesystem Pflicht. Die systematische Speicherung und Aufbereitung von Wissen erleichtert die Arbeit und die Kommunikation in virtuellen Teams. Der aktuelle Stand von Unterlagen muss zentral – die Cloud macht es möglich – abgelegt werden. Alle relevanten Mitarbeiter brauchen Zugriff auf die Ordner. Diese Systeme sichern die Freizeit, denn nur Kollegen, die Zugriff auf alle Unterlagen haben, können auch bei Bedarf füreinander einspringen.
10. Selbstmanagement
Flexible Arbeitsmodelle verlangen ein hohes Maß an Selbstorganisation. Wer so arbeitet, muss sich auch zu Hause ein produktives Umfeld schaffen (Raum, Technik, Rahmenbedingungen). Mitarbeiter müssen sich auch mit ihren eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzen: Wer gut organisiert und diszipliniert ist, wird in solchen Strukturen bessere Leistungen erzielen.
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