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Personalentwicklung „Kleine Unternehmen planen häufig ins Blaue hinein“

Ein neues Tool soll kleinen Unternehmen helfen, ihren Personalbedarf zu planen. Expertin Jutta Rump erklärt, warum viele Betriebe das Thema unterschätzen – und wie sie sich im Wettbewerb um Fachkräfte durchsetzen.
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Das neue Tool der Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums soll insbesondere kleinen Unternehmen helfen, den Personalbedarf für die nächsten fünf Jahre zu ermitteln. Quelle: Getty Images portishead1
Wegweiser bei der Personalplanung

Das neue Tool der Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums soll insbesondere kleinen Unternehmen helfen, den Personalbedarf für die nächsten fünf Jahre zu ermitteln.

DüsseldorfDie Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums (INQA) hat gemeinsam mit Experten der Deutschen Gesellschaft für Personalführung (DGFP) und des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE) ein kostenloses Tool für kleine bis mittelständische Unternehmen zur strategischen Personalplanung entwickelt. Arbeitsmarktexpertin Jutta Rump erklärt im Interview, wie das Programm funktioniert, warum Personalplanung auch in kleinen Betrieben unerlässlich ist und welche Möglichkeiten, kleine Unternehmen haben, Fachkräfte von sich zu überzeugen.

Frau Rump, warum bringen Sie ausgerechnet jetzt das Tool heraus - und nicht vor fünf oder zehn Jahren?
Personalplanung wird gerade in einer Zeit wie dieser immer wichtiger, in der die demografische Entwicklung erheblichen Einfluss auf Arbeits- und Fachkräfte nimmt, die Digitalisierung rasant voranschreitet und sich dadurch auch ökonomische Entwicklungen beschleunigen.

Grundsätzlich muss man sagen, dass Unternehmen relativ gut in diesem Bereich aufgestellt sind – zumindest die großen. Die Kleineren betreiben zwar oftmals so etwas wie eine Unternehmensplanung. Wenn es allerdings um das Personal geht, planen sie häufig ins Blaue hinein.

Was ist der Grund dafür?
Gerade weil es derzeit vielen kleinen Unternehmen, zum Beispiel im Handwerk, besonders gut geht, sehen sie gar nicht die Notwendigkeit, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Meistens übernimmt der Inhaber oder Geschäftsführer des Unternehmens die Personalplanung, kümmert sich aber gleichzeitig noch um den Vertrieb oder die Technik. Es kostet allerdings viel Zeit, sich in die Logik der strategischen Personalplanung einzuarbeiten. Viele denken sich dann: „Ich weiß eh schon nicht, wo mir der Kopf steht, dafür habe ich nun wirklich keine Zeit.“

So halten Firmen ihre besten Mitarbeiter
Organisationsstrukturen im Umbruch
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Mit traditioneller und straffer Organisation vergraulen Mitarbeiter aktuelle und potenzielle Mitarbeiter. Stattdessen sind in Zeiten der Digitalisierung flexible und flache Strukturen gefragt – das ist zumindest das Ergebnis einer gemeinsamen Studie der Personalberatung Kienbaum und der Jobbörse Stepstone, für die 12.000 Fach- und Führungskräfte zu Hierarchie- und Organisationsformen in deutschen Unternehmen befragt wurden. Vier von zehn Führungskräfte gaben an, dass sich ihr Unternehmen mitten im Veränderungsprozess befindet. Die Studienherausgeber haben Tipps zusammengestellt, wie Unternehmen sich auf die Zukunft vorbereiten – und Mitarbeiter so langfristig binden.

(Foto: Getty Images)
Zielorientiert Innovationen fördern
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Zahlreichen deutschen Unternehmen ist laut Untersuchung bewusst, dass sie Innovationen in einigen Abteilungen stärker fördern müssen. Nur: Die Betriebe sind nach Einschätzung der Beschäftigten vor allem auf Effizienz ausgerichtet – und nicht unbedingt auf Fortschritt. Unternehmen können sich also als zukunftsfähiger Arbeitgeber auf dem Markt beweisen, indem sie Innovationen fördern. Und zwar zielgerichtet: In welchen Bereichen sind sie notwendig? Welche Teams und Prozesse eignen sich für den Veränderungsprozess?

