Feedback im Job Welche Zukunft hat das Jahresgespräch?

Viele Menschen in Deutschland haben regelmäßige Mitarbeitergespräche. Aber reicht ein Treffen alle paar Monate noch aus? Manche Unternehmen denken um – und der Softwarekonzern SAP sieht neue Geschäftschancen.
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In vielen Unternehmen gibt es einen Trend weg vom klassischen jährlichen Austausch. Quelle: Imago
Mitarbeitergespräch

In vielen Unternehmen gibt es einen Trend weg vom klassischen jährlichen Austausch.

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WalldorfEinmal im Jahr ist es soweit: Der Chef bittet zum Mitarbeitergespräch. Die Leistung wird bewertet, ein Ziel festgelegt, das Ergebnis aufgeschrieben, mitunter werden gar Noten gegeben. Diese Praxis ist üblich in der deutschen Wirtschaft – und nach Ansicht des Softwarekonzerns SAP überholt. „Das klassische Mitarbeitergespräch ist ein sehr starres System der Personalführung ohne kontinuierliche Interaktion“, sagt SAP-Personalchef Stefan Ries.

Der Konzern hat die interne Vorgabe zum Jahresgespräch deswegen gestrichen und stattdessen ein System eingeführt, in dem sich Beschäftigter und Chef ständig austauschen - und zwar ohne Noten. Statt Mammut-Pflichtgespräch nun Feedback-Häppchen. Die Idee will SAP auch irgendwann zu Geld machen. Andere sollen das System kaufen. Auch Experten beobachten grundsätzlich, dass sich Personalführung wandelt, vor allem in der Digitalbranche.

Durch die Globalisierung, das Internet und andere technologische Möglichkeiten würden Arbeitsabläufe beschleunigt und Geschäftsmodelle veränderten sich radikal, sagt Katharina Heuer von der Deutschen Gesellschaft für Personalführung. Daher gebe es einen Trend weg vom klassischen jährlichen Mitarbeitergespräch. „Einmal festgelegte Ziele für den Mitarbeiter für ein ganzes Jahr nützen nichts, wenn sich das Geschäft in diesem Zeitraum viel schneller entwickelt.“

Das System bei SAP soll den Austausch intensivieren. Ein Beispiel: Geht ein Vertriebler zum Kunden, kann er danach über das Netzwerk vom Treffen berichten. Sein Chef kann darauf antworten, ob mit Lob, Kritik oder Tipps. Wann interagiert wird, wird nicht vorgeschrieben - „das soll individuell gelebt werden“, so Ries. Und auch normale Treffen soll es geben, ohne Zwang und ohne Noten. Nur einmal im Jahr ein Feedback zu haben, sei zu wenig, zumal solche Konversationen oft unpräzise seien - weil man sich bisweilen kaum erinnere, was vor acht oder zehn Monaten gemacht wurde, sagt Ries.

Die besten Strategien für das Jahresgespräch
Rechtzeitig einladen
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Ein Jahresgespräch benötigt Vorbereitung. Deshalb ist es sinnvoll, wenn Vorgesetzte mit ihren Mitarbeitern rechtzeitig über einen geeigneten Termin sprechen – zum Beispiel zwei Wochen zuvor. Am besten, darauf weist die Creditreform in einem Fachbeitrag zum Thema hin, sollten Vorgesetzter und Angestellter das Gespräch in einem ruhigen Raum mit vertrauenswürdiger Atmosphäre führen – ohne sämtliche Störquellen wie Telefone oder Kollegen.

Gesprächsthemen reduzieren
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Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilung, Firmenkultur oder Zusammenarbeit – es gibt viele Themen, die bei Jahresgesprächen auf den Tisch kommen. Doch was viele nicht wissen: Es sollte ausschließlich um das vergangene Jahr und die Ziele fürs kommende gehen. Andernfalls zerstört das Gespräch die Funktion der einzelnen Personalmaßnahmen. Und: Wer gesteht schon ehrlich Fehler ein, die er im vergangenen Jahr gemacht hat, wenn er im selben Atemzug nach einer Gehaltserhöhung fragen will?

Klare Strukturen vorgeben
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Der größte Fehler, den Führungskräfte im Jahresgespräch machen können, ist, mehrere Themen auf einmal anzusprechen. Stattdessen, das rät die Creditreform, sollten sie für klare Strukturen sorgen und den Schwerpunkt auf die Ereignisse des vergangenen Jahres legen. Welche Zielen wurden vor einem Jahr definiert? Wurden sie erreicht? Welche positiven und negativen Veränderungen gab es? Nur so ist es möglich, Ziele für das kommende Jahr festzulegen.

Unangenehmes ansprechen
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Zum Gespräch gehört natürlich dazu, dass der Chef auch über unangenehme Dinge in Kenntnis gesetzt wird. Doch damit der Mitarbeiter auch den Mut hat, Probleme vor ihm offen anzusprechen, bedarf es Fingerspitzengefühl seitens der Führungskraft. Indem sie dem Angestellten das Gefühl gibt, zuzuhören, nachfragt, Entscheidungen in einen anderen Kontext stellt oder persönliche Aspekte im Gesagten herausarbeitet, kann die Führungskraft vorsichtig schwierige Themen in den Mittelpunkt rücken.

Emotionen drosseln
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Wenn der Chef bemerkt, dass sein Mitarbeiter nervös ist oder sich verschließt, kann das Gespräch schnell in eine falsche Richtung abdriften. Auch hier gilt für den Chef: ruhig bleiben, zuhören und nachfragen. Damit signalisiert die Führungskraft ihrem Angestellten, dass sie dessen Probleme verstehen will, Anteil daran nimmt und deswegen an einer gemeinsamen Lösung interessiert ist.

Befehle vermeiden
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„Du musst dich ändern“, „Du hast aber...“: Mit Du-Botschaften – am besten noch mit erhobenem Zeigefinger – ersticken Führungskräfte die Motivation ihrer Mitarbeiter, etwas zu ändern, im Keim. Wenn der Chef Veränderungswünsche anspricht, sollte er stattdessen Ich-Botschaften verwenden. Zum Beispiel: „Ich erwarte von dir, dass du dich änderst.“

Schlechte Leistung gut begründen
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Natürlich kommt der Chef auch manchmal zu dem Ergebnis, dass die Leistung eines Mitarbeiters im vergangenen Jahr mehr als dürftig war. Aber bevor er diese Beurteilung endgültig fällt, sollte er die Hintergründe dafür erfragen, so die Creditreform. Und wenn er dem Angestellten seine Meinung mitteilt, ist es laut Experten auch seine Aufgabe, konkrete Beispiele zu nennen, anhand derer er zu dieser Beurteilung kommt.

Der Betriebsrat befürwortet grundsätzlich die neue Art der Mitarbeitergespräche. Auch durch den Wegfall der Noten werde die Kommunikation mit dem Chef offener und zukunftsorientierter, sagt SAP-Betriebsrätin Sabine Deimel. „Der Mitarbeiter kann auch über eigene Schwächen und generelle Verbesserungsmöglichkeiten sprechen, ohne gleich eine schlechte Note zu riskieren.“

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