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Ab dem dritten Meeting am Tag wird nicht nur der Kaffee abgestandener, und die Kekse werden weicher, sondern auch der Blick leerer, die Konzentration schwächer und das Smartphone zur Dauerbeschäftigung.

(Foto: Getty Images)

Produktivität statt Langeweile 12 Tipps von Topmanagern gegen langweilige Meetings

Langweilige Meetings sind Zeitfresser und kosten Millionen. Was Manager wie Jeff Bezos, Bill Gates und Oprah Winfrey dagegen tun.
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Viele Besprechungen sind so ineffizient, dass sie nicht mehr sind als langweilige Laberrunden in schlecht belüfteten Konferenzräumen. Whiteboards und Flipcharts werden mit bunten Diagrammen und Skizzen bekritzelt, Teilnehmer reden sich an ovalen Konferenztischen vor glänzend polierten Kaffeekannen von Alessi den Mund fusselig und sind hinterher doch nicht schlauer als vorher.

Rund 7000 Stunden verbringt die gesamte Führungsriege eines durchschnittlichen Konzerns pro Jahr damit. Das zeigt eine Untersuchung der Unternehmensberatung Bain & Company.

Solche Meetings sind nicht nur Zeitfresser, sie kosten schlicht Millionen, und das nicht nur auf Ebene der Topmanager. Von 40 Wochenstunden hängen auch Mitarbeiter im Schnitt 21 Stunden in Sitzungen fest – davon acht Stunden in solchen, die sich problemlos streichen ließen. Das ist ein ganzer Arbeitstag! Dabei sind Vorbereitungstreffen und schwerfällige Folgemeetings noch gar nicht eingerechnet.

Dagegen ist ein Kraut gewachsen. Die Autoren Martin J. Eppler und Sebastian Kernbach beschreiben in ihrem Buch „Meet up“, das gerade bei Schäffer Poeschel erschienen ist, die Lieblingsregeln erfolgreicher Menschen. Wer bessere Meetings haben will, findet in dem praktischen Ratgeber viele gute Tipps und Ideen. Schauen wir nun, was sich von Persönlichkeiten wie Jeff Bezos oder dem Dalai Lama lernen lässt.

Jeff Bezos (CEO von Amazon)

Der Amazon-Chef formulierte die „Zwei-Pizza-Regel“: Eine Besprechung sollte nicht mehr Personen umfassen, als mit zwei Pizzen verpflegt werden können.

Bill Gates (Gründer von Microsoft)

Der Microsoft-Chef hatte die Regel, bei sogenannten Review-Meetings (Rückschau-Meetings) als erste Präsentationsfolie die sogenannten „low insights“, also Misserfolge und momentane Probleme, sehen und ausführlich besprechen zu wollen.

Reinhold Würth (Würth-Gruppe)

Der langjährige Macher hinter dem Wachstumserfolg der Unternehmensgruppe hat verstanden, dass unterschiedlich gehandhabte Begriffe ein Produktivitätskiller für Besprechungen sind. Deshalb hat er die wichtigsten Finanz- und Erfolgsbegriffe weltweit einheitlich definiert und in eine regelmäßige Regelkommunikation eingebunden. Alternative Verständnisse dieser Begriffe werden dabei nicht geduldet.

Oprah Winfrey (US-Talkmasterin)

Die Talk-Queen und Unternehmerin führt in der Regel überhaupt keine Besprechungen durch und bevorzugt bilaterale Telefonate.

Elon Musk (CEO von Tesla)

Der Unternehmer hat eine ungeschriebene Regel in seinen Besprechungen: Sei optimal auf dein Thema vorbereitet, oder werde in der Fragerunde ordentlich zerlegt. Eine weitere seiner Meeting-Regeln lautet: kein Vorschlag ohne Faktenbasis.

Dalai Lama

Seine Heiligkeit scheint ebenfalls einer ungeschriebenen Besprechungsregel zu folgen, nämlich dieser: kein Meeting ohne Heiterkeit. Jeder, der den religiösen Führer getroffen hat, bestätigt es: Keine Begegnung mit ihm läuft ohne Humor, Fröhlichkeit und positive Ausstrahlung ab.

Sheryl Sandberg (COO von Facebook)

Die Managerin führt mit einer Strichliste durch die Besprechung. Sind alle Punkte durchgestrichen, wird die Besprechung sofort beendet.