(Foto: fotolia)
Klein anfangen
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Den Studienautoren zufolge genügt es bereits, wenn Verantwortliche diesen Veränderungsprozess langsam, aber sorgfältig einführen. „Lieber kleinere, aber ernst gemeinte und sauber evaluierte Projekte mit veränderten Organisationsstrukturen umsetzen, als groß angelegte, aber oberflächliche Kampagnen ohne wirkliche Einbeziehung der Belegschaft durchführen“, heißt es in der Schlussfolgerung der Untersuchung. Auf lange Sicht profitiere so das gesamte Unternehmen.

(Foto: plainpicture/Hero Images)
Mitarbeiterwünsche als Motivation wahrnehmen
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Deutsche Arbeitnehmer wünschen sich laut Studie flache Hierarchien und klare Ansagen vom Chef: Drei von vier Befragten gaben an, dass die Unternehmensstruktur einen Stark Einfluss auf ihre Jobzufriedenheit hat. Wichtig ist deshalb, dass Unternehmen Veränderungsprozesse einleiten, falls flache Hierarchien und wenig Kommunikation herrschen.

(Foto: Fotolia.com)
Mehr Verantwortung
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Verantwortungsvolle Aufgaben sind ein weiteres Mittel, um gute Mitarbeiter ans Unternehmen zu binden. Denn drei von vier Studienteilnehmern gaben an, dass sie sich im Job mehr Verantwortung wünschen. Ob der Angestellte tatsächlich für das selbstverantwortliche Arbeiten geeignet ist, stellt sich selbst bei kleinen Projekt heraus.

(Foto: Fotolia.com)
Mitarbeiterinitiative wecken
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Die Ideen der Mitarbeiter bieten laut Studie in vielen Unternehmen noch ungenutztes Potenzial: Nur jeder Fünfte gab an, dass sein Arbeitgeber Verbesserungsvorschläge aktiv fördert. Fast die Hälfte der Befragten arbeitet in Betrieben, in denen es nicht einmal Prozesse zur Sammlung und Verarbeitung von Ideen gibt – und eigene Vorschläge sogar ausdrücklich unerwünscht sind. Wer also Ideen aus der Belegschaft wertschätzt und systematisch einfordert, kann sich als attraktiver Arbeitgeber profilieren.

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Karrierewege aufzeigen
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Wer womöglich über Jahrzehnte den gleichen Job – ohne Perspektiven auf Veränderung – macht, läuft Gefahr, sich weniger mit dem Unternehmen zu identifizieren und folglich weniger motiviert und produktiv zu sein. Kienbaum und Stepstone wissen: „Persönliche, für einzelne Mitarbeiter relevante Entwicklungsperspektiven ziehen Talente an und binden diese.“

(Foto: Getty Images)

Doch solche Unternehmen nehmen sich ohne eine gezielte Personalplanung viele Gestaltungsmöglichkeiten und laufen dadurch Gefahr, am Ende nur noch in der Wirtschaft Getriebene zu sein – und um ihre Existenz bangen zu müssen.

Und das soll das „Starter-Set Strategische Personalplanung“ verhindern?
Es soll den Unternehmen ermöglichen, strukturiert und systematisch in die Zukunft zu blicken. Natürlich kann es nicht die Funktion einer Glaskugel übernehmen. Das Programm hilft Betrieben allerdings dabei, mit den heutigen Informationen verschiedene Szenarien bezüglich des Personalbedarfs durchzuspielen und bereits entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

„Wer auf Personalplanung verzichtet, verschenkt einen Zeitvorteil“

Die Arbeitsmarktexpertin engagiert sich im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit für das Thema Chancengleichheit und Diversity. Zudem leitet sie das Institut für Beschäftigung und Employability (IBE) an der Hochschule Ludwigshafen. Quelle: PR
Jutta Rump

Die Arbeitsmarktexpertin engagiert sich im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit für das Thema Chancengleichheit und Diversity. Zudem leitet sie das Institut für Beschäftigung und Employability (IBE) an der Hochschule Ludwigshafen.

(Foto: PR)

Wie funktioniert das im Detail?
Zuerst machen Betriebe die Personalbestandsplanung: Wie viele Personen werden in den einzelnen Abteilungen beschäftigt? Über welche Qualifikationen verfügen sie? Wie viel kosten sie das Unternehmen? Dann nehmen sie sich den Planungshorizont vor: Wie wird sich der Personalbestand in den nächsten drei bis fünf Jahren entwickeln? Im nächsten Schritt setzen sich die Unternehmen mit der Frage auseinander, welchen Personalbedarf sie haben unter Berücksichtigung von potenziellen Entwicklungen in der Branche und auf dem Arbeitsmarkt – in der Menge, aber auch in der Qualifikation. Durch einen Soll-Ist-Vergleich sind Unternehmen in der Lage, abschließend gezielt Maßnahmen abzuleiten.

