Professionell vortragen Bilanzen, Verkaufszahlen, Prognosen: So präsentieren Sie Zahlen unterhaltsam und einprägsam
Auch wer Bilanzen, Verkaufszahlen oder Prognosen vorstellt, kann sein Publikum fesseln.
Düsseldorf „Jede Zahl in einem Vortrag halbiert die Zahl der Zuhörer“, fand der ehemalige Bundespräsident Horst Köhler. Doch dass die Aufmerksamkeit des Publikums sinkt, wenn Zahlen präsentiert werden, muss nicht sein.
Ob Kursentwicklung, Jahresbilanz oder Verkaufsprognose – mit ein paar Kniffen können auch Zahlen spannend und einprägsam dargeboten werden. Präsentationstrainerin Viola Restle hat dafür die fünf wichtigsten Tipps zusammengestellt, die sie als Führungskraft im Bereich Finanzen und Controlling selbst intensiv erprobt hat.
Die Präsentationstrainerin empfiehlt, nüchterne Zahlen mit Emotionen zu verknüpfen – so lassen sie sich besser behalten.
1.Tipp: Ein intelligenter Spannungsbogen
Ob in den Büroräumen oder bei einer virtuellen Veranstaltung: Ein starker Einstieg gelingt, wenn dem Publikum Rätsel aufgegeben oder Wissenslücken aufgezeigt werden, die Redner oder Rednerin dann ankündigen, aufzuklären. Das mache die Zuhörer neugierig, sie wollen auch die Lösung wissen – die Aufmerksamkeit, versichert Restle, sei dann garantiert.
Und so könnte ein Start aussehen, der Zuhörer fesselt: „Liebe Kolleginnen, bei der Analyse des Jahresergebnisses ist uns eine in dieser Höhe unerwartete und beunruhigend stark gestiegene Kostenposition aufgefallen. Was das für Auswirkungen auf unser Geschäft im kommenden Jahr hat und wie wir diese Kosten wieder in den Griff bekommen können, stelle ich Ihnen jetzt vor.“
2. Tipp: Fotos zeigen
Um abstrakte Zahlen zu visualisieren – und ihre Bedeutung somit für das Publikum zu verdeutlichen –, greifen die meisten Präsentatoren zu Charts und Grafiken. Fotos können laut Expertin Restle aber noch überzeugender als Balken- oder Kurvendiagramme sein.
Wie sich eine Kernaussage einprägsam verdeutlichen lässt, zeigt folgendes Beispiel: Die Controllerin einer Gartenbaufirma will ihre Kollegen für den stark veralteten Fuhrpark sensibilisieren, der ständig steigende Reparaturkosten verursacht. Sie kann ein Chart präsentieren mit der Entwicklung des durchschnittlichen Alters des Fuhrparks über die letzten zehn Jahre oder den steigenden Reparaturkosten.
Doch Restle empfiehlt stattdessen, lieber ein Foto eines in einer unwirtlichen Gegend liegengebliebenen Kleintransporters zu zeigen, der vor sich hin rostet. „Dieses Bild prägt sich ein – und damit wird auch die Aussage allen Teilnehmern der Präsentation im Gedächtnis bleiben.“
3. Tipp: Vergleiche nutzen
Starke, einprägsame Bilder können aber auch direkt im Kopf des Publikums entstehen. Um die Fantasie anzuregen, hilft es, Zahlen in Bezug zu bekannten Größen zu setzen. Wie dramatisch ist etwa die Situation einer Brauerei, der durch schlechten Service ein Großkunde abgesprungen ist – was zu einem Verkaufsrückgang von zehntausend Liter Bier im kommenden Jahr führt? Diese Menge ist schwer vorstellbar. Abgefüllt in Bierkisten fällt das leichter: Zehntausend Liter Bier ergeben so aufeinandergestapelt einen 300 Meter hohen Bierkastenturm – das entspricht der Höhe des Eiffelturmes.
Expertin Restle weist bei der Wahl von anschaulichen Vergleichen jedoch auf einen wichtigen Aspekt hin, den der Präsentierende berücksichtigen sollte: Durch die Veranschaulichung werde eine zunächst neutrale Zahl subjektiv bewertet. Um beim Brauerei-Beispiel zu bleiben: Auch zehntausend Liter Bier müssen nicht viel sein: Wird der Inhalt der Flaschen des Bierkistenturms in ein olympisches Schwimmbecken gekippt, ist der Boden nur knapp einen Zentimeter hoch bedeckt. Restle: „Diese Variante würde eher der Vertriebsleiter wählen, dessen ehemaliger Kunde nun bei der Konkurrenz bestellt.“
4. Tipp: Emotional werden
Mit Emotionen zu spielen oder sie gar selbst zu zeigen, wird von manchen Fach- und Führungskräften als unprofessionell empfunden. „Gesprächspartner aus dem beruflichen Umfeld wollen vermeintlich mit rationalen Argumenten überzeugt werden – vor allem wenn es um Controlling und Finanzen geht.“ Diesen Einwand hört Präsentationstrainerin Restle in ihren Seminaren immer wieder.
Doch die Expertin beruft sich auf wissenschaftliche Studien, wie die des Londoner Instituts für Neuropsychologie etwa. Sie zeigen, dass Informationen, die mit starken Emotionen verbunden sind, deutlich stärker in Erinnerung bleiben. Insofern plädiert sie wie im Fall der Controllerin der Gartenbaufirma, die das Foto des Rostautos einsetzt, Gefühle zu wecken. Restle: „Egal ob Überraschung, Erheiterung oder auch Empörung – wichtig ist, dass der Eindruck und damit Ihre Botschaft haften bleibt.“
5.Tipp: Geschichten erzählen
Emotionen lassen sich besonders gut mit Geschichten transportieren. Denn sie machen aus nüchternen Zahlen persönliche Ereignisse und wirken somit stärker. So macht sich auch die Controllerin aus dem Gartenbau-Beispiel diesen Effekt zunutze, um die weiteren Konsequenzen des veralteten Fuhrparks drastisch zu schildern: Ihre Auswertung hat ergeben, dass fünf Prozent aller Aufträge verschoben werden müssen, da Kleinlaster oder Bagger in der Werkstatt stehen anstatt bei den Kunden im Garten.
Diese Fakten würzt sie mit der Geschichte eines Geschäftsführers, der sich für die Neugestaltung seines Gartens mühsam drei Tage von Terminen freigeschaufelt hat. Die Managerin schildert konkret seinen Ärger über die kurzfristige Absage und die Vertröstung auf einen späteren Termin. Expertin Restle erklärt die Wirkung: „Erst die Geschichte macht deutlich, was die scheinbar noch harmlosen fünf Prozent für die Firma tatsächlich bedeuten – nämlich die Erosion des langjährig aufgebauten treuen Kundenstammes.“ Restle: „Damit wird ihr Anliegen, den Fuhrpark zu erneuern, auf offenere Ohren bei den Entscheidern stoßen.“
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