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Jobsuche Wie Bewerber die Robo-Recruiter überlisten können

Viele Unternehmen setzen Software ein, um offene Stellen zu besetzen. Für Bewerber gibt es einige Methoden, den Algorithmus von sich zu überzeugen.
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Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Capgemini setzen schon heute drei von vier großen Firmen bei der Suche und Auswahl ihrer Nachwuchstalente auf die Digitalisierung. Quelle: Getty Images
Digitale Personaler

Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Capgemini setzen schon heute drei von vier großen Firmen bei der Suche und Auswahl ihrer Nachwuchstalente auf die Digitalisierung.

(Foto: Getty Images)

BonnKnapp zwei Drittel aller Unternehmen in Deutschland haben Probleme, neue Mitarbeiter zu finden. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Bitkom-Studie, die dem Handelsblatt exklusiv vorliegt. Im Auftrag der Firma Personio wurden deutschlandweit mehr als 300 Unternehmen befragt. Ein Viertel erhält häufig oder sehr häufig noch während des Auswahlverfahrens eine Absage von Bewerbern.

Viele Personalchefs fragen sich, was schief läuft. In der Studie heißt es: In 94 Prozent dieser Fälle hat der Bewerber inzwischen eine Stelle in einem anderen Unternehmen gefunden. Heißt: Der Faktor Zeit spielt eine entscheidende Rolle für suchende Firmen.

Je größer dabei ein Unternehmen ist, desto höher liegt die Erfolgsquote, wenn es darum geht, aus einem Vorstellungsgespräch einen geeigneten Mitarbeiter zu gewinnen. Woran liegt das? Die größeren Unternehmen haben laut Studie häufiger HR-Software im Einsatz (34 Prozent gegenüber zwölf Prozent der kleinen Unternehmen), und sie verfügen über einen definierten und strukturierten Einstellungsprozess (94 Prozent).

Hauptgründe für die Nicht-Einstellung von Bewerbern

  • 97 Prozent: Bewerber erfüllt nicht die Kriterien der Stellenanzeige
  • 97 Prozent: Zu hohe Gehaltsvorstellungen
  • 75 Prozent: Fehlende Sympathie
  • 70 Prozent: Mangelnde Soft Skills
  • 69 Prozent: Unzureichende Berufserfahrung
  • 61 Prozent: Ungenügende Deutschkenntnisse
  • 59 Prozent: Mangelhafte Hard Skills
  • 52 Prozent: Unzureichende Arbeitszeugnisse

    Quelle: Bitkom Research / Personio

In der repräsentativen Studie heißt es: Wer Software für das Bewerbermanagement einsetzt, lädt weniger Bewerber zu Gesprächen ein (17 Prozent gegenüber 20 Prozent), selektiert also besser vor. Zwar resultieren am Ende aus der Gesamtzahl der Bewerber prozentual genauso viele Neueinstellungen (4,8 Prozent) wie bei Unternehmen, die keine Software nutzen. Die müssen dafür allerdings deutlich mehr Gespräche führen.

Laut Studie kommen digital aufgestellte Personalabteilungen auf 44 unterzeichnete Arbeitsverträge, während Unternehmen, die keine digitale Lösung im Einsatz haben, nur 16 Neueinstellungen erzielen. Das mag soweit stimmen. Nun muss man wissen, dass der Auftraggeber der Studie, das Münchner Start-up Personio, selbst eben genau solche HR-Software verkauft.

Was Bewerber bei Rekrutierungs-Software beachten müssen

Betrachtet man die andere Seite, stellt sich häufig die Frage, was Bewerbungssoftware eigentlich ist und wie man sie geschickt überlisten kann, um an den Job zu kommen. Moderne „Bewerbungs-Roboter“ sind eine Software, die mit einer Datenbank gekoppelt ist. Und sie kommt meistens dann zum Einsatz, wenn Bewerber ihre Unterlagen digital über die Karriereplattform eines Unternehmens einreichen.

Dahinter steckt ein Algorithmus. Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Capgemini setzen schon heute drei von vier großen Firmen bei der Suche und Auswahl ihrer Nachwuchstalente auf die Digitalisierung.

In immer mehr großen Firmen trifft inzwischen Software die Entscheidung, wer den Job bekommen könnte. Bewerber müssen ihre Unterlagen einfach hochladen oder Online-Fragebögen ausfüllen. Die Software scannt dann Anschreiben, Lebensläufe und Zeugnisse und selektiert auf Basis strenger Kriterien: Wo habe ich studiert? Wie viel Erfahrung habe ich in einem Bereich? Welche Qualifikationen bringe ich mit? Oder auch: wie lange muss ich jeden morgen fahren, um zur Arbeit zu kommen? Habe ich überhaupt ein Auto?

Wenn die Antworten zur Wunschliste des Arbeitgebers passen, verschickt die Software automatisch eine Einladung an den Bewerber und trägt den Termin gleich im Kalender des zuständigen Personalers ein: 14 Uhr Interview Kontio, 15.30 Uhr Interview Schmidt, 17 Uhr Interview Mustermann.

