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Spezielle IT-Systeme entlasten Unternehmen Mail-Flut lässt Postfächer überlaufen

Für dieses Jahr erwarten die Marktforscher von IDC ein weltweites E-Mail-Aufkommen von 35 Milliarden elektronischer Briefe - pro Tag.
  • Pia Grund-Ludwig
Die E-Mail-Flut fordert spezielle IT-Systeme.

Die E-Mail-Flut fordert spezielle IT-Systeme.

DÜSSELDORF. In den Unternehmen verursacht die Mailflut einen erheblichen Aufwand: Sie müssen unerwünschte Post aussortieren, ohne dass Geschäftsbriefe verloren gehen. Eingehende Post muss in die richtigen Kanäle umgeleitet werden, für eine zügige Bearbeitung muss gesorgt werden. Ein Punkt wird dabei derzeit noch häufig übersehen: Mit dem Abarbeiten der Post ist es nicht getan. Ein Teil der Briefe muss, ein anderer kann, und ein Dritter sollte nicht archiviert werden. Kommt es hier zu Fehlern, wird es bei juristischen Auseinandersetzungen teuer.

Am einfachsten ist die Definition dessen, was nicht aufbewahrt werden sollte. Dazu gehören alle privaten Mails von Mitarbeitern. Eine Reihe von Unternehmen behelfen sich mittlerweile mit Regeln zum Umgang mit elektronischer Post, die die private Nutzung der Mail-Infrastruktur komplett untersagen. Das hilft aber nur zum Teil. So lässt sich zwar möglicherweise verhindern, dass private Post verschickt wird, aber nicht, dass Mitarbeiter Mails mit privaten Inhalten bekommen. Wie in einem solchen Fall verfahren wird, sollte ebenfalls in der Mail-Policy eines Unternehmens stehen.

Hier reicht es aber nach Aussicht des Fachanwalts Horst Speichert nicht aus, diese Regeln einmal festzuschreiben. "Damit sie ihre Wirksamkeit nicht stillschweigend einbüßen, müssen sie gelebt und entsprechend kontrolliert werden", rät er. Es genüge nicht, Mitarbeitern bei der Einstellung zu erklären, wie künftig mit ihrer Mail-Adresse verfahren wird, diese Richtlinien müssen auch im Alltag durchgesetzt werden. Werden private Mails auf zentralen Systemen archiviert, muss auf jeden Fall klar sein, dass diese nicht von Unbefugten gelesen werden. Das gilt auch für Spam-Ordner. Auf diesen sollten, so Archivexperten, die Endanwender, an die die Post gerichtet war, vollen Zugriff haben. So lässt sich vermeiden, dass versehentlich Privatpost gelöscht wird, ohne dass der eigentliche Empfänger dies bemerkt.

Bei der Frage, was archiviert werden muss, gelten Handels- und Steuerrecht. Hier greifen Fristen von zehn Jahren für die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen, Rechnungen und Buchungen und sechs Jahre für Handelsbriefe. Hierunter fällt auch elektronische Post. Die reine Aufbewahrung auf Speichermedien reicht nicht aus. Unternehmen müssen auch nachweisen können, dass die Unterlagen nicht mehr verändert worden sind.

Zu den Kann-Fällen gehört die Archivierung elektronischer Post, die zwar wichtig ist, aber nicht dem Handels- oder Steuerrecht unterliegt. Die kann unter Umständen bei juristischen Auseinandersetzungen vor Gericht relevant sein. Im Streitfall dient sie als Beweis. Mail, die in diese Kategorie fällt, muss zwar nicht unbedingt revisionssicher, das heißt garantiert unverändert abgelegt werden, sollte aber nicht verloren gehen.

Durch die zunehmende Mail-Flut wird es für Mitarbeiter zunehmend schwierig, für einzelne Mails zu entscheiden, was damit zu tun ist und wo sie abzulegen ist. Im Rahmen des Mail-Managements setzen sich deshalb Lösungen durch, die eine Erfassung der Inhalte elektronischer Post mit der Einbeziehung in den Arbeitsablauf koppeln. Dazu gehört dann, dass bei elektronischen Briefen, die als relevant in Handels- oder Steuerfragen eingestuft wird, automatisch die dazu passenden Archivierungsroutinen angestoßen werden.

Ein solcher Ablauf kann auch beinhalten, dass Mails entsprechend dem Rollenprofil eines Mitarbeiters gespeichert werden. Solche Rollenprofile werden bei der Anmeldung eines neuen Nutzers erfasst. Sie ordnen ihn einem Tätigkeitsprofil zu und vergeben entsprechende Rechte in den IT-Systemen. Das hätte zur Konsequenz, dass elektronische Post aus dem Einkauf anders behandelt wird als das Schreiben aus der Marketingabteilung.

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