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Digitale Revolution

#DigitalDictionary Meeting-Mojo – So werden Besprechungen erträglich

Wer schon heute das Morgen verstehen will, muss die Sprache der Zukunft sprechen. Dabei hilft das digital dictionary unserer digitalen Bildungsplattform ada. Folge 27: Meeting-Mojo.
13.01.2020 - 08:00 Uhr Kommentieren
Studien zufolge sitzen Angestellte im Schnitt 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Konferenzen.
Meeting

Studien zufolge sitzen Angestellte im Schnitt 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Konferenzen.

Düsseldorf Glaubt man den einschlägigen Umfragen, gibt es nichts, was Angestellte so unglücklich macht wie Meetings. Im Jahr 2018 befragte das Meinungsforschungsinstitut Forsa 1011 deutsche Erwerbstätige, wie ihre Arbeit sofort schöner werden könnte: Jede*r Dritte nannte weniger und kürzere Besprechungen. Und was passiert? Nichts.

Studien zufolge sitzen Angestellte im Schnitt 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Konferenzen – macht bei einer 40-Stunden-Woche ganze sechs Stunden Lebenszeit, die nie wiederkommen. So erging es bis vor einigen Jahren auch den Angestellten der Development Bank of Singapore (DBS) – bis die größte Bank Südostasiens damit begann, eine eigene App namens Meeting Mojo einzusetzen.

Und die funktioniert so: Wer auch immer in der Bank etwas mit Kolleg*innen besprechen will, schlüpft dafür in die Rolle des meeting owners, kurz „MO“. Die sorgen dafür, dass jede Besprechung eine klare Agenda hat, die vorher festgelegt und zu Beginn des unbedingt pünktlich startenden Termins noch mal deutlich kommuniziert wird; dass nur Menschen anwesend sind, die etwas beizutragen haben; und dass alle Anwesenden gleich viel Redezeit bekommen.

Die App erlaubt bei der Terminierung aber nur zwei Optionen: Die Besprechung darf entweder 25 oder 50 Minuten beanspruchen. Warum genau diese Dauer? Damit das übliche 30-Minuten-Meeting fünf Minuten vorher vorbei ist und der Ein-Stunden-Termin zehn Minuten schneller geht.

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    Zehn Minuten vor dem geplanten Ende des Termins meldet sich die App zum ersten Mal und erinnert an den baldigen Abschluss. Fünf Minuten vorher piept sie erneut: Nun soll der joyful observer (JO) dem MO unmittelbar Feedback geben, wie er die Organisation und den Ablauf der jeweiligen Besprechung fand. Außerdem darf der JO schon während der Konferenz Aktivitäten wie Smartphone-Jenga ausrufen, bei dem die Handys der Anwesenden aufeinander getürmt werden.

    ada - Heute das Morgen verstehen

    Klingt tendenziell umständlich? Mag sein. Aber der Erfolg der Methode scheint der Bank rechtzugeben: Glaubt man den Mitarbeiter*innen, ist die Zufriedenheit mit Meetings seit dem Launch der App messbar höher. Und das Geldinstitut seinem Ziel nähergekommen, kein träger Konzern mehr zu sein, sondern beweglich wie ein Start-up – zumindest im Hinblick auf die Diskussionskultur.

    Mehr: Daniel Rettig ist Redaktionsleiter der digitalen Bildungsplattform ada. Wenn auch Sie schon heute das Morgen verstehen wollen, schauen Sie doch mal vorbei: join-ada.com

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