CRM-Software Test 2025 • Die 3 besten CRM-Softwares im Vergleich

CRM-Software: Die Vergleichskriterien

• Nutzerfreundlichkeit
• Skalierbarkeit
• Kompatibilität
• Mobile Zugriffsmöglichkeiten
• Automatisierung
• Analysen
• Datenschutz
• Kundenservice
• Schulungen und Ressourcen
• Preis-Leistungs-Verhältnis

Nutzerfreundlichkeit

Ein optimales CRM-System zeichnet sich nicht nur durch seine Leistungsmerkmale aus, sondern auch durch seine Nutzerfreundlichkeit. Ein benutzerfreundliches CRM-System kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen Betriebsablauf und ständiger Frustration der Mitarbeitenden ausmachen.

Nutzterfreundlichkeit im Vergleich

Die Nutzerfreundlichkeit einer CRM-Software kann in verschiedene Kategorien unterteilt werden.

Die intuitive Benutzeroberfläche: Sie ermöglicht es, sich ohne umfangreiche Schulung oder Anleitung schnell zurechtzufinden. Ein System, das intuitive Funktionen bietet, kann den Prozess der Einführung im Unternehmen erheblich beschleunigen – das spart Ressourcen.

Anpassbarkeit: Ein CRM-System, das individuell angepasst werden kann, erlaubt es Unternehmen, die Software ihren spezifischen Bedürfnissen anzupassen. Dies sorgt für eine bessere Integration in bestehende Arbeitsabläufe.

Skalierbarkeit

Unternehmen müssen heute oft ihre Größe anpassen. Dadurch ändern sich auch die Anforderungen an das CRM-System. Ein wichtiges Merkmal einer guten CRM-Software ist daher die Skalierbarkeit, d.h. die Fähigkeit, mit einem Unternehmen zu wachsen und sich an veränderte Bedingungen anzupassen.

Skalierbarkeiten im Vergleich

Vertikale Skalierbarkeit: Einige Systeme sind vertikal skalierbar, was bedeutet, dass sie durch Hinzufügen weiterer Ressourcen zum bestehenden System, wie z.B. mehr Speicher oder Prozessoren, erweitert werden können.

Das unkomplizierte Hinzufügen von Ressourcen zu einem bestehenden System erfordert wenig bis keine Änderung an der Software selbst. Es gibt jedoch Grenzen, wie weit ein System auf diese Weise skaliert werden kann.

Horizontale Skalierbarkeit: Andere CRM-Systeme sind horizontal skalierbar. Sie können durch Hinzufügen externer Tools oder Server erweitert werden. Das ermöglicht eine effektive Verteilung der Last.

Horizontal skalierbare Systeme bieten den Vorteil, dass sie über keine obere Grenze verfügen, was die Anzahl der hinzugefügten Systeme oder Server betrifft. Dies ermöglicht eine fast unbegrenzte Skalierung, die besonders für große Unternehmen mit hohen Anforderungen nützlich ist. Das Hinzufügen weiterer Systeme erfordert jedoch in den meisten Fällen eine komplexe Verwaltung, möglicherweise auch Änderungen an der Software selbst.

Kompatibilität

Die verschiedenen Softwareanwendungen eines Unternehmens müssen nahtlos miteinander interagieren können. CRM-Systeme sind dabei keine Ausnahme.

Kompatibilitäten im Vergleich

Es gibt CRM-Software, die nativ mit einer Vielzahl von Anwendungen integriert ist. Dies bedeutet, dass es bereits vorprogrammierte Schnittstellen zu gängigen Softwareprodukten gibt. Das ermöglicht eine problemlose Integration. Wenn die Software, mit der eine Integration benötigt wird, nicht zu den vorkonfigurierten Anwendungen gehört, kann dies zum Problem werden. Dann kann eine individuelle Anpassung notwendig werden.

Einige CRM-Systeme setzen auf offene APIs (Application Programming Interfaces), die es ermöglichen, benutzerdefinierte Integrationen zu erstellen. Dies ermöglicht es, fast jede gewünschte Software in das CRM-System zu integrieren. Diese Offenheit erfordert jedoch auch spezialisiertes Wissen.