Treten Sie mit Ihrem Angebot nicht in Konkurrenz mit Unternehmensberatern?
Nein. Das würden wir nur tun, wenn wir für das Tool Geld verlangen würden. Uns ist es wichtig, dass auch der kleinste Betrieb, der sich einfach keinen Unternehmensberater leisten kann, in der Lage ist, professionell den Personalbestand und -bedarf zu planen. Unternehmensberater können das Programm ja genauso gut herunterladen und dann gemeinsam mit den Betrieben damit arbeiten.

Bei Unternehmen mit 20 oder 30 Mitarbeitern sollte man ja meinen, dass der Personalbestand so übersichtlich ist, dass man auch ohne strategische Planung rechtzeitig erkennt, in welchen Bereichen künftig Bedarf bestehen wird.
Natürlich kennt der Chef solch eines Unternehmens seinen Personalbestand. Mit dem Bedarf sieht es hingegen anders aus: Auch dieser Unternehmer muss sich die Zeit nehmen, darüber nachzudenken, wie sich die Zahl der Mitarbeiter, die Branche, die Technik und auch der Arbeitsmarkt entwickeln könnten. Dann fällt meist ganz schnell auf: „Okay, meinen Gesellen oder den Mitarbeiter Meier müsste ich vielleicht doch noch mal zu einer Weiterbildung schicken.“

Die wichtigsten Spielregeln bei der Probearbeit
Klar zwischen Probearbeiten und Probezeit unterscheiden
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Während die Probezeit einen Arbeitsvertrag voraussetzt, haben Arbeitgeber und Bewerber beim Probearbeiten lediglich eine Vereinbarung getroffen – ohne gegenseitige Rechte und Pflichten. Für das Unternehmernetzwerk Impulse haben die Anwälte Inga Leopold und André Ueckert die größten Fallen erläutert, in die Arbeitgeber bei der Probearbeit tappen können.

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Schriftliche Vereinbarung schließen
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Um auf Nummer sicher zu gehen, dass zwischen beiden Parteien klar ist, dass es sich um ein Probearbeiten handelt, raten Experten vorab zu einer schriftlichen Vereinbarung. Wichtig: Daraus sollte hervorgehen, dass der Bewerber nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet ist und das Unternehmen nicht dazu berechtigt ist, ihm Aufgaben aufzutragen. Darüber hinaus gibt es laut Anwalt Ueckert weitere wichtige Punkte, die darin aufgeführt werden sollten: der Name des Bewerbers, der Ort und Zeitraum des Probearbeitens, Hinweise zum Hausrecht des Unternehmens, der Verzicht auf Vergütung, Ansprechpartner des Interessierten sowie ein Vermerk, dass beide Seiten die Probearbeit mündlich beenden können.

(Foto: dpa - picture-alliance)
Minimum an Verpflichtungen
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Der Sinn des Probearbeitens ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ein Gefühl dafür bekommen, ob die Chemie zwischen ihnen stimmt. Das gelingt den Experten zufolge allerdings nur, wenn das Probearbeiten möglichst unverbindlich bleibt. Das bedeutet: Der Bewerber sieht sich die Aufgabengebiete in der Praxis an, ohne dass der Vorgesetzte ihn dafür entlohnen muss. Unter gewissen Voraussetzungen darf der Jobsuchende auch kleinere Tätigkeiten ausführen.

(Foto: dpa - picture-alliance)
Nur kleine Aufgaben
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Am Tag des Probearbeitens sollten die Bewerbern nur mitlaufen – und nicht selbst arbeiten. Ein Lastwagenfahrer dürfte beispielsweise auf dem Beifahrersitz Platz nehmen, das Fahrzeug aber nicht selbst lenken oder beladen. Wenn der Arbeitgeber dennoch wissen möchte, ob der Bewerber überhaupt in der Lage dazu ist, die Aufgaben zu erledigen, kann er den Jobsuchenden nur einen Teil einer Aufgabe erledigen zu lassen. „Wenn er das mal eine Stunde lang macht, kann man noch nicht von einem Arbeitsverhältnis sprechen“, sagt Leopold. Wichtig sei, zu Beginn klar zu machen, dass der Bewerber zu keiner Arbeitsleistung verpflichtet ist.

