Digitales Architekturbüro: Beispiel aus der Branche zeigt Wege zur erfolgreichen Transformation

Digitales Architekturbüro

• 15.12.2025
• Florian Deuring

Architekten, die komplexe Bauprojekte planen und steuern, benötigen heute leistungsfähige digitale Strukturen. Denn nur so ist es möglich, hohe Qualität zu liefern, transparent zu arbeiten, wirtschaftlich zu agieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Doch wie gelingt diese Transