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Schiebs Software-Tipp Der PC ersetzt das Archiv

Nie wieder Texte abtippen: Mit Hilfe von Scannern und Spezialprogrammen wie Omnipage lassen sich Briefe und Broschüren in den Rechner holen und in beliebigen Datenformaten speichern und bearbeiten.
  • Jörg Schieb
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Die OCR-Software Omnipage hilft beim Einlesen und Archivieren von Dokumenten.

Bereits vor Jahren wurde uns das papierlose Büro versprochen. Ein verlockender Gedanke, doch so ganz scheint das nicht zu klappen. Es wird mehr gedruckt denn je. Das ist verwunderlich, denn in Zeiten von Intranet, World Wide Web und E-Mail sind Papierdokumente eher lästig – vor allem wenn man sie aufbewahren muss.

Bevor man sie allerdings wie früher in einen dicken Ordner einsortiert, sollte man sie besser digital archivieren. Dabei helfen sogenannte OCR-Programme: Dank optischer Zeichenerkennung (Optical Character Recognition) werden aus Papierdokumenten im Handumdrehen digitale Dokumente, die ganz normal im Rechner gespeichert und weiter verarbeiten werden können.

Zwar ist heute nahezu jeder handelsübliche Scanner mit einer OCR-Software ausgestattet, allerdings in der Regel mit einer abgespeckten Version. Es lohnt sich oft eine Vollversion anzuschaffen, denn die können deutlich mehr. Beispielsweise können sie eingescannte Dokumente in verschiedene Dateiformate umwandeln, in Word, Excel, Powerpoint, HTML oder PDF – je nach Wunsch.

Mit Omnipage 15 zum Beispiel, das es im Fachhandel bereits ab 70 Euro gibt, lassen sich Dokumente auf Papier innerhalb von Sekunden in PDF-Dokumente umwandeln und so bequem archivieren. Das ursprüngliche Layout bleibt erhalten. Und es gibt einen weiteren Vorteil: PDF-Dokumente lassen sich platzsparend auf dem PC speichern und vor allem bequem durchsuchen, etwa mit einer Desktop-Suchmaschine. Omnipage legt zu diesem Zweck automatisch Index und Stichwörter an.

Die Genauigkeit moderner OCR-Verfahren ist heute sehr hoch, selbst bei qualitativ schlechten Vorlagen oder wenn beim Scannen irgendetwas schief geht. Mit der automatischen Fehlerkorrektur gelingt dies ganz gut. Der Benutzer muss heute nur noch selten eingreifen und einen Text korrigieren. Selbst wenn ein Text mehrsprachig ist, klappt die Umsetzung in der Regel fehlerfrei: Omnipage erkennt über 100 verschiedene Sprachen.

OCR-Programme wie Omnipage erweisen sich aber nicht nur beim Einlesen und Verarbeiten von Papierdokumenten als praktisch. Auf Wunsch kann Omnipage auch den umgekehrten Weg gehen und PDF-Dokumente umwandeln. So wird im Handumdrehen aus einem PDF eine Word-Datei, die sich am Rechner bearbeiten lässt, sogar im selben Layout wie vorher.

Das Programm kann eingescannte Texte sogar vorlesen oder auf Wunsch als WAV-Dateien speichern. Das lässt sich zwar ganz gut verstehen, allerdings nur, solange keine Abkürzungen oder Fremdwörter im Text vorkommen. Für Menschen mit Sehschwäche ist das ein guter Service. Ein besonderes Hörerlebnis wird jedoch nicht geboten. Gut gemeint ist eben nicht gut gemacht.

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