Wenn Mitarbeiter E-Mails ohne Anleitung nutzen, verschwenden sie oft Arbeitszeit. Beratungsgesellschaften beziffern den Wert der verlorenen Arbeitszeit auf mehrere Milliarden Euro jährlich.
Gerade in Zeiten von iPhones und Blackberrys führt die dauernde Erreichbarkeit zum Hang, sich selbst auszubeuten oder ausbeuten zu lassen. Emails haben Suchtpotenzial. Auf lange Sicht leisten die Mitarbeiter so in der regulären Arbeitszeit weniger.
Wer sich von Emails treiben lässt, ermüdet schneller, wie Studien belegen. Die ständigen Unterbrechungen durch Emails erhöhen das Bournout-Risiko.
Jeder dürfte es schon mal erlebt haben, dass der Text einer Email falsch verstanden wird. Missverständnisse passieren einfach sehr viel häufiger als in direkten Gesprächen. Zudem treten auch fachliche Fehler leichter auf.
Hierarchien haben sich ja nicht aus Zufall gebildet. Wer berichtet was an wen – das umgeht die Email-Kommunikation viel häufiger, als es alle Beteiligten wahr haben wollen. Vielleicht geht der „kleine Dienstweg“ per Email manchmal schneller, aber das geht zu Lasten von Zuverlässigkeit und Qualität.
Anstatt richtig in Prozessen organisiert zu sein, wird vieles immer wieder als Einzelfall betrachtet. Das ist nicht nur aufwendiger, sondern es passieren auch mehr Fehler.
Soziologen und Psychologen sagen, dass jene Menschen, die vor allem elektronisch kommunizieren, die Fähigkeit und das Interesse verlieren, sich mit Menschen direkt auseinanderzusetzen.
Es gibt viele Themen, in den Emails einfach die uneffektivere Kommunikationsform sind (siehe Seite 2). Die Geschäftsvorfälle dauern länger als notwendig und erfordern mehr Aufwand. So manches Thema, das sich per Email über Wochen hinzieht, ist in einer Zehn-Minuten-Besprechung vom Tisch.
Das dringende Kleine im Posteingang wird wichtiger als das wirklich wichtige Große. Auch das ist ein Nachteil der Email-Kommunikation. Umso wichtiger ist es, sich da gut zu organisieren.
Es kommt schnell zu einem Realitätsverlust: Mitarbeiter schicken Dutzende Emails durch die Gegen und glauben, sie hätten wirklich gearbeitet. Doch wie produktiv sind die meisten Emails wirklich? Hat man für das Unternehmen tatsächlich so viel bewegt, wie man in derselben Zeit hätte können?
Wer über weitere Strecken des Tages auf eingehende Emails reagiert, hat folglich weniger Zeit zum Agieren. Das frustriert den Einzelnen und bringt dem Unternehmen wenig.
Jeder will Emails schnell vom Tisch haben. Also wo immer möglich gilt da die Devise: weiterleiten statt erledigen.
Das Kommentieren dieses Artikels wurde deaktiviert.
"Data is the new oil" - und: "die Schnellen fressen die Langsamen".
... wenn die Dinosaurier sich für agil halten, weil sie über ein flexibles Arbeitszeitenmodell verfügen, brauch sich über deren aussterben niemand zu wundern.
Dabei ist die Umsetzung hin zu einem agilen, nach internen wie externen Kunden ausgerichtetes Unternehmen auch inkrementell recht einfach möglich:
Digital Workplace mit advanced communication einrichten, neue Aufgaben in Projekte bündeln und diese Projekte mit standortverteilter Mitarbeiterkonfiguration durchführen. Fertig.
SCRUM, Shop-Floor-Management, Meetings im virtuellen Projektraum werden von nun an obligatorisch mit advanced communication durchgeführt - die strukturierten Kommunikationsdaten protokolliert und mit einer sich stetig verbessernden KI ausgewertet. BigData -> PatternRecognition -> forecasts & suggestions.
Die "Problematik" der Kultur, der flachen Hierarchien, der nicht gelebten Agilität, der Kundenorientierung hat sich mit der Einführung eines durchdachten digitalen Arbeitsplatzes dann auch erledigt. Oder bleiben wir besser im Konjunktiv: hätte sich dann erledigt.