Acht Regeln der Netiquette Darauf sollten Sie bei E-Mails achten

E-Mails sind häufig der falsche Weg für eine Nachricht. Ein Coach verrät, wann Sie Ihre Kollegen lieber anrufen sollten, wie die perfekte E-Mail aussieht und warum Sie nicht auf „Allen antworten“ klicken sollten.
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Mailverkehr: Zu viele Nachrichten können nerven. Deshalb sollte man sich an bestimmte Regeln halten. Quelle: dpa

Mailverkehr: Zu viele Nachrichten können nerven. Deshalb sollte man sich an bestimmte Regeln halten.

(Foto: dpa)

Maureen Bertolo glaubt nicht daran, dass E-Mail-Schreiber in den vergangenen zehn Jahren effektiver und höflicher geworden sind. Sie hat ihre Laufbahn als Programmiererin begonnen und unterrichtet seit mehr als zehn Jahren E-Mail-Netiquette. Twitter und SMS haben die Mail-Manieren verschlimmert, sagt Bertolo.

Die Expertin glaubt, dass viele Menschen sich zu sehr auf E-Mails verlassen und sie auch dann einsetzen, wenn sie völlig ungeeignet sind. Beispielsweise dann, wenn man sehr komplizierte Prozesse erklären muss, schwierige Probleme lösen will oder sich mit Beschwerden auseinandersetzt. Viele Menschen denken überhaupt nicht mehr daran, dass es auch effektivere Kommunikationswege geben könnte. Oder sie wählen die Mail, damit der Austausch dokumentiert ist.

Bei den SMS beobachtet Bertolo viel schlimmere Mängel. Dort ignoriere man Rechtschreibung, Grammatik und eine ordentliche Anrede. Weil die SMS-Kommunikation schneller abläuft, denken viele, dass sie nicht so professionell sein muss.

Falsch gedacht. Bertolo plädiert für ein professionelles Auftreten in jedem Kommunikationskanal. Sie versucht, den Menschen beizubringen, möglichst effektiv miteinander zu kommunizieren. Und manchmal führt dieser Weg nicht über eine E-Mail. Bertolo empfiehlt deshalb die folgenden acht Benimmregeln für E-Mails.

1. Vor dem Schreiben nachdenken: Bevor Sie eine Mail schreiben, denken Sie darüber nach, was Sie erreichen möchten und ob die Mail dafür geeignet ist. Wenn Sie zum Beispiel ein Problem lösen wollen, rufen Sie lieber an. Wenn Sie etwas Kompliziertes erklären wollen, zeigen Sie es den Adressaten, virtuell zum Beispiel über Videokonferenzen. Wenn Sie einem Kollegen etwas Dringendes sagen müssen, sprechen Sie ihn persönlich an.

2. So einfach wie möglich. Die E-Mail ist ideal für einfache Anfragen und Nachrichten, die nur ein paar Zeilen umfassen. Wenn eine Mail in eine lange Frage-Antwort-Kette mündet, geht die Ausgangsnachricht oft unter.

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