Digitalisierung im Fuhrpark Per App mit dem Dienstwagen in die Werkstatt
70 Prozent aller Schäden an Fahrzeugen sind Schrammen und kleinere Beulen.
Köln Kleine Beulen, großer Ärger. So hat es Jan Zimmermann lange empfunden, wenn eines seiner rund 250 Flottenfahrzeuge mal wieder einen Kratzer abbekam. Zimmermann ist Fuhrparkleiter bei Fact in Münster. Die Firma übernimmt für Krankenhäuser, Rehakliniken und Pflegeeinrichtungen an mehr als 20 Standorten in Deutschland unter anderem das Gebäudemanagement.
Bei Fact wurden gerade kleine Schäden im Laufe der Zeit immer mehr zum Kostentreiber. „Viele Fahrer bemerken Kratzer und Schrammen nicht“, sagt Zimmermann. Die Summe der Blessuren kam regelmäßig erst ans Licht, wenn die Autos für die Leasingrückgabe gecheckt wurden. Der damit verbundene Aufwand und die Kosten wurmten ihn: „Für kleine Reparaturen mussten die Fahrer erst einmal zur Werkstatt fahren, um dort einen Kostenvoranschlag zu holen - und zur eigentlichen Reparatur wieder zur Werkstatt fahren“, berichtet er.
Smartphone nimmt Schäden auf
Inzwischen ist Zimmermann auf die App Motum des Münchener Start-ups Repairfix umgestiegen. Zwei Drittel der Fahrten von Mitarbeitern zur Werkstatt entfallen nun. Denn die Motum-App erkennt Schäden per Kamera so gut, dass Werkstätten den Kostenvoranschlag oft ohne persönliche Begutachtung erstellen. Zudem vermittelt Repairfix günstige Werkstätten. „Viele Reparaturen fallen nun unter den Selbstbehalt, sodass wir die Versicherungsprämie für die Flotte zumindest stabil halten können.“
Mit dem Bekenntnis zu mehr Digitalisierung im Fuhrpark liegt der Flottenmanager im Trend. Denn die Corona-Pandemie und die damit verbundene unsichere Lage vieler Unternehmen hat den finanziellen Druck auf die Verantwortlichen noch einmal erhöht. Passgenaue IT-Lösungen versprechen mehr Effizienz in der Flotte. Digitalisierung eröffne „immense Optimierungspotenziale in Themen wie digitales Schadenmanagement, in der Nutzung von Assistenzsystemen und vielem mehr“, sagt Axel Schäfer, Geschäftsführer des Bundesverbands Fuhrparkmanagement.
Viele Flottenmanagement-Spezialisten bringen sich mit neuen Services für Fuhrparkleiter in Stellung, die reibungslose und günstigere Übergaben und Bearbeitungen von Schäden versprechen. Sixt Leasing etwa bietet eine digitale Übergabe und Rücknahme von Fahrzeugen. Bislang wurden Schäden und Zustandsberichte oft von Hand oder per E-Mail verfasst. Jetzt erfolgen alle Standardprozesse papierlos in einer Smartphone-App.
Bei der Schadendokumentation beispielsweise hilft die Handykamera, und auch die Unterzeichnung des Übergabe- oder Rücknahmeprotokolls geschieht rein digital. Die Smartphone-App übermittelt zudem unter anderem den Zustand des Fahrzeugs. Am Ende des Prozesses steht ein digitales Übergabeprotokoll. „Wir standardisieren den sogenannten Gefahrenübergang, also den rechtlichen Übergang des Fahrzeugs von einem Nutzer zum nächsten“, erläutert Josef Finauer, Managing Director Maintenance und Damage bei Sixt Leasing. „Durch die Digitalisierung schaffen wir maximale Transparenz und Vertrauen zu unseren Kunden.“
Ein weiterer Vorteil der Lösung: Die Übergabe wird beschleunigt, was Kosten spart. Denn jeder Tag, den ein Auto ungenutzt bleibt, verursacht unnötige Ausgaben für Versicherung und Kfz-Steuer. „Mit den eindeutigen und in Echtzeit übertragenen Protokollen haben wir den Prozess immer im Blick“, sagt Finauer - man könne schneller nachhaken, wenn zum Beispiel bei Schäden Werkstätten involviert sind.
Wie eine passende Werkstatt finden? Auf diese Aufgabe konzentriert sich Fixico mit seiner digitalen Lösung. Das holländische Unternehmen hat auf diese Weise nach eigenen Angaben 250.000 Reparaturen abgewickelt. In Deutschland ist Fixico seit 2019 am Markt. „Mit uns werden Fahrzeugreparaturen im Schnitt 20 bis 30 Prozent günstiger, als wenn Fuhrparkmanager sie in Eigenregie durchführen“, verspricht Lutz Garschagen, Vertriebsleiter für Deutschland. Fixico dient als eine Art Makler zwischen Flottenmanagern und Werkstatt - eine Plattform automatisiert dabei die Verwaltungsschritte von Reparaturen.