(Foto: dpa - picture-alliance)
Kurze Dauer festlegen
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Es gibt keine Rechtsprechung darüber, wie lange das Probearbeiten minimal oder maximal dauern sollte. Arbeitsrechtler raten allerdings, den Bewerber maximal eine Woche zur Probearbeit einzuladen. Leopold empfiehlt kürzere Zeiträume über ein paar Stunden. „Lassen Sie Ihren Kandidaten nur mehrere Tage kommen, wenn es wirklich eine stichhaltige Begründung dafür gibt. Zum Beispiel, wenn nur an bestimmten Tagen spezielle Arbeiten verrichtet werden, die der Bewerber kennen sollte.“

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Keine Bezahlung
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Unternehmer sind nicht dazu verpflichtet, Bewerber, die zur Probe arbeiten, zu bezahlen – selbst dann nicht, wenn sie an diesem Tag kleinere Aufgaben übernehmen. Hat der Arbeitgeber allerdings das Bedürfnis, dem Bewerber eine Entschädigung für den Zeitaufwand zu zahlen, ist es wichtig, dass aus der schriftlichen Vereinbarung hervorgeht, dass es sich dabei nicht um eine Arbeitsvergütung handelt.

(Foto: dpa - picture-alliance)
Protokoll führen
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Wenn der Jobsuchende während des Probearbeitens in den Betrieb und seine Abläufe integriert wird, könnte er vor Gericht eine Bezahlung für seine Arbeit einfordern – auch ohne schriftlichen Vertrag. Denn ein Urteil aus dem Jahr 2005 vor einem Gericht in Schleswig-Holstein besagt: Übersteigen die Tätigkeiten und Anweisungen des Vorgesetzten ein Schnupperverhältnis, gilt das in vielen Fällen als stillschweigender Abschluss eines Arbeitsvertrages. Indizien für einen Vertragsabschluss sind eine Vergütung, konkrete Arbeitszeiten und das Einhalten von Pausen, wiederholte, vom Chef aufgetragene Tätigkeiten, das Tragen von Dienstkleidung sowie das Aufsuchen bestimmter Arbeitsorte. Der Arbeitgeber kann sich absichern, indem er intern Protokoll über das Probearbeiten führt.

(Foto: dpa - picture-alliance)

Denn was oft in Vergessenheit gerät: Der Umgang mit Personal hat immer eine größere Vorlaufzeit, als wenn Sie aufgrund technischer Entwicklungen einfach nur eine Maschine umstöpseln. Wenn Unternehmen keine Personalplanung machen, verschenken sie den Zeitvorteil – unabhängig von ihrer Größe.

Strategische Allianzen gegen Fachkräfte-Mangel

Diese Unternehmen machen Bewerber glücklich
Platz 10: SAP
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Auf Platz zehn der bewerberfreundlichsten Unternehmen hat es die Software-Schmiede SAP geschafft. Das ist ein Plus von erstaunlichen 72 Plätzen. Im letzten Jahr rangierte das Unternehmen noch auf Platz 82. Das ist das Ergebnis der aktuellen Umfrage der Meinungsforscher Potentialpark unter 28.007 Studenten. Sie sollten das Bewerbungsverfahren von insgesamt 461 Unternehmen anhand von vier Kategorien – Online-Bewerbung, Karriere-Website, Social Media und mobiles Bewerben – bewerben.
Am besten schneidet SAP übrigens in der Kategorie „Mobile“ ab. Dort belegt das Unternehmen Rang 8.

(Foto: Reuters)
Platz 9: Bayer
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Bayer hat ganze 22 Plätze gutgemacht und belegt nun Rang neun. Bei der Online-Bewerbung und in der Kategorie Mobile schafft es der Chemiekonzern nur auf die Plätze 27 beziehungsweise 25, aber in der Kategorie Social Media reicht es immerhin für Platz fünf.

(Foto: dpa)
Platz 8: BASF
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Der Chemiekonzern aus Ludwigshafen kommt auf Rang acht und hat sich damit im Vergleich zum Vorjahr um vier Plätze verschlechtert. Trotzdem schafft es BASF in den Kategorien Karriere-Website und Online-Bewerbung unter die Top vier.

(Foto: )
Platz 7: Allianz
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Die Münchner Allianzversicherung belegt Platz sieben. In zwei Kategorien (Mobile und Online Bewerbung) schafft es das Unternehmen in die Top Fünf. Im Vorjahr reichte es in der Gesamtwertung übrigens nur für Rang 14.

