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digitale Transformation

Kommunikation mit Tools Wie Sie aus jedem Mitarbeiter einen Experten machen

Personalmanager setzen stärker auf Software und Algorithmen. Das schafft auch zusätzlichen Freiraum für die Mitarbeiter, um ihre Potentiale zu fördern.
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Algorithmen als Arbeitshelfer halten auch im Personalwesen Einzug. Quelle: Getty Images
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Algorithmen als Arbeitshelfer halten auch im Personalwesen Einzug.

(Foto: Getty Images)

KölnEs ging eigentlich nur um einen kleinen Teil der Mitarbeiter - aber bei einem Konzern wie dem Automobilzulieferer Continental sorgt schon das für einen enormen Datensatz: Bei 10.000 der weltweit über 220.000 Beschäftigten fragte Conti deren Fähigkeiten in modernen Tech-Disziplinen ab: Wer glänzt mit Kenntnissen in künstlicher Intelligenz? Wer versteht selbstlernende Maschinen?

100.000 verschiedene Angaben kamen zusammen - von der Personalabteilung gesammelt und ausgewertet mit einer Software. "So wissen wir, wo wir bereits gut für die Zukunft aufgestellt sind und an welchen Stellen wir noch weiterkommen müssen", sagt Steffen Brinkmann, Head of HR in Deutschland. Dank der Daten weiß der Konzern, wo Weiterbildungen nötig sind - und wo neue Mitarbeiter gefragt sind.

Algorithmen als Arbeitshelfer halten auch im Personalwesen Einzug. Die Palette reicht dabei von vergleichsweise simplen Webportalen, bei denen Mitarbeiter ihre Adresse oder Bankverbindung selbst ändern können, bis zu komplexer Software, die auf Basis der heutigen Belegschaft zukünftige Stellenausschreibungen und veränderte Jobprofile vorhersagen soll. "Wir als Personalabteilung müssen die digitale Transformation ermöglichen - und wir müssen uns selbst transformieren", fasst es Conti-Manager Brinkmann zusammen.

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Die neuen Werkzeuge verändern nicht nur den Alltag des Sachbearbeiters in der Personalabteilung. Gelingt es einem Unternehmen, sich aus dem schwer zu überschauenden Softwareangebot die passenden Programme herauszusuchen, ändert das den Arbeitsalltag aller Mitarbeiter. "Wir müssen wieder stärker in der Lage sein, beziehungsorientiert zu arbeiten", sagt Brinkmann.

Anbieter solcher Lösungen betrachten den Wandel naturgemäß enthusiastisch: "Ich sehe unglaubliche Potenziale für Personalabteilungen, dass die entstandenen Freiräume einen echten Mehrwert für das gesamte Unternehmen bringen", sagt etwa Simon Werther, Professor für Innovationsmanagement an der Hochschule der Medien in Stuttgart und gleichzeitig Gründer des Start-ups HR Instruments, das Mitarbeiterbefragungen und Feedbackrunden digitalisiert.

Im ersten Schritt geht es um Effizienz in der Alltagsarbeit: Software sortiert Unterlagen, Chatbots nehmen geänderte Adressen auf. So könne die Personalabteilung viele zeitaufwendige und sich wiederholende Aufgaben in Zukunft technisch und nicht mehr durch manuellen Einsatz lösen, sagt Werther.

Dafür kann sie bei anderen drängenden Problemen helfen. Etwa bei der Weiterbildung: Über Live-Videos im Internet könnte ein Maschinenführer in der Industrie zum Beispiel seinen Kollegen zeigen, wie die neue Anlage bedient wird. "Aus dem Mitarbeiter wird so ein Experte", sagt Geoffroy de Lestrange, zuständig für das Produktmarketing des Softwareanbieters Cornerstone on Demand. "Das motiviert ihn noch einmal extra." Im Recruiting hilft Software, große Mengen an Bewerbern zu kategorisieren - und selbst Bescheid zu geben, wenn in Zukunft eine verwandte Stelle in der Firma zu besetzen ist.

"Wenn die Personalabteilung diese Aufgabe richtig macht, dann kann Software ein zentraler Teil der Unternehmensstrategie sein", sagt de Lestrange. Das ist das große Ziel: Im Idealfall zeigen die Daten - wie im Testlauf bei Continental - , welche Fähigkeiten heute in der Belegschaft stecken und an welchen Stellschrauben gedreht werden muss, wenn es um den Personal- und Weiterbildungsbedarf für neue Produkte oder neue Märkte geht.

Bis dahin ist es noch ein weiter Weg. Wenn alte und funktionierende Prozesse schlagartig verändert werden, sorgt das oft für Unruhe. Zumal die Mitarbeiter manchmal mehr tun müssen als vorher: Wo früher einmal im Jahr ein Mitarbeitergespräch anstand, wird nun in manchen Firmen regelmäßig zum Mitmachen aufgerufen - hier sollen die Angestellten eine neue Maßnahme bewerten, dort ihre generelle Zufriedenheit mit dem Unternehmen. Arbeitgeber hoffen jedoch: Wer besser und aufgeklärter in Entscheidungen eingebunden ist, der fühlt sich im Unternehmen wohler und findet kreativere Lösungen.