Unternehmen, die mit unterschiedlichen Softwareanwendungen arbeiten und eine CRM-Lösung suchen, die sich in ihre bestehende Technologielandschaft integrieren lässt, können von CRM-Systemen mit offenen APIs profitieren.

Kleinere Unternehmen oder solche mit standardmäßigen Softwareanwendungen könnten feststellen, dass CRM-Systeme mit nativer Integration ihren Bedürfnissen besser entsprechen.

Mobile Zugriffsmöglichkeiten

Für Unternehmen, die eine zeitgemäße Kundenbeziehungsverwaltung anstreben, sind mobile Zugriffsmöglichkeiten auf CRM-Systeme vorteilhaft.

Mobile Zugriffsmöglichkeiten im Vergleich

Dedizierte mobile Anwendungen: Einige CRM-Systeme bieten dedizierte mobile Anwendungen für verschiedene Betriebssysteme wie iOS und Android. Diese Anwendungen sind speziell für Mobilgeräte optimiert. Sie bieten eine Benutzeroberfläche, die für kleinere Bildschirme entwickelt wurde. Die optimierte Darstellung ermöglicht eine effiziente Nutzung. Allerdings müssen Apps regelmäßig aktualisiert werden, um mit den neuesten Updates kompatibel zu bleiben.

Große Vertriebsteams, die häufig unterwegs sind, könnten von dedizierten mobilen Anwendungen profitieren, die spezifische Funktionen für den Außendienst bieten, wie z. B. Offline-Zugriff auf Kundendaten oder integrierte Kartenfunktionen für Besuchsplanungen.

Webbasierte Lösungen: Es gibt auch CRM-Systeme, die webbasierte Lösungen für den mobilen Zugriff bieten. Diese sind über einen mobilen Browser zugänglich und erfordern keine Installation von Anwendungen. Das bedeutet, dass es weniger wahrscheinlich ist, dass Kompatibilitätsprobleme auftreten. Webbasierte Lösungen funktionieren jedoch möglicherweise nicht so intuitiv wie dedizierte mobile Anwendungen.

Für kleinere Teams könnte der webbasierte Zugriff ausreichend sein.

Automatisierung

Automatisierungslösungen innerhalb von CRM-Software spielen eine Schlüsselrolle. Sie tragen dazu bei, Vertriebs- und Marketingprozesse produktiver zu gestalten.

Automatisierungsoptionen im Vergleich

Es gibt verschiedene Ebenen der Automatisierung von Vertriebs- und Marketingprozessen in CRM-Software. Zunächst gibt es Basis-Automatisierungen, die Routineaufgaben wie die Datenerfassung, die Terminverfolgung und die Kontaktverwaltung erleichtern. Durch diese Automatisierungen werden redundante Aufgaben minimiert.

Start-ups oder kleinere Unternehmen, die noch nicht über einen umfangreichen Kundenstamm verfügen, könnten mit diesen grundlegenden Automatisierungsfunktionen gut bedient sein.
Weiterhin gibt es erweiterte Automatisierungsfunktionen, die komplexere Prozesse steuern, etwa Lead Scoring, E-Mail-Marketing-Kampagnen oder auch den gesamten Verkaufszyklus. Solche Systeme nutzen vordefinierte Algorithmen, um bessere Entscheidungsgrundlagen zu schaffen. Der Vorteil solcher Systeme liegt in ihrer Fähigkeit, große Datenmengen effizient zu nutzen.

Für Unternehmen, die sich auf groß angelegte Marketingkampagnen konzentrieren, könnte die Automatisierung von E-Mail-Marketing besonders wertvoll sein.

Analysen

Analysen in CRM-Software helfen Unternehmen dabei, tiefe Einblicke in Kundenverhalten, Markttrends und Geschäftsleistung zu gewinnen.

Analysen im Vergleich

Berichtsfunktionen bringen Daten in leicht verständliche Formate. Solche Berichte bieten einen Überblick über Kundeninteraktionen und Verkaufszahlen.

Für Unternehmen, die ihre Geschäftsmodelle verstehen und optimieren möchten, sind Umsatz- und Verkaufstrichteranalysen von besonderem Interesse.

Fortgeschrittene Datenanalysen bieten mithilfe von künstlicher Intelligenz detaillierte Erkenntnisse über Kundenpräferenzen und Kaufmuster. Sie liefern sehr umfassende Prognosen. Solche Analysen helfen Unternehmen, zukünftige Markttrends vorherzusagen und ihre Strategien entsprechend anzupassen.

