Karriere Homebase, Coffee-Lounge und Projektzone: So sieht das Büro der Zukunft aus
Im Büro der Zukunft sind Arbeitsplätze nicht mehr personen-, sondern aufgabenbezogen.
Düsseldorf Die Arbeit im Homeoffice wurde durch die Corona-Pandemie zur flächendeckenden Realität – und ist auch künftig nicht mehr wegzudenken. Doch für Laura Holzgrefe ist klar: „Das Büro bleibt weiterhin ein sehr wichtiger Bestandteil der Arbeitswelt. Es ist der Identifikationspunkt für die Mitarbeitenden.“
Die Innenarchitektin ist geschäftsführende Gesellschafterin des Münchener Arbeitswelten-Spezialisten Congena. Sie hat schon für Microsoft, die Allianz oder die Hypo-Vereinsbank Büros neu geplant. In den vergangenen Wochen hätten immer mehr Firmen gefragt, wie das Büro in der neuen Normalität aussehen müsse, berichtet Holzgrefe.
Die Innenarchitektin hat schon viele Bürogebäude neu geplant.
Ihre Antwort: Es sei nicht mehr der normale Schreibtisch, an dem Mitarbeiter den ganzen Tag arbeiten. „Das Büro ist eine Landschaft mit vielen Modulen, die die verschiedenen Tätigkeiten ideal unterstützt.“
Das Konzept: Arbeitsplätze sind nicht mehr personen-, sondern aufgabenbezogen; Mitarbeiter müssen für verschiedene Aufgaben also ihren Arbeitsort wechseln.
Und wie sieht das nun konkret aus? Holzgrefe unternimmt für das Handelsblatt einen Rundgang durch neu gestaltete Arbeitsräume, die zeigen, wie Beschäftigte auch in anderen Unternehmen künftig zusammenarbeiten dürften.
1. Homebase: Der Platz für die täglichen Aufgaben
Einen festen Arbeitsplatz gibt es in der Homebase nicht.
Die Homebase ist künftig das, was bislang in vielen Firmen das Einzelbüro war: „Der Ort für die klassische Regeltätigkeit“, sagt Holzgrefe. Mitarbeiter können hier ihrer Einzelarbeit nachgehen oder den Kollegen schnell etwas zurufen. Auch kurze telefonische Absprachen sind erlaubt.
Wichtigste Spielregel: Einen festen Arbeitsplatz hat niemand – auch nicht der Chef. Deshalb dürften Firmen den Büroumbau nicht als reines Immobilienprojekt begreifen, sagt Holzgrefe. Es sei ein Change-Prozess, bei dem sich der Betrieb überlegen müsse, wie er die Zusammenarbeit neu organisiert. Congena unterstützt dabei mit Strategie-Workshops und benennt unter den Mitarbeitern Botschafter, die skeptische Kollegen informieren und für das Neue begeistern sollen.
Die Beschäftigten können in ihrer Homebase jeden Morgen einen Platz über ein Online-Tool buchen. Damit Teammitglieder nicht über das gesamte Büro verstreut sitzen, sind die einzelnen Tischgruppen den verschiedenen Teams zugeordnet. Um die unliebsame Großraumbüro-Atmosphäre zu vermeiden, begrenzt Holzgrefe die Zahl der Arbeitsplätze auf zehn bis zwölf Beschäftigte pro Homebase.
In der Nähe der Homebase gibt es für jeden Mitarbeiter ein persönliches Schließfach.
Der eigene Kaktus und das Familienfoto auf dem Platz gehören der Vergangenheit an. Abends muss jeder Beschäftigte seinen Schreibtisch räumen – das „Clean Desk“-Konzept. Stattdessen gibt es in der Nähe der Homebase für jeden Mitarbeiter ein persönliches Schließfach. Auf der Teamablage können Beschäftigte auch bereichsbezogene Akten oder Fachbücher unterbringen.
2. Einzelarbeitsplatz: Nicht mehr für jeden Mitarbeiter
„Es ist weder für die Atmosphäre noch wirtschaftlich sinnvoll, jedem Beschäftigten ein Einzelbüro freizuhalten, wenn er nur zwei bis drei Tage pro Woche ins Büro kommt“, sagt Holzgrefe. Doch das Einzelbüro wird auch künftig nicht völlig verbannt. Es braucht weiterhin baulich abgetrennte und voll ausgestattete Einzelarbeitsplätze, in denen Beschäftigte sich zurückziehen, ungestört arbeiten, telefonieren oder etwa diskrete Personalgespräche führen können.
Die Innenarchitektin empfiehlt, dass die Einzelbüros nicht über das Buchungssystem reserviert werden können. Diese stehen für alle Mitarbeiter zur Verfügung – egal ob Manager oder Mitarbeiter. Wichtig sei, dass auch Führungskräfte das Konzept vorlebten, sagt Holzgrefe. „Manager, die sich gerade ihr Eckbüro erarbeitet haben, fällt die Umstellung mitunter schwer.“
Ein Einzelbüro für jeden Beschäftigten ist wirtschaftlich nicht sinnvoll.
3. Coworking-Fläche, Projektzone, Thinktank oder Meetingraum: Viele Orte zum Zusammenarbeiten
Stillarbeit geht auch im Homeoffice. „Das Büro wird stärker als bisher zum Treffpunkt – und muss dafür entsprechende Flächen und Möblierung bieten“, sagt die Gesellschafterin von Congena. In den Arbeitsstätten wird es weniger den starren Meetingraum mit Tisch in der Mitte geben, sondern große Flächen, die sich individuell anpassen lassen. Zudem gewinnen agile Arbeitsmethoden in vielen Unternehmen an Bedeutung – deshalb braucht es unterschiedliche Orte.
