Tony Crabbe: Wie man seinen Job-Alltag besser steuert

Bonn Tony Crabbe, früher selbst stressgeplagt, zeigt in seinem Buch „#BusyBusy - Stresse dich nicht, lebe!“, das im Campus Verlag erschienen ist, seinen Lesern den Weg zu mehr Freiheit und Lebensglück. Ein unterhaltsamer Mix aus Psychologie und sanften Tritten in den Allerwertesten, den ich gerne gelesen und immer in Griffweite habe.

Der Brite, der in Spanien lebt und zur Entspannung gerne Urlaub auf einem Hausboot macht, ist Arbeits- und Organisationspsychologe. Er sagt, er habe das Buch geschrieben, um sich selbst zu helfen. Sie sehen: Auch ausgebildete Stress- und Zeitmanagementexperten müssen permanent mit Herausforderungen kämpfen und sind mit ständigen Verlockungen konfrontiert, die einen ablenken.

Doch ich möchte Sie warnen: Wer das Busy-Sein wirklich überwinden will, kommt mit ein paar schnellen Tipps wie diesen hier nicht weiter. Es lohnt sich durchaus, das ganze Buch von Crabbe zu lesen – die Lektüre ist gut investierte Zeit. Nützlich sind die folgenden Tipps natürlich trotzdem – auch weil man sie sofort umsetzen kann. Lernen Sie, wie Sie Dinge weglassen und locker damit durchkommen.

Warum wir wirklich busy sind

Busy ist leichter. „Busy“, darunter versteht der Autor übrigens jenes hektische, immer wachsame Multitasking, das beinhaltet, ständig „on“ zu sein, immer wieder auf das Handy zu starren und von Aufgabe zu Aufgabe zu springen.

Busy also, findet Crabbe, ist der einfache Weg. Er schreibt: „Wir sind busy, weil wir uns den harten Entscheidungen verweigern. Anstatt selbst zu denken, gestatten wir der Außenwelt und unserer Inbox, unsere Tagesordnung zu bestimmen. Es ist leichter, einfach nur zu reagieren, und möglichst alles zu erledigen, als schwierige Entscheidungen zu treffen und einzelne Aufgaben abzuwählen – wer weniger tun will, braucht mehr Mut.“

Das Busy-Sein überwinden

Das Gegenteil vom Busy-Sein ist übrigens nicht Faulheit und totale Entspannung. Wenn es nach Crabbe geht, steigern wir unser Wohlbefinden durch zielgerichtete Konzentration. „Es geht darum, wie wir unsere Aufmerksamkeit einsetzen, nicht unsere Zeit; wie wir nachdenken, nicht produzieren“, so der Psychologe.

Es geht also weniger um das klassische Zeitmanagement und Alltagssteuerung durch Selbstorganisation, sondern um Aufmerksamkeitsmanagement. Crabbe: „Letztlich ist unsere wichtigste berufliche Ressource die Fähigkeit, uns zu konzentrieren, nachzudenken und Neues zu schaffen.“

Darum bringt Zeitmanagement nichts

Wie oft haben Sie morgens Ihr Büro betreten, voller Ideen und guter Vorsätze, sich um Dinge zu kümmern, die wirklich etwas bewegen? Wie oft hat sich dann Ihre Aufmerksamkeit durch das Öffnen Ihres E-Mail-Kontos zerfasert, haben sich Ihre guten Vorsätze verflüchtigt? Tony Crabbe schlägt erst einmal vor, das Problem nicht durch Zeitmanagement-Methoden zu lösen. Warum es nichts bringt, erklärt er so:

• Zeitmanagement wird Ihnen nicht dabei helfen, die Kontrolle zurückzugewinnen. Da es stets zu viele Aufgaben gibt, sind Sie am Ende nur noch busyer als vorher.
• Zeitmanagement macht Sie nicht glücklicher; es zerfasert Ihre Aufmerksamkeit und verhindert, dass Sie den Augenblick genießen.
• Zeitmanagement macht Sie nicht effektiver. Es erschwert das Setzen von Prioritäten; es macht Sie effizienter, aber weniger effektiv.

Probieren Sie das mal aus

Werden Sie nachlässig. Crabbe ist überzeugt, dass Perfektion eine Fassade ist, die Verletzlichkeit verbergen soll und sich nur sehr schwer aufrechterhalten lässt. Sein Tipp daher: „Spielen Sie mit Unvollkommenheit. Leeren Sie nicht Ihre Inbox, räumen Sie Ihren Schreibtisch nicht auf, zerreißen Sie Ihre To-Do-Liste und lassen Sie Ihr Handy und Ihren Laptop im Büro liegen. Nur zu, trauen Sie sich! Sie werden ja sehen, ob Ihnen der Himmel auf den Kopf fällt.“

Bestimmen Sie Ihre Reaktion selbst. Unter fast allen Bedingungen, glaubt Crabbe, können wir unsere Reaktion und unser Gefühl selbst bestimmen und uns dafür entscheiden, Situationen besser zu beherrschen. Er rät: "Ermitteln Sie einen Ihrer Trigger: Zu welcher Tageszeit oder aufgrund welcher Aktivität fühlen Sie sich am meisten überfordert? Überlegen Sie, wie Sie derzeit darauf reagieren, und entwerfen Sie eine bessere Reaktionsweise, die Ihnen das Gefühl gibt, die Situation zu beherrschen."