(Foto: dpa)
Platz 6: Infineon
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Um einen Platz nach unten geht es für den Halbleiterhersteller Infineon. Die besondere Stärke des Unternehmens liegt in der Kategorie „Mobile“. Hier vergaben die Teilnehmer Platz drei.

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Platz 5: Thyssen-Krupp
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Einer der Aufsteiger des Jahres ist der Stahlkonzern Thyssen-Krupp. 53 Plätze machte das Unternehmen wett – von Rang 58 geht es hoch auf Rang fünf. Die Stärken des Konzerns aus Sicht der Bewerber sind die Karriere-Website und die Online-Bewerbung.

(Foto: dpa)
Platz 4: EY (Ernst & Young)
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Für die Unternehmensberatung ging es im Vergleich zum Vorjahr um zwei Plätze nach unten. EY belegt in der Kategorie Social Media zwar den ersten Platz, doch die mobile Bewerbung macht den Befragten offenbar bei EY noch nicht so viel Freude (Platz 17).

Statt Rang zwei schaffen es die Berater in der Gunst der Studierenden nur noch auf Rang vier

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Aber haben kleine Betriebe überhaupt eine realistische Chance im Wettbewerb um hochqualifizierte Fachkräfte mit Konzernen, die ja sehr gezielt Personalplanung betreiben?
Bei den wenigsten kleinen Unternehmen ist das Problem natürlich nicht gelöst, indem der Chef sagen: „Dann zahle ich einfach mal ein bisschen mehr Gehalt oder zaubere den bunten Blumenstrauß der Sozialleistungen hervor.“ Aber das ist im Wettbewerb mit Konzernen auch gar nicht notwendig.
Diese Unternehmen müssen „nur“ herausarbeiten, was sie – im Gegensatz zu den großen Unternehmen – zu einem attraktiven Arbeitgeber macht. Da reden wir beispielsweise über Unternehmenskultur, Betriebsklima, multivariablen Arbeitseinsatz oder auch von Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Kunst ist, diese Punkte so umzusetzen, dass sie zu einem ehrlichen Markenwert fürs Unternehmen werden.

In der Theorie klingt das einleuchtend. Aber in der Praxis steht für viele Jobsuchende sicherlich dennoch die Bezahlung im Vordergrund.

Kleine Unternehmen müssen natürlich eine marktgerechte Entlohnung bieten, wenn sie gute Kräfte gewinnen und halten wollen. Doch wir beobachten: Wenn Unternehmen mehr zahlen, hat das am Anfang den Effekt, dass Arbeitnehmer den besser zahlenden Arbeitgeber bevorzugen. Doch dieser Effekt hält genau sechs Wochen an – bis er einen Eindruck von der Arbeit im Betrieb bekommen hat. Denn der Mitarbeiter ist nur dann motiviert und identifiziert sich mit dem Unternehmen, wenn die Mischung aus immateriellen und materiellen Anreizen stimmt.

Welche Möglichkeiten haben kleine Unternehmen darüber hinaus, Fachkräfte zu gewinnen?
Eine weitere Möglichkeit ist, strategische Allianzen mit anderen, vergleichbar großen Unternehmen zu schmieden und darin ein Empfehlungsmanagement zu etablieren: Ein Unternehmen erhält mehrere gute Bewerbungen auf eine Stelle, kann aber nur eine Person einstellen. Statt den qualifizierten Bewerbern, für die er keinen Job hat, nur eine Absage zu erteilen, könnte er ihnen vorschlagen, sie an einen anderen Betrieb weiterzuempfehlen, der gerade auf der Suche ist. Um solche Netzwerke ans Laufen zu bringen, müssen Unternehmen allerdings vorher wissen, wie groß ihr Personal-Manko vermutlich ausfallen wird.

Ist es realistisch, dass ein Unternehmen seinem Mitbewerber einen guten Kandidaten empfiehlt?
Ja, es gibt gute Beispiele aus der Praxis dafür, dass das Empfehlungsmanagement funktionieren kann wie die regionalen Bündnisse zur Fachkräftesicherung in Rheinland-Pfalz. Unternehmen müssen aber nicht zwingend eine Allianz mit ihrem unmittelbaren Konkurrenten gründen. Viele Berufsgruppen sind ja schließlich in verschiedenen Branchen vertreten.

Frau Rump, vielen Dank für das Interview.

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