So dienen Coworking-Flächen kommunikativen Aufgaben in kleinen Teams. In diesem Bereich gibt es vollwertig ausgestattete Arbeitsplätze, die in Gruppen angeordnet sind, um den Austausch zu fördern. Diese Flächen sind bewusst anders gestaltet als die Homebase.
Viele Firmen wünschen sich dort eine besondere Gestaltung, oftmals ist das Designthema an Naturszenarios angelehnt, berichtet Holzgrefe.
Das komplette Mobiliar wie Stühle, Tische oder Whiteboards ist auf Rollen befestigt.
In den Projektzonen sind keine Monitore installiert. Hier sollen größere Gruppen ihre Vorhaben etwa an Flipcharts planen. Das komplette Mobiliar wie Stühle, Tische oder Whiteboards ist auf Rollen befestigt, um sie flexibel hin- und herschieben zu können. Die Tische lassen sich zusammen- oder ausklappen, um sie der Gruppengröße anzupassen.
Wer sich dort besprechen will, muss den Raum im Vorfeld buchen.
Diese Räume können für Besprechungen spontan genutzt werden.
Thinktanks sind abgeschlossene Räume mit guter akustischer Abschirmung, die sich in der Nähe zu allen Arbeitsbereichen befinden. Diese Räume können für Besprechungen zu zweit oder in der Gruppe oder für Telefonkonferenzen spontan genutzt werden, sie sind deshalb nicht buchbar, aber deren Nutzung auf zwei Stunden begrenzt.
Auch der klassische Meetingraum darf im Büro der Zukunft nicht fehlen.
Auch der klassische, abgetrennte Meetingraum darf im Büro der Zukunft nicht fehlen – für Besprechungen mit Gästen, formalere Meetings, aber auch Teamsitzungen.
4. Ruhebereich: Ort der Konzentration
Fast schon wie in einer Bibliothek ist die Atmosphäre in den Ruhebereichen. Das sind räumlich abgegrenzte Arbeitsbereiche für hochkonzentrierte Einzelarbeit. Telefonate und Gespräche sind hier nicht erlaubt. Die sechs bis acht Arbeitsplätze sind voneinander mit Stellwänden akustisch und optisch abgeschirmt, um fokussierte Arbeit zu ermöglichen.
Die Arbeitsplätze sind voneinander durch Stellwände akustisch und optisch abgeschirmt.
„Wer sich in den Ruhebereich zurückgezogen hat, zeigt seinen Kollegen, dass er nicht angesprochen werden will“, sagt Holzgrefe.
5. Phonebox: Für längere Telefonate
Kurze Absprachen sind zwar in der Homebase erlaubt. Doch wer länger und vertraulich telefonieren will, sollte in die abgeschlossenen, kleinen Telefonboxen gehen.
Wer länger und vertraulich telefonieren will, sollte in die abgeschlossenen, kleinen Telefonboxen gehen.
War dort früher nur ein Telefon, will Holzgrefe dort künftig auch Monitore anbringen, um der neuen Bedeutung von Videokonferenzen Rechnung zu tragen. Die Telefonierboxen sind nicht buchbar.
6. Coffee-Lounge: Der Bereich zum Netzwerken
Gerade wenn nicht mehr alle Beschäftigte jeden Tag ins Büro kommen, muss es in der Firma einen Ort für die kollegiale Vernetzung geben: die Coffee-Lounge. Einst war die Kaffeeküche eine reine Versorgungsstation. Büroberaterin Holzgrefe sagt: „Künftig ist die Coffee-Lounge der Ort für die informellen und zufälligen Begegnungen, in der Mitarbeitende mit ihren Kollegen ungezwungen netzwerken können.“
Die Coffee Lounge ist der Ort für die informellen und zufälligen Begegnungen.
Auch die Kantine muss im Post-Corona-Büro verstärkt der Zusammenarbeit dienen. „Früher war das Betriebsrestaurant außerhalb der Öffnungszeiten eine tote Fläche“, sagt Holzgrefe. Künftig sollten dort Besprechungsnischen integriert werden, damit sich Mitarbeiter außerhalb der klassischen Speisezeiten zu Meetings verabreden können. „Unternehmen müssen wirtschaftlicher mit ihrer Fläche umgehen“, so die Innenarchitektin.
Spart das Büro der Zukunft Geld?
Holzgrefe spricht einen Punkt an, der viele Führungsetagen umtreibt: Können Firmen mit neuen Büromodellen Geld sparen? Die Büroplanerin geht davon aus, dass Betriebe künftig mit 65 bis 70 vollwertigen Bildschirmarbeitsplätzen pro 100 Mitarbeiter rechnen sollten – vor der Pandemie ging sie von 80 Plätzen aus. „Gerade größere Firmen können sicherlich eine Etage abmieten, weil sich Flächen effizienter nutzen lassen“, etwa wegen der geringen Zahl an flächenintensiven Einzelbüros.
Für Holzgrefe sollten Kostenersparnisse aber nicht das primäre Ziel des Büroumbaus sein. „Das Büro soll ein schöner Ort sein, der Anreize schafft, die Mitarbeiter aus dem Homeoffice zu holen, und sie zur Zusammenarbeit motiviert – oder ihnen einfach einen ruhigen Ort für konzentrierte Tätigkeiten bietet.“
Mehr: Kommentar: Holt die Mitarbeiter wieder zurück ins Büro
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