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Digitalisierung Viele Mittelständler kommen bei der Buchhaltung technisch nicht vom Fleck

Viele Insolvenzen gehen auf eine schlechte Planung der Liquidität zurück. Dabei müssen moderne Hilfen nicht teuer sein.
16.12.2019 - 14:10 Uhr Kommentieren
Digitalisierung in der Buchhaltung: Mittelständler im Rückstand  Quelle: dpa
Veraltete Buchhaltungen

Firmenchefs schieben wichtige Innovationen viel zu spät an.

(Foto: dpa)

Hamburg Eingangskorb, Ausgangskorb, Stempel: Auf einigen Buchhalter-Schreibtischen liegen noch die gleichen Utensilien wie vor 40 Jahren. Gerade kleine und mittlere Firmen arbeiten noch mit ausgedruckten Rechnungen und Belegen.

Viele deutsche Mittelständler sind in den vergangenen Jahren bei Buchhaltung und Finanzen, insbesondere bei der Liquiditätsplanung, technisch kaum vom Fleck gekommen, wie die Studie „Industrieller Mittelstand und Finanzierung 4.0“ der Online-Finanzierungsplattform Creditshelf zeigt.

Dabei gibt es moderne Tools, um die Liquidität zu steuern: „Doch nur jeder vierte Mittelständler vergleicht auf Knopfdruck über ein elektronisches Tool seine eigene Liquiditätsplanung mit den Zahlungsströmen Tausender anderer Firmen“, legt Daniel Bartsch, Vorstand bei Creditshelf, den Finger in die Wunde. „Nur wenige Industriebetriebe unterhalb der Konzerne nutzen Big-Data-Lösungen für die Planung ihrer Ein- und Ausgaben.“

Die Widerstände sind groß: So sind 35 Prozent der Befragten überzeugt, dass ihre Buchhaltungssoftware auf dem modernsten Stand sei. Außerdem scheuen viele Unternehmen die Ausgaben. „Firmenchefs sehen nicht, wie schnell sich die digitale Welt verändert, und schieben wichtige Innovationen viel zu spät an“, sagt Professor Dirk Schiereck von der TU Darmstadt.

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    Rudolf Weichert, Vorstand der Indus-Holding, zu der 46 mittelständische Firmen gehören, sieht Liquiditätsplanung gerade in volatilen Zeiten als ein zentrales Thema an. Vielerorts seien aber noch ältere ERP-Systeme im Einsatz, um die Finanzen zu steuern und zu planen.

    Mittelständler müssten sie modernisieren oder ersetzen. Für innovative Ansätze fehle vielen Betrieben allerdings das Know-how. Software- und Systemhäuser wiederum machten bei der Implementierung oft Fehler, „weil sie die Individualität eines Unternehmens nicht kennen und erfahrene Implementierungsberater schwer zu finden sind“, so Weichert.

    Daten sind die Basis

    Um moderne Analytics- oder Predictive-Analytics-Tools mit Erfolg einzusetzen, sollten Unternehmen alle relevanten Daten vollständig erfassen. Sie sind für die Liquiditätsplanung zentral, sagt Fatmir Kqiku von der IT-Beratungsgesellschaft DXC Technology.

    Er empfiehlt vier Schritte: „Daten in vernünftiger Qualität erheben, strukturieren, mit externen Daten anreichern und entsprechend der Fragestellung auswerten.“ Danach sollte sich ein Pilotprojekt anschließen, um den Analyseprozess zu simulieren und zu verbessern. Die Verantwortung sollte beim Buchhaltungsleiter oder beim Finanzchef liegen, sagt Kqiku: „Sie wissen, wo die benötigten Daten liegen und was sie mit dem neuen IT-Werkzeug erreichen wollen.“

    Mit der gewonnenen Transparenz könnten Firmenchefs künftig auf Basis von Daten fundierte Entscheidungen treffen: „Er muss sich nicht mehr auf sein Bauchgefühl verlassen“, so Kqiku. Seiner Erfahrung nach hinken vor allem kleine Fertigungsbetriebe mit breiter Produktpalette hinterher. Dabei muss ein Betrieb keine Riesensummen ausgeben, um seinem Finanzverantwortlichen bessere Instrumente an die Hand zu geben.

    Analyse-Systeme auf Basis von Big Data für kleinere Betriebe mit 20 bis 30 Mitarbeitern gibt es mittlerweile zu günstigen Konditionen. So bietet die Kölner Evy Solutions eine Software, mit der eine automatisierte Analyse und Verarbeitung von Rechnungen, Quittungen und Bestellformularen mittels Künstlicher Intelligenz möglich ist.

    Ein Tool des Programms trennt die Dutzenden Belege, ein zweites liest die digitalisierten Inhalte aus und überführt sie in die richtigen Buchhaltungsspalten, ein drittes erkennt Zusammenhänge, etwa das Zahlungsverhalten von Kunden: Frau Meier zahlt immer innerhalb 30 Tagen, Herr Müller erst nach der zweiten Mahnung. „Von ihm würde man künftig vielleicht Vorkasse verlangen“, erklärt Michael Vogel, Geschäftsführer von Evy Solutions.

    Der Vorteil: „Firmen erkennen das Zahlungsverhalten jedes Kunden und können Stellschrauben justieren, um schneller an ihr Geld zu kommen“, so Vogel. Die Module von Evy Solutions für kleine Firmen kosten laut Vogel etwa 100 Euro monatlich: „Die automatische Verarbeitung spart Betrieben etwa 80 Prozent Zeit und erhebliche Kosten.

    Zusätzlich steigt durch die Analyse die unternehmerische Sicherheit bei der Liquiditätsplanung.“ Lösungen für einfaches Cashflow-Management bieten auch Häuser wie Haufe oder Datev und das Berliner Start-up Flowpilot.

    Den Portfoliofirmen der Indus-Gruppe geht es besser: Sie lernen bei der Modernisierung ihrer Liquiditätsplanung voneinander. Die Firmen unter dem gemeinsamen Dach teilen ihr Know-how, erklärt Finanzchef Weichert das Prinzip: „Es muss ja nicht unbedingt jeder Betrieb den bereits woanders gemachten Fehler wiederholen.“

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