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Studie Einkäufer verlieren den Überblick

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Die Probleme sieht auch Robin Lemke, Partner bei der Unternehmensberatung Brain-Net. „Wir treffen auf total verkrustete Strukturen und fehlendes Wissen über geeignete Organisationsformen“, sagt er. Lemke sieht immerhin einen kleinen Trend zu Besserung. Immer mehr Mittelständler schaffen beispielsweise einen klaren Rahmen durch Einkaufsrichtlinien.

Zu tiefer gehenden Eingriffen in die Organisation kommt es laut Lemke jedoch selten. „Ansätze zur Kostensenkung werden nicht ganzheitlich verfolgt, weil die Einkäufer eher damit beschäftigt sind, in der Krise Feuerwehr zu spielen und grundsätzlich die Versorgung sicherzustellen. Sie sind schlicht überfordert“, sagt der Berater. An eine langfristige Einkaufsstrategie sei daher nicht zu denken. Manchen Mittelständler könnten daher etwa die steigenden Rohstoffpreise, die sich bereits abzeichnen, bald kalt erwischen.

Branchenexperten sehen zudem ein ernstzunehmendes Qualifikationsproblem. „Früher galt: Wer nie Karriere machen wollte, ging in den Einkauf. Und wer seine Karriere beenden wollte ebenso“, erklärt Gerd Kerkhoff, Gründer und Geschäftsführer von Kerkhoff Consulting. Das Phänomen spiegele sich heute noch in der Wissenschaft wider, sagt Kerkhoff. Es gäbe kaum Lehrstühle, die Einkäufer ausbilden – Marketing-Lehrstühle dagegen fänden sich wie Sand am Meer.

Ohne innovative Einkäufer bleiben die Firmen in alten Verhaltensmustern stecken: „Einkaufsstrukturen sind häufig organisch gewachsen“, sagt Kerkhoff. Dann bestellt etwa die Sekretärin den Fuhrpark ein oder die Laborassistentin alle Chemikalien. „Was wir immer wieder sehen: Ein Unternehmen mit mehreren Standorten kauft an diesen Standorten zu unterschiedlichen Konditionen vom gleichen Lieferanten ein – unglaublich“, sagt Kerkhoff.

Die wichtigste Aufgabe sei daher, neue Strukturen in den Einkauf zu bringen. „Erst dadurch lässt sich ableiten, welches Volumen der Einkauf tatsächlich hat, was viele gar nicht wissen“, erklärt der Berater. Mit den so gewonnenen Kennzahlen lassen sich die Warengruppen neu ordnen. Dann kann das Unternehmen seine Aufträge ordentlich ausschreiben und mit potenziellen Lieferanten verhandeln. Produzierende Unternehmen könnten so zwischen acht und zwölf Prozent im Einkauf sparen, bei Dienstleistern seien bis zu 20 Prozent drin, hat Kerkhoff errechnet. Das Sparpotenzial bei den Dienstleistern ist so hoch, weil vielen kaum bewusst ist, dass sie überhaupt etwas einkaufen. Dabei zahlen sie beispielsweise für Fahr-, Reinigungs- oder Pflanzenpflegedienste.

Die Einkaufsstudie von Valueneer zeigt, dass die Firmen bei Ausschreibungen oft unstrukturiert und phlegmatisch agieren. Während sich Konzerne durch breitflächige Ausschreibungen günstige Preise, gute Qualität und in der Regel auch solide Zulieferer sichern, sind Mittelständler hier wenig einfallsreich. Sie steuern oft pro forma ein paar Kandidaten an, die sie ohnehin bereits jahrelang kennen. Die Erhebung von Valueneer ergab, dass bei der Hälfte der Ausschreibungen lediglich zwei bis vier Lieferanten teilnahmen. Bei einem Fünftel der Ausschreibungen fand sich kein einziger neuer Lieferant. Makowski von Valueneer fällt es schwer, bei diesen Schmalspurverfahren überhaupt noch von Ausschreibungen zu sprechen.

„Den Mitarbeitern fehlt die Motivation, da es anders als im Vertrieb keine Belohnungssysteme wie erfolgsabhängige Vergütungen gibt“, erklärt er die Unbeweglichkeit der Einkäufer. Zudem herrsche oft die krisenbedingte Angst vor Lieferengpässen vor, weswegen erst gar nicht über Preise gesprochen werde.

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