Durch das Verständnis, wie Kunden durch den Verkaufszyklus geführt werden und an welchen Punkten sie aussteigen, können Strategien verbessert werden. Diese tieferen Einblicke sind besonders wertvoll für größere Unternehmen mit komplexen Verkaufszyklen, könnten jedoch für kleinere Unternehmen übertrieben sein.

Datenschutz

CRM-Software sammelt eine Fülle von Kundendaten. Für Unternehmen, die mit Kundinnen und Kunden in Europa arbeiten, ist es unerlässlich, diese Daten im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen zu behandeln.

Datenschutz im Vergleich

Einige CRM-Software-Produkte bieten grundlegende Sicherheitsfunktionen, wie Passwortschutz und verschlüsselte Datenübertragungen. Andere verfügen über erweiterte Sicherheitsmaßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung, End-to-End-Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsaudits.

Grundlegende Sicherheitsfunktionen können in vielen Fällen ausreichend sein, bergen jedoch das Risiko von Datenverletzungen, wenn sie die einzige Verteidigungslinie darstellen.

Kleinere Unternehmen mit weniger sensiblen Daten könnten mit grundlegenden Sicherheitsfunktionen auskommen.

Hochentwickelte Sicherheitsmaßnahmen bieten einen umfassenderen Schutz. Sie stellen sicher, dass Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung sicher sind. Das minimiert das Risiko von Datenverletzungen und Cyberangriffen, beeinträchtigt aber auch die Systemleistung und verursacht dadurch höhere Kosten.

Größere Unternehmen oder solche, die hochsensible Daten verarbeiten, sollten jedoch in fortschrittliche Sicherheitsmaßnahmen investieren.

Kundenservice

Kundenservice ist das unsichtbare Rückgrat jeder Softwarelösung. Bei CRM-Software, die dazu dient, Kundenbeziehungen zu optimieren, wird dieser Aspekt besonders kritisch. Ein effizienter Kundenservice kann den Unterschied zwischen einem reibungslos funktionierenden System und einem problembelasteten System ausmachen.

Kundenservice im Vergleich

Einige Entwickler bieten nur Basis-Support, etwa durch Online-Hilfezentren oder FAQ-Bereiche. Diese Form des Supports beantwortet häufig gestellte Fragen, bei komplexeren Problemen oder individuellen Anfragen ist sie jedoch oft unzureichend.

Für Start-ups oder kleine Unternehmen, die sich in der Anfangsphase der CRM-Nutzung befinden, kann ein Basis-Support ausreichen. Besonders dann, wenn es sich um eine Software handelt, die intuitiv zu bedienen ist.

Andere CRM-Lösungen integrieren ein 24/7-Chat-System oder bieten Telefonhotlines, um Kunden bei technischen Problemen oder Funktionsfragen zu unterstützen. Ein solcher Rund-um-die-Uhr-Service behebt Probleme sofort, was die Produktivität des Unternehmens steigert. Solch ein Service verursacht jedoch auch höhere Kosten.

Mittelgroße bis große Unternehmen, die auf komplexe CRM-Lösungen angewiesen sind, sollten in Erwägung ziehen, in erweiterte Kundenservice-Optionen zu investieren. Damit können sie sicherstellen, dass sie jederzeit Unterstützung erhalten.

Schulungen und Ressourcen

Der Einsatz einer CRM-Software in einem Unternehmen ist mit einer Lernkurve verbunden. Ein gutes Schulungs- und Ressourcenangebot kann diese Kurve erheblich abflachen und den Übergang reibungslos gestalten. Hochwertige CRM-Anbieter bieten daher eine Reihe von Schulungen und Ressourcen an, um die fortlaufende Nutzung ihrer Software zu erleichtern.

Schulungen und Ressourcen im Vergleich

Online-Tutorials: Online-Tutorials und Video-Leitfäden sind weit verbreitet. Sie bieten eine schnelle, visuelle Möglichkeit, sich mit den Hauptfunktionen einer Software vertraut zu machen. Ein solches Format ist leicht zugänglich und kann nach Belieben immer wieder angesehen werden. Allerdings fehlt bei reinen Videoanleitungen die Möglichkeit, direkte Fragen zu stellen.

Webinare: Webinare und Online-Workshops sind eine andere beliebte Ressource. Sie ermöglichen es den Nutzern, tiefer in spezifische Themenbereiche der Software einzutauchen und oft auch, Fragen in Echtzeit zu stellen. Sie passen jedoch nicht immer in den Zeitplan aller.

Persönliche Schulungen: Persönliche Schulungen, ob vor Ort oder remote, bieten den Vorteil individueller Aufmerksamkeit. Hier kann gezielt auf die spezifischen Fragen der einzelnen Mitarbeitenden eingegangen werden. Diese Art der Schulung ist jedoch teurer.

Hilfecenter: Hilfecenter und FAQ-Bereiche runden das Schulungsangebot ab. Sie bieten schnelle Antworten auf häufig gestellte Fragen. Sie sind ideal für Nutzer, die gezielte Informationen ohne viel Aufwand suchen.

Für kleinere Unternehmen oder Einzelpersonen könnten Online-Tutorials und FAQ-Bereiche ausreichen. Mittlere bis große Unternehmen profitieren von Webinaren und persönlichen Schulungen.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Die Investition in ein CRM-System hängt von mehreren Faktoren ab, darunter der Größe des Unternehmens und der Anzahl der Benutzer.

Preise im Vergleich

Im Durchschnitt bewegen sich die Kosten für CRM-Software zwischen wenigen hundert bis zu mehreren tausend Euro pro Jahr.

Ein qualitativ hochwertiges CRM-System, das von renommierten Anbietern auf dem Markt angeboten wird, kann je nach Funktionsumfang und Servicelevel zwischen 1.000 und 10.000 Euro pro Jahr kosten.

Der Preis hängt nicht nur von der Software selbst ab, sondern auch von den enthaltenen Features, der Anzahl der Lizenzen, dem Kundensupport des Anbieters und der Integration in bestehende Systeme.

Für Unternehmen, die Wert auf einen rund um die Uhr verfügbaren Support legen, kann ein CRM-System mit 24/7-Support in einem höheren Preissegment liegen. Das liegt daran, dass solch ein ständiger Support erhebliche Ressourcen erfordert.

Der Aufpreis für 24/7 Support kann je nach Anbieter und Serviceumfang zwischen 500 und 3.000 Euro zusätzlich pro Jahr betragen.

Bekannte Hersteller von CRM-Software

Salesforce

Salesforce hat seinen Hauptsitz in San Francisco, USA. Die Sitze dieses Unternehmens befinden sich in den USA, Irland und Indien. Salesforce ist hauptsächlich für seine CRM-Lösung bekannt, hat aber auch andere Cloud-basierte Produkte für Marketing und Service. Eine der bekannten Entwicklungen des Unternehmens ist die „Salesforce Lightning“ Plattform, welche es Unternehmen ermöglicht, individuelle Anwendungen zu erstellen.

Microsoft Dynamics 365

Microsoft, das Unternehmen hinter Dynamics 365, hat seinen Hauptsitz in Redmond, USA. Das Unternehmen hat Datenzentren in vielen Ländern weltweit, darunter in den USA, Irland und Singapur. Microsoft entwickelt nicht nur CRM-Software, sondern auch eine Vielzahl anderer Produkte wie Betriebssysteme, Office-Produkte und Cloud-Dienste. Die „Unified Interface“ Entwicklung von Dynamics 365 ermöglicht eine konsistente Benutzererfahrung über verschiedene Anwendungen hinweg.

HubSpot

HubSpot hat seinen Hauptsitz in Cambridge, USA. Die Datenzentren befinden sich in den USA, Singapur und Irland. HubSpot ist bekannt für seine Inbound-Marketing-Software, bietet aber auch CRM-Dienste an. Ein Schlüsselmerkmal der HubSpot-Plattform ist die „HubSpot CMS Hub“, eine Entwicklung, die es Nutzern ermöglicht, Inhalte effizient zu verwalten.

CRM-Software „Made in Europe“

Pipedrive

Das Unternehmen Pipedrive hat seinen Hauptsitz in Tallinn, Estland. Die Datenzentren befinden sich in Europa, hauptsächlich in Estland und Deutschland. Pipedrive bietet überwiegend CRM-Softwares für Vertriebsteams an. Eine der herausragenden Entwicklungen des Unternehmens ist die visuelle Verkaufspipeline.

Zoho

Obwohl Zoho ursprünglich aus Indien stammt, hat das Unternehmen starke Präsenz in Europa, insbesondere in Irland und den Niederlanden. Zoho bietet eine Vielzahl von Business-Software-Lösungen, einschließlich ihres CRMs. Die „Zoho Creator“-Plattform ist eine ihrer innovativen Entwicklungen, die individuelle Geschäftsanwendungen ermöglicht.

Teamleader

Teamleader hat seinen Hauptsitz in Gent, Belgien. Die Datenzentren befinden sich in Belgien. Teamleader ist bekannt für seine Kombination von CRM, Projektmanagement und Rechnungsstellung in einer Plattform. Ein Highlight der Software ist die einfache Integration mit einer Vielzahl von europäischen Softwarelösungen.

CRM-Software „Made in Germany“

SAP CRM

SAP, das Unternehmen hinter SAP CRM, hat seinen Hauptsitz in Walldorf, Deutschland. Die Datenzentren befinden sich weltweit, mit einem starken Schwerpunkt in Deutschland. SAP bietet eine breite Palette von Softwarelösungen, einschließlich ihres CRMs. Eine ihrer bekanntesten Entwicklungen ist das „SAP HANA“-Datenbankmanagementsystem.
H3 – CAS GenesisWorld
Die CAS Software AG, das Unternehmen hinter CAS GenesisWorld, hat seinen Hauptsitz in Karlsruhe, Deutschland. Ihre Datenzentren befinden sich in Deutschland. Sie sind auf CRM-Lösungen für mittelständische Unternehmen spezialisiert. Ein Merkmal ihrer Software ist das „SmartDesign“, das eine benutzerfreundliche Oberfläche bietet.

Inxmail

Inxmail hat seinen Hauptsitz in Freiburg, Deutschland. Der Hauptsitz befindet sich in Deutschland. Obwohl das Unternehmen hauptsächlich für E-Mail-Marketing bekannt ist, bietet es auch CRM-Funktionen an. Die „Inxmail Professional“-Entwicklung ermöglicht personalisierte E-Mail-Marketing-Kampagnen.

FAQ – Fragen und Antworten zum Thema CRM-Software

Was ist eine CRM-Software?

CRM-Software steht für „Customer Relationship Management“ Software. Sie dient dazu, die Beziehungen zu Kunden und Interessenten zu verwalten, zu analysieren und zu optimieren.

Wie funktioniert eine CRM-Software?

Ein CRM-System sammelt und organisiert Informationen über Kunden und Interessenten. Auf diese Weise gestaltet es maßgeblich den Vertrieb, den Kundenservice und das Marketing.

Wofür wird eine CRM-Software benötigt?

CRM-Software wird benötigt, um Kundeninteraktionen zu verfolgen, Leads zu verwalten, Verkaufschancen zu identifizieren und den Kundenservice zu verbessern.

Welche Arten von CRM-Software gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von CRM-Softwaresystemen, darunter operationale, analytische und kollaborative CRM-Systeme. Operationale CRM-Systeme haben geschäftsprozessorientierte Aktivitäten im Fokus. Analytische CRM-Systeme sammeln und analysieren Kundendaten, um Geschäftsentscheidungen zu unterstützen. Kollaborative CRM-Systeme fördern die Zusammenarbeit zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden.

Welche CRM-Software ist die beste?

Zu den besten CRM-Marken gehören Salesforce, Microsoft Dynamics 365, HubSpot, SAP CRM und Pipedrive.

Nach dem Lesen dieses Artikels verfügen Sie über ein tiefes Verständnis der Kriterien zum Vergleich von CRM-Software. Von Standard Angeboten bis hin zu spezialisierten Lösungen – der Artikel beleuchtet, wie verschiedene Funktionen und Serviceangebote den Preis beeinflussen können. Damit wird eine fundierte Entscheidungsgrundlage für die Auswahl der passenden CRM-Lösung geschaffen. Ein Muss für jeden, der in Erwägung zieht, in ein CRM-System zu investieren.