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Spezielle IT-Systeme entlasten Unternehmen Mail-Flut lässt Postfächer überlaufen

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Bei der Frage, was archiviert werden muss, gelten Handels- und Steuerrecht. Hier greifen Fristen von zehn Jahren für die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen und Buchungen und sechs Jahre für Handelsbriefe. Hierunter fällt auch elektronische Post. Die reine Aufbewahrung auf Speichermedien reicht nicht aus. Unternehmen müssen auch nachweisen können, dass die Unterlagen nicht mehr verändert worden sind.

Zu den Kann-Fällen gehört die Archivierung elektronischer Post, die zwar wichtig ist, aber nicht dem Handels- oder Steuerrecht unterliegt. Die kann unter Umständen bei juristischen Auseinandersetzungen vor Gericht relevant sein. Im Streitfall dient sie als Beweis. Mail, die in diese Kategorie fällt, muss zwar nicht unbedingt revisionssicher, das heißt garantiert unverändert abgelegt werden, sollte aber nicht verloren gehen.

Durch die zunehmende Mail-Flut wird es für Mitarbeiter zunehmend schwierig, für einzelne Mails zu entscheiden, was damit zu tun ist und wo sie abzulegen ist. Im Rahmen des Mail-Managements setzen sich deshalb Lösungen durch, die eine Erfassung der Inhalte elektronischer Post mit der Einbeziehung in den Arbeitsablauf koppeln. Dazu gehört dann, dass bei elektronischen Briefen, die als relevant in Handels- oder Steuerfragen eingestuft wird, automatisch die dazu passenden Archivierungsroutinen angestoßen werden.

Ein solcher Ablauf kann auch beinhalten, dass Mails entsprechend dem Rollenprofil eines Mitarbeiters gespeichert werden. Solche Rollenprofile werden bei der Anmeldung eines neuen Nutzers erfasst. Sie ordnen ihn einem Tätigkeitsprofil zu und vergeben entsprechende Rechte in den IT-Systemen. Das hätte zur Konsequenz, dass elektronische Post aus dem Einkauf anders behandelt wird als das Schreiben aus der Marketingabteilung.

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