7 Tipps für die richtige Mail
Der Ton macht die Musik
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Jeder schreibt E-Mails - doch viele bleiben unbeantwortet. Die Mail-App „Boomerang“ hat Daten aus 5,3 Millionen Nachrichten analysiert und daraus einige Tipps, wie Ihre E-Mail aus der Masse heraussticht, abgeleitet.

Das Wichtigste ist der Ton. Gemäß dem alten Sprichwort „Wie man in den Wald hineinruft, so schallt es auch heraus“ gilt: freundlich bleiben! Gleichwohl ein etwas negativer oder etwas positiver Grundton nicht schadet. Also: Wer eine komplett neutrale Mail verschickt, wartet unter Umständen länger auf eine Antwort.

Zweikämpfe vermeiden
2 von 7

Wer kennt das nicht: Zwei Kollegen liefern sich via E-Mail einen Schlagabtausch und haben die ganze Abteilung in Kopie gesetzt. Peinlich! Und auch nicht ganz ungefährlich. Sollte mal ein Streit ausarten und man trifft sich vor Gericht, sind die Anfeindungen komplett dokumentiert. Auch wenn man persönlich angegangen wird, sollte man lieber zum Hörer greifen, als in Rage einen Text zu schreiben, den man später eventuell bereut.

Fragen sind gut
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Jemand, der Fragen stellt, bekommt darauf meist eine Antwort. Der Empfänger ist ihm das schuldig. Aber damit dieser sich nicht überrumpelt fühlt, sollte man nicht mehr als drei Fragen in eine E-Mail schreiben.

In der Kürze liegt die Würze
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Wer einen Roman als E-Mail schreibt, der erschlägt seinen Leser. Laut „Boomerang“ liegt die ideale Länge zwischen 50 und 120 Wörtern.

Nicht in Großbuchstaben schreiben
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Wer seine Texte nur in Großbuchstaben schreibt oder nur einzelne Wörter komplett groß, wirkt, als ob er sein Gegenüber anschreien wolle. Alles nur in Kleinbuchstaben zu schreiben ist aber auch nicht besser: Das wirkt dümmlich. Wer der deutschen Sprache mächtig ist, sollte sich auch an die Grammatik halten.

E-Mails wie einen Brief schreiben
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Jeder chattet über WhatsApp, Facebook oder iMessage. Dort schreiben wir, wie wir sprechen. Da das Gegenüber die Mimik des Senders nicht sieht, setzen die Schreiber oft Emojis ein, um zu zeigen, wenn etwas lustig oder ironisch gemeint war. Wer eine E-Mail schreibt, muss darauf verzichten. Da Emojis in E-Mails äußerst unprofessionell wirken, kann der Empfänger nur ahnen, ob ein Satz vielleicht nicht ganz ernst gemeint ist. Aber das kann gewaltig nach hinten losgehen. Daher gilt: E-Mails am besten so schreiben wie den klassischen Brief.

Nicht immer sind E-Mails geeignet
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Gerade wenn es um unangenehme Dinge geht, greifen viele zur elektronischen Post. Die Vorteile liegen auf der Hand: Man muss seinem Gegenüber nicht in die Augen schauen, und man kann sich jedes Wort gut überlegen. Aber gerade bei heiklen Themen sollte man auf eine E-Mail verzichten und das Gespräch unter vier Augen suchen. Das gilt insbesondere, wenn Chefs ihren Mitarbeitern eine schlechte Nachricht überbringen müssen.

Das Hotelbewertungsportal Holidaycheck mit seinen 400 Mitarbeitern will von Digitalfirmen wie Google lernen, die für ihre Methoden im Personalmanagement bewundert werden. Seit einiger Zeit nutzt Holidaycheck einen neuen Ansatz, um sich Ziele zu setzen. Dabei lässt Holidaycheck den Abteilungen deutlich mehr Freiheit: "Die Firma gibt Ziele vor, die Teams entwickeln ihr Vorgehen, um sie zu erreichen", sagt Mathias Gorf, der sich an der Schnittstelle von IT- und Personalabteilung um das Projekt kümmert. Mitarbeiter können Vorschläge in einer Plattform eintragen, dort diskutieren und darüber entscheiden.

Johannes Müller, Gründer des Start-ups Workpath, bietet eine solche Lösung für die "digitale Organisationskultur" an. "Mit 30 oder 40 Mitarbeitern kann man das noch vor Ort machen, aber danach braucht man Hilfe, um das Ökosystem sauber abzubilden", sagt er. "Die Software ist ein Werkzeug, um die Transformation hinzubekommen, aber sie befreit einen nicht von der Arbeit selbst."

Das weiß freilich auch Holidaycheck-Manager Gorf. In erster Linie gehe es darum, über Multiplikatoren im Unternehmen die Mitwirkung zu erhöhen. Holidaycheck hat sogenannte Champions identifiziert, die die neue Methode durchdrungen haben, intensiv nutzen - und so immer mehr Kollegen überzeugen. Gorfs Team bietet offene Sprechstunden an, wo neugierige Nutzer ohne Anmeldung vorbeikommen können. "Je mehr und je großflächiger ich Hilfe anbiete, desto besser verbreitet es sich", hat Gorf beobachtet.

Die eingesetzte Software musste vor allen Dingen vom Start weg unkompliziert zu bedienen sein. "Wir brauchten ein Tool, das man in die tägliche Arbeit der Teams integrieren konnte - das war eine Schlüsselvoraussetzung, um es populär zu machen", sagt Gorf.

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