Das mag im ersten Moment unmenschlich klingen. Aber gerade Dax-Konzerne und Marktführer aus dem Mittelstand bekommen mehrere tausend Bewerbungsmappen am Tag. Bei Audi in Ingolstadt landet zum Beispiel alle 52 Sekunden eine neue Bewerbung – das sind mehr als 100.000 pro Jahr. Eingestellt wird nur ein Bruchteil davon, nämlich gut 3000 oder drei Prozent der Bewerber. Google bekommt sogar bis zu 75.000 Bewerbungen pro Woche.

Die Personalabteilung kann mit Hilfe der Bewerbungssoftware auch ermitteln, welche Mitarbeiter besonders lange und besonders gut in der Firma arbeiten – und herausfinden, was diese Menschen gemeinsam haben. Vielleicht wohnen die besten Mitarbeiter zum Beispiel besonders nah an ihrem Arbeitsplatz. Diese Eigenschaften sind dann auch für neue Kandidaten ausschlaggebend.

Es gibt schon ein großes Unternehmen in Deutschland, das einen Schritt weiter ist und mit künstlicher Intelligenz experimentiert. Beim Versicherer Talanx genügt ein einziges Telefonat mit einem Computer. Der Bewerber kann etwa erklären, wie ein perfekter Tag für ihn aussieht. Dann erstellt ein Programm in wenigen Minuten durch Sprachuntersuchungen Persönlichkeitsanalysen, für die Psychologen ganze Tage in einem Assessment-Center brauchen würden.

Tipps, um Bewerbungen softwarefreundlich zu gestalten

Es gibt ein paar einfache Tipps, die Sie im Umgang mit HR-Software beachten sollten. Auch wenn es selbstverständlich klingt, lautet die oberste Spielregel: Achten Sie auf Rechtschreibung, wenn Sie nicht nach drei Sekunden aussortiert werden wollen. Denn die Software ist extrem pingelig und gnadenlos gegenüber Fehlern, bei denen ein Mensch nochmal ein Auge zudrückt, wenn ihn der Rest neugierig macht.

Zweitens: Vergessen Sie kreative und individuelle Formulierungen. Das folgende Beispiel ist zwar nett, aber tabu. „Facebook-Junkie? Head of Headlines? Social-Media-abhängig? Bingo! Begeisterungsfähig und neugierig wie ich bin, fühle ich mich vom innovativen und wegweisenden Profil Ihrer PR-Agentur magisch angezogen und bin hochmotiviert, ein Teil Ihres Teams zu werden.“ Das interessiert die Software nicht.

Stattdessen sollten Sie übertrieben gesagt im 08/15-Stil schreiben und möglichst oft die Schlagwörter benutzen, die in der Ausschreibung der Firma genannt werden. Zum Beispiel „Kenntnisse im Projektmanagement“ oder „Auslandserfahrung“. Darauf reagiert die Software – das ist quasi eine Art Suchmaschinen-Optimierung für Bewerbungssoftware. Aber bitte nicht den Fehler machen und die Wörter zu oft benutzen; es muss lesbar bleiben.

Genau so wenig Eindruck bei der Software machen auch Floskeln wie „dynamisch“, „belastbar“ oder „motiviert“. Arbeiten Sie stattdessen mit einer Stichwortliste wie bei „Buzzfeed“-Artikeln. Sie wissen schon, das sind die Texte, die uns mit Überschriften wie „20 Katzen zeigen ihre zerstörerische Seite“ ködern und bei denen ich mich hinterher jedesmal ärgere, dass ich drauf geklickt habe. Aber für die Bewerbung können Sie sich das Prinzip abschauen. Schreiben Sie also eine kleine Liste mit den „10 Dingen, die ich richtig gut kann…“ – und der Roboter wird sie lieben.

Der letzte Tipp betrifft Ihren Lebenslauf. Der darf durchaus auch mal mehr als drei Seiten umfassen, auf denen Sie Ihre Kenntnisse ausführlicher erläutern. Der Software ist es nämlich egal, wie lange sie liest.
Die schlechte Nachricht: alles, was verspielt und kreativ ist wie zum Beispiel Ihr Werdegang seit Geburt in Büttelborn über Grundschule in Grebenhain, Abitur und Studium als bunter Zeitstrahl auf zwei Seiten – bitte nicht.

Auch Grafiken und aufwändige Tabellen sind für die Software nicht zu knacken. Entweder wird der Text aus der Tabelle nicht richtig übernommen oder die Gliederung fliegt auseinander. Dasselbe gilt für PDF-Dateien – das ist zu schwer zu lesen. Speichern Sie die Vita also einfach als Word-Dokument ab. Das ist zwar nicht so revolutionär wie die Robo-Software, verspricht aber Erfolg.

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