Ausschreibung auch für Kleinaufträge
Fuhrparkmanager, die Fixicos Dienste in Anspruch nehmen, können Schäden am Auto fotografieren und über die browserbasierte App an den Dienstleister übermitteln. Im Gegenzug hilft Fixico bei der Auswahl einer geeigneten Werkstatt. Dafür ist laut Garschagen einiges an Know-how wichtig: „Wer zum Beispiel ein Hybridfahrzeug lackieren will, muss unter Umständen wegen der Temperaturen die Batterie ausbauen“, sagt er. Viele Werkstätten nähmen einen solchen Auftrag an, obwohl sie nur eine der beiden Tätigkeiten beherrschen, und geben das Auto für den zweiten Schritt weiter - was die Kosten treibe.
„Wir kennen die Werkstätten, die beides können“, sagt Garschagen. Fixico schreibt zudem auch weniger aufwendige Reparaturen aus. Werkstätten bewerben sich darauf mit ihren Angeboten über die App. Dort wählen Fuhrparkleiter das passende Angebot auch mit Blick auf die Kosten.
Auch bei kleineren Beulen und Schrammen, die laut Fixico gut 70 Prozent aller Schäden ausmachen, können Flottenmanager laut Garschagen Zeit und Geld sparen. Die Partner-Werkstätten von Fixico geben anhand der übermittelten Fotos verbindliche Angebote ab. Auch die Terminvergabe für die Reparatur erfolgt über die Plattform. Anschließend können Fuhrparkmanager den Fortschritt der Schadensbehebung in der App verfolgen - und rasch reagieren, falls es dabei zu Verzögerungen kommt.
„Das gibt ihnen mehr Möglichkeiten bei der Disposition, etwa zur Beschaffung von Ersatzfahrzeugen“, sagt Garschagen. Zudem lasse sich die Schadenshistorie in der App nachvollziehen. Taucht eine Beule bei vielen Fahrzeugen einer Flotte häufiger an der gleichen Stelle auf, deutet dies auf dieselbe Schadensursache hin. „Dann kann es an der Zeit sein, die eigene Tiefgarage unter die Lupe zu nehmen.“
Fahrzeugschäden eindämmen - daran arbeitet Leaseplan in einem Pilotprojekt mit einem Kunden. Der Leasinganbieter sammelt in einer Datenbank Vertragsdaten zu einzelnen Fahrzeugen, dazu die Wartungsintervalle des Herstellers sowie Informationen aus Telematik-Systemen. Aus diesen Daten errechnet Leaseplan zum Beispiel die Abnutzung von Verschleißteilen wie etwa Stoßdämpfern oder Bremsen.
Über die Verknüpfung der Datenbank mit dem Kundentool erhalten der Fuhrparkmanager oder die Fahrer einen Monat im Voraus eine Nachricht, dass es Zeit wird, das Fahrzeug warten zu lassen. Servicemeldungen nicht zu beachten könne im schlimmsten Fall zum Ausfall durch Motorschaden führen - „und zu Kosten für Mietfahrzeuge“, sagt Dennis Geers, Director Operations bei Leaseplan Deutschland.
Nach eingegangener Servicemeldung buchen Fahrer oder Flottenmanager über ein Buchungstool einen Werkstatttermin. Die absolvierten Wartungstermine fließen zurück ins Computersystem des Leasingkunden und werden dem Fuhrparkleiter in einer Kalenderansicht im Flotten-Reporting angezeigt. „Die Flotte ist besser planbar. Das entlastet den Fuhrparkmanager“, sagt Geers.
Auch der Leasinganbieter Alphabet treibt den Einsatz von IT-Lösungen während der Pandemie voran. „Die Digitalisierung relevanter Prozesse und Services ist für uns eines der Fokusthemen“, sagt Susan Käppeler, Leiterin Vertrieb und Marketing von Alphabet Deutschland - im Fokus stehe dabei die stetige funktionale Erweiterung der „AlphaGuide App“ des Unternehmens.
Im Oktober 2020 präsentierten die Münchener die neueste Version dieser App für Dienstwagenfahrer. Darin enthalten sind beispielsweise die digitalisierte Servicekarte zur Legitimation in Werkstätten und ein QR-Scanner, mit dem Verträge auf Papier in die App übertragen werden können.
Jetzt legte Alphabet nach und ergänzte Anfang März weitere Funktionen. Eine davon: die digitale Führerscheinprüfung über die App. Die regelmäßige Kontrolle der Führerscheine ihrer Fahrer ist für Fuhrparkleiter Pflicht. In der Alphabet-App werden Fahrer per Video Schritt für Schritt durch den Kontrollprozess geführt.
Zudem hat Alphabet die Internationale Versicherungskarte in die App integriert, die bei Auslandsreisen mitgeführt werden muss. Auch ein Rückkanal in die analoge Welt besteht: Bei Bedarf können Fahrer die Versicherungskarte nicht nur per E-Mail verschicken - sondern auch ausdrucken.
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