Üben Sie Fehlschläge. Trainieren Sie Ihre Fähigkeit, konstruktiv zu scheitern, aus Fehlern zu lernen und Ihre Versagensängste zu überwinden. Tony Crabbe: „Wählen Sie gezielt eine Aktivität oder ein Projekt aus, bei dem Sie mit einem Fehlschlag rechnen, und nehmen Sie sich vor, daraus zu lernen.“

Erkennen, wann es genug ist

Kennen Sie das Suppen-Experiment von Brian Wansink? Probanden wurden gebeten, Suppe zu essen. Sie wussten aber nicht, dass sich die Teller während der Mahlzeit permanent heimlich wieder füllten. Erschreckend viele Teilnehmer futterten gedankenlos weiter und merkten überhaupt nicht, dass sie schon genug gegessen hatten. Ganz ähnlich ist es laut Tony Crabbe auch mit unserem Arbeitspensum. Wir müssen daran arbeiten, darauf zu achten, wann es genug ist. Ansonsten schwindet unsere Fähigkeit, neue Anforderungen zu verarbeiten.

Setzen Sie Prioritäten, bevor Sie in den Tag starten

Einer der Tipps aus dem Buch, den ich sofort am nächsten Tag umgesetzt habe. Es geht ganz einfach: Nehmen Sie sich, wenn Sie noch frisch und ausgeruht sind, frühmorgens ein Blatt Papier und notieren Sie all die wichtigen Dinge, an denen Sie heute arbeiten wollen. Wählen Sie jetzt die drei wichtigsten aus und schreiben Sie diese (und nur diese) auf eine Haftnotiz – und zwar in der Reihenfolge ihrer Bedeutung. Heften Sie diesen Zettel an einen möglichst sichtbaren Ort. Arbeiten Sie an dem ersten Punkt, bevor Sie auch nur den Rechner anschalten.

Und am besten hat mir diese Idee gefallen: Identifizieren Sie eine Tätigkeit, die Sie nicht erledigen können, wenn Sie sich auf die oben genannten Dinge konzentrieren wollen. „Wenn Sie dies täglich tun“, ist Psychologe Crabbe überzeugt, „wird es Ihnen zunehmend leichter fallen, sich auf die wichtigen Dinge zu beschränken.“

Betreiben Sie Aufmerksamkeitsmanagement

Wie oft switchen Sie am Arbeitsplatz zwischen Ihren Tätigkeiten? Bei mir ist das ziemlich oft der Fall, wenn ich ehrlich sein soll. Doch es gibt gute Tricks, um Ablenkungen gezielt zu vermeiden.

• Wählen Sie beim Bearbeiten der E-Mails beispielsweise die passende Uhrzeit und beschäftigen Sie sich nur zu festgelegten Tageszeiten mit der Inbox. Die restliche Zeit bleibt das Mailprogramm geschlossen und die To-Do-Liste unbeachtet. Crabbe: „Sie benötigen diese Liste nicht, um zu erkennen, was wirklich wichtig ist: Das wissen Sie ohnehin (und wenn nicht, ist es nicht wichtig).“
• Befolgen Sie die Zwei-Minuten-Regel von David Allen: Jeder Punkt in Ihrer Inbox oder auf Ihrer Liste, der in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, sollte sofort angegangen werden. „Der Zeitaufwand für die Organisation oder Ablage der Tätigkeit“, so Crabbe, „wäre sonst größer als der Zeitbedarf, um sie auszuführen.“
• Wenn wir mehrere Dinge gleichzeitig tun, kann unsere Leistung auf das Niveau eines Achtjährigen schrumpfen. Crabbes Tipp lautet daher: „Erledigen Sie eins nach dem anderen.“
• Das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben verlangsamt die Arbeit um 40 Prozent, selbst wenn wir das Gefühl haben, produktiv zu sein.
• Crabbe: „Reduzieren Sie die Wechselfrequenz zwischen Aufgaben, indem Sie größere Zeitbrocken für jede Tätigkeit reservieren und Ablenkungen auf ein Mindestmaß zurückfahren.“
• Gönnen Sie sich telefonlose Momente, wenn Sie essen oder sich unterhalten und legen Sie dabei nicht das Handy auf den Tisch! „Vergessen Sie Ihr Telefon, wenn Sie mit wichtigen Menschen zusammen sind“, empfiehlt Tony Crabbe. „Üben Sie, ihnen Vorrang vor Ihren Telefonaten oder E-Mails einzuräumen.“

Beenden Sie Aufschieberitis - mit der Eat-that-Frog-Strategie!

Große und komplizierte Aufgaben sind schwer zu beginnen, aber es ist oft nicht schwer, weiter an ihnen zu arbeiten. Wenn wir erst einmal drin sind, läuft es oft von ganz alleine. Eine ganz einfache Idee, die Crabbe in seinem Buch skizziert, nennt sich „Eat that frog“ und sie stammt eigentlich von einem anderen Autoren, von Brian Tracy.

Eine ganz simple Strategie zur Abwehr der Versuchung, sich einfachen Aufgaben zuzuwenden, die einem über den Weg laufen. Die Idee besteht darin, gleich morgens die „Kröte“, also die schwierige Aufgabe, zu schlucken. „Danach ist alles andere, was Sie an diesem Tag noch tun werden, halb so schlimm!“, verspricht Tony Crabbe.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen – und mir selbst auch – gutes Gelingen beim Umsetzen dieser nützlichen Alltags-Tricks. Für das weitere Ringen mit den Anforderungen und Ablenkungen im Leben sei Ihnen das komplette Buch wärmstens empfohlen.