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Vereinheitlichen von Rechnungen über Internetportal Lieferant bucht Rechnungen selber

Erstellung, Versand und Buchung von Rechnungen sind kostenintensive Prozesse. Mittels Internettechnologien sind erhebliche Einsparungen möglich.

hiz DÜSSELDORF. Die direkte Kopplung von Rechenzentren, wie bei großen Firmen zum Teil realisiert, ist für kleine Lieferanten undenkbar. Ein Konzept, dass die Abwicklung über das Internet vorsieht, könnte helfen, diese Prozesse zu automatisieren.

„Kleine Lieferanten mit vielen Kunden haben keine Chance, die Rechnungsabwicklung zu automatisieren“ erklärt Daniel Schneider, Chief Technology Officer des Beratungshauses Platinion im Gespräch mit Handelsblatt.com. Bei einer Untersuchung haben die Experten der auf IT-Projekte spezialisiern Bosten-Consulting-Tochter festgestellt, dass in der Abwicklung von Rechungen trotzdem ein hohes Einsparpotential liegt. Das Konzept, dass Schneider und seine Kollegen im Rahmen des „Enterprise Signature Day“ in Düsseldorf erstmals vorstellten, stützt sich auf Internet-Technologien. Das Szenario sieht vor, dass die kaufmännische Abwicklung eines Auftrages über Internetportale und E-Mails abgewickelt werden, die auf den Servern des Rechnungsempfängers laufen. Quasi „per Selbstbedienung“ erstellt der Lieferant dort seine Rechnung und erhält elektronisch die signierte Bestätigung.

Der konventionelle Weg beginnt auf der Lieferantenseite mit der Bestellung, geht über die Lieferung mit Lieferschein, Ausstellung der Rechnung und Versand des Dokumentes per Post. Der Empfänger prüft, ob Ware und Rechnung deckungsgleich sind, und trägt die Daten in seine Buchhaltung – modern Enterprise Resource Planning (ERP) genannt – ein. Erst dann erfolgt der eigentliche Zahlungsverkehr. Bei Lieferanten entstehen, nach exemplarischen Untersuchungen, für die Erstellung und den Versand einer einzigen Rechnung Kosten in Höhe von über einem Euro. Fast die Hälfte davon entfallen auf Ausdruck, Porto und Versand. Die Kosten der Bearbeitung eingehender Rechnungen sehen die Experten mindestens genauso hoch. So erhalten große Handelsunternehmen zum Beispiel pro Jahr von ihren Lieferanten ca. 6 Millionen Dokumente, die mehr oder weniger manuell verarbeitet werden müssen. Dafür errechnen die Berater Kosten von bis zu 15 Millionen Euro.

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