Ray Dalio (Gründer des Hedgefonds Bridgewater)

Der legendäre Investor setzte als Sitzungsregel durch, dass praktisch alle Besprechungen akustisch aufgezeichnet wurden. Die Folge war, dass die Mitarbeiter sich bemühten, nur klare und wertvolle Beiträge zu leisten – und zugesagte Aufgaben dann auch zügig umzusetzen, da jeder nachhören konnte, wozu sie sich verpflichtet hatten.

Richard Branson (Gründer der Virgin-Gruppe)

Branson hat eine inspirierende Regel: Für unkonventionelle Ideen braucht es unkonventionelle Besprechungsorte. Deshalb rät er seinen Managern, Meetings mal im Park oder im Café um die Ecke abzuhalten, besonders wenn neue Ideen gefragt sind.

Mark Suster (Investor bei Upfront Ventures)

Der US-Investor hat als Regel für die meisten Besprechungen: keine offenen Laptops. Laptops führen in Besprechungen zu Unaufmerksamkeit und Ablenkung und signalisieren, dass man am Gespräch nicht interessiert ist; deshalb sollte man explizit dazu auffordern, sie zu schließen.

Barack Obama

Der ehemalige US-Präsident hatte bei seinen Kabinettssitzungen eine einfache Regel: keine Mobiltelefone. Als kleine Erinnerung hierfür nutzte er anscheinend einen Korb beim Eingang, in den alle Minister ihre Mobiltelefone zu Beginn der Sitzung legen mussten.

Larry Page (Gründer von Google)

Der Manager hat strenge Regeln für Konferenzen eingeführt: Kein Meeting dauert länger als 50 Minuten. Und es dürfen nicht mehr als zehn Personen daran teilnehmen.

Wenn Sie Meetings sofort deutlich verbessern wollen, müssen Sie aber auch woanders ansetzen. Denn am wichtigsten Punkt zielen die ganzen schönen Tipps immer vorbei. Die Autorin und Beraterin Anja Förster bringt das Grundübel auf den Punkt: „Die Wahrheit ist: Die meisten Meetings sind deshalb so unproduktiv, weil zu viele und die falschen Leute drinsitzen.“

Damit gemeint sind Menschen, die gar nicht in das Meeting gehören und als überflüssige Zaungäste nichts Sinnvolles beizutragen haben. Streichen Sie notorische Störer, selbstverliebte Dampfplauderer und nutzlose, vielleicht sogar unfreiwillige Zuhörer von der Teilnehmerliste. Und laden Sie die Leute ein, die die richtigen Fragen stellen. Konzentrieren Sie sich auf diese aktiven Teilnehmer. Je kleiner die Gruppen sind, desto besser können Sie arbeiten.

Probieren Sie ein paar Dinge davon einfach mal aus, und lassen Sie mich wissen, ob es etwas verändert hat. Schreiben Sie mir gerne auch bei Twitter, was Sie in Ihrer Firma für bessere Besprechungen tun.

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3 Kommentare zu "Produktivität statt Langeweile: 12 Tipps von Topmanagern gegen langweilige Meetings"

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  • Wer je daran zweifelte, dass Geld gleichbedeutend mit Macht ist, müsste es spätestens nach dem Anschauen dieser Beiträge besser wissen. daserste.de/information/politik-weltgeschehen/europamagazin/videos/slowakei-landraub-mafia-video-100.html und daserste.de/information/politik-weltgeschehen/weltspiegel/videos/srilanka-china-video-100.html

    Zu Ersterem lässt sich nur sagen: Wenn die EU jetzt die verzweifelten Hilferufe der bedrängten Bauern nicht zum Anlass nimmt, unverzüglich geeignete Maßnahmen in die Wege zu leiten, um diesem Treiben Schwerstkrimineller mit dem Geld ihrer Mitglieder ein sofortiges Ende zu bereiten, hat sie ihren Daseinszweck nicht verstanden und ist sie somit überflüssig.

    Weitere Schlussfolgerung: Das Geld selbst muss zügig durch ein zeitgemäßes Instrument zur Steuerung der Wirtschaft ersetzt werden, das kein Missbrauchspotenzial bietet. Das ginge heute, wenn man will. Da viele Politiker es wahrscheinlich NICHT wollen, müssen die Bürger sich eben untereinander nach für die Entwicklung eines zeitgemäßen öffentlichen „Transaktionsregulierungsmittels“ Begabten umsehen.

    Angesichts des allgemeinen Werteverfalls nicht nur in kultureller, sondern insbesondere auch in ökologischer Hinsicht (Stichwort Artensterben; auf
    rp-online.de/nrw/panorama/nabu-zahl-der-gartenvoegel-in-nrw-geht-weiter-zurueck_aid-22858385), steht z.B., dass dieses Jahr in NRW so wenige Gartenvögel wie noch nie seit Beginn der Initiative gezählt wurden - was wiederum in direktem Zusammenhang mit dem Insektensterben stehen dürfte; der Meldunge dass es, wenn wir so weitermachen wie bisher, in absehbarer Zeit mehr Plastikmüll als Fische in unseren Ozeanen geben wird und (unverfälschbaren!) Beiträgen wie diesem hier:
    daserste.de/information/politik-weltgeschehen/weltspiegel/videos/Usbekistan-Kampf-ums-Wasser-video-100.html;
    dies alles wohl trotz allen Einsatzes der unaufhaltsam wachsenden Gegenbewegungen) wird es Zeit, dass jeder Bürger selbst bestimmen kann, was was „wert" sein soll.

  • Korrektur vorletzter Absatz:

    "Der allerwichtigste Lösungsansatz dabei ist aus meiner Sicht, schnell ein von seiner Funktion her zeitgemäßeres, d.h. AUSSCHLIEßLICH FÜR EINEN TECHNISCH NACHVOLLZIEHBAREN, VORAB FESTGELEGTEN ZWECK BESTIMMTES - UND SOMIT NICHT MISSBRAUCHBARES Instrument zur Steuerung der Wirtschaft, als Geld es heute ist ZU ENTWICKELN, damit von dessen Besitz nicht länger – wie es heute der Fall ist - allzu oft Status, Macht - und vor allem Chancen im Leben abhängen."

    Außerdem muss es im Absatz davor natürlich heißen: "... „politischen u n d wirtschaftlichen Infrastruktur“..."

    Sorry.

  • Zum Stichwort „Laberrunden“:

    Hier ist insbesondere das Gespräch zwischen dem Moderator und Entwicklungsminister Gerd Müller (der ist m.E. sowieso der einzige „Aktivposten“ in der ganzen CSU) vorgestern bei „Markus Lanz“ (zdf.de/gesellschaft/markus-lanz/markus-lanz-vom-29-mai-2018-100.html) sehr interessant.

    Allerdings klang aus dem Gedankenaustausch zwischen Lanz und Müller bezüglich der gemeinsamen Erkenntnis, dass die Probleme seit Jahrzehnten bekannt sind, man bei dem Versuch, sie politisch zu lösen aber nicht wirklich weitergekommen ist - die Ergebnisse dieser Bemühungen kann man angesichts der derzeitigen geopolitischen Lage und der Zukunftsperspektiven insbesondere der sog. Entwicklungsländer im Großen und Ganzen jedenfalls nur als mehr als unbefriedigend bezeichnen – angesichts der Komplexität dieser Aufgabe so etwas wie Resignation heraus.

    Dabei ist aus meiner Sicht – dank der rasanten Fortschritte der wissenschaftlich-technischen Revolution in den letzten Jahren - durchaus Licht am Ende des Tunnels erkennbar.

    Dieses darf man jetzt nur nicht durch Einschlagen politischer Irrwege aus den Augen verlieren, sondern muss stramm darauf zu marschieren, indem man die Chancen, die sich durch o.g. Fortschritte eröffnet haben r i c h t i g - das heißt: zum raschen Aufbau einer digitalen politischen Infrastruktur – zu nutzen (Anm.: da das Wohl und Wehe des gesamten globalen Gemeinwesens entscheidend von einem reibungslos funktionierenden Wirtschaftskreislauf abhängt, erübrigt es sich, hier explizit „politisch u n d wirtschaftlichen Infrastruktur“ zu schreiben).

    Der allerwichtigste Lösungsansatz dabei ist aus meiner Sicht, schnell ein von seiner Funktion her zeitgemäßeres Instrument zur Steuerung der Wirtschaft als Geld es heute ist, damit von dessen Besitz nicht länger – wie es heute der Fall ist - allzu oft Status, Macht - und vor allem Chancen im Leben abhängen.

    Nur so wird sich Korruption wohl wirksam bekämpfen und wirkliche Demokratie durchsetzen lassen.

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