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Moderne Behörden Behörden halten sich selbst für veraltet – Online-Formulare ausgedruckt und abgeheftet

Die Ämter sind mit ihrer eigenen Digitalisierung nicht zufrieden. Führungskräften fehlt vor allem Expertise – und professionelle Unterstützung.
25.08.2022 Update: 25.08.2022 - 17:56 Uhr Kommentieren
Digitalisierung Quelle: dpa
Computertastatur und Lan-Kabel

Oft werden PDFs in den Behörden noch ausgedruckt.

(Foto: dpa)

Berlin Bis Ende des Jahres sollten eigentlich die meisten Behördengänge auch online möglich sein. Doch die Realität ist erschreckend anders. Gespräche mit Verwaltungsmitarbeitern legen nicht nur nahe, dass Formulare, die von den Bürgern online ausgefüllt wurden, in der Behörde selbst oft noch ausgedruckt und abgeheftet werden. Was aber erschwerend hinzu kommt: Die Führungskräfte in den Verwaltungen selbst haben offenbar die Hoffnung aufgegeben, die Ziele der Ampelkoalition zu erreichen.

Nur etwa die Hälfte von 143 befragten Führungskräften in deutschen Verwaltungen hält ihre eigene Behörde für zukunftsfähig. Das geht aus einer Studie der Boston Consulting Group (BCG) mit dem Centre for Digital Governance der Hertie School hervor, die dem Handelsblatt exklusiv vorliegt.

Als „zukunftsfähig“ gilt eine Behörde der Studie nach, wenn sie die Bereiche „Digitalisierung“, „neue Arbeitswelt“ und „Nachhaltigkeit“ praktisch umsetzt. Also etwa digitale Prozesse und flexible Arbeitszeitmodelle anbietet und ökologische Aspekte berücksichtigt. Diese pessimistische Einschätzung passt zu anderen Untersuchungen: Laut einer EU-Erhebung von 2021 steht Deutschland bei der Digitalisierung der Verwaltung nur auf Platz 24 von 37 untersuchten europäischen Staaten.

Laut der BCG-Erhebung ist dabei der Kontakt der Behörden mit den Bürgern noch weiter digitalisiert als die internen Prozesse. Nur sechs Prozent der Befragten konnten der Aussage voll zustimmen, die internen Prozesse seien digitalisiert.

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    Zu den Prozessen, die bisher am wenigsten digitalisiert sind, zählen laut der BCG-Studie vor allem Rechtsangelegenheiten und Personalentwicklung.

    Welche Probleme dabei insbesondere im Bereich Cybersicherheit entstehen können, zeigen die Fälle des Landkreises Anhalt-Bitterfeld (Sachsen-Anhalt) und der Stadt Witten (NRW). Beide wurden im vergangenen Jahr Opfer von Cyberangriffen, die die öffentliche Verwaltung über Monate schwächten.

    Probleme bei Cybersicherheit und Datenschutz

    In Anhalt-Bitterfeld waren selbst ein Jahr nach der eigentlichen Attacke noch nicht alle Daten wiederhergestellt. Insgesamt entstand ein Schaden von rund zwei Millionen Euro.

    Auch beim Datenschutz bräuchte es bei den Kommunen viel Expertise, denn die Vorgaben sind sehr strikt. Die eigene Behörde zu digitalisieren und dabei alle Aspekte der EU-Datenschutzgrundverordnung zu beachten ist eine große Herausforderung.
    In Baden-Württemberg ließ der Landesdatenschutzbeauftragte eine eigene Umfrage unter den Kommunen erstellen. Das Ergebnis: „Die Gemeinden in Baden-Württemberg sind durch die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung stark belastet“, sagte der Landesdatenschutzbeauftragte Stefan Brink.

    Gleichzeitig sind die Kommunen mit komplexen Anforderungen konfrontiert. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat ein sogenanntes „IT-Grundschutzkompendium“ herausgegeben, das als Leitfaden für die Cyberabwehr der kritischen Infrastruktur dienen soll. Das Problem: Das Dokument hat insgesamt 900 Seiten.

    Wer soll das alles lesen?

    900

    Seiten

    hat der Leitfaden des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zur Cyberabwehr für die kritische Infrastruktur.

    Vor allem in kleineren Kommunen fehlt oft das ausgebildete Personal, um sich mit solchen Werken genauer zu beschäftigen. Sich um die Digitalisierung zu kümmern wird in vielen Kommunen von Verwaltungsmitarbeitern häufig nebenbei übernommen, berichtet Philipp Stolz, der selbst die Stabsstelle für Digitalisierung im baden-württembergischen Salach leitet.

    >> Lesen Sie hier: Gerichte schaffen neue Hürden beim Datenschutz

    Das bestätigen auch die Zahlen von BCG: Nur 59 Prozent der befragten Behörden haben nach eigenen Angaben einen Chief Information Officer (IT-Leiter), weniger als die Hälfte wird von einem eigenen Datenexperten unterstützt (41 Prozent).

    Das Fazit der Studie lautet deshalb, dass die öffentliche Verwaltung besseren Zugang zu effizienterer IT-Unterstützung benötigt. Beispielsweise müssten stärker als bisher Datenexpertinnen und -experten rekrutiert, qualifiziert und weitergebildet sowie langfristig gehalten werden.

    Mehr: Wie Finanzämter und Politik die Grundsteuerreform auf die Bürger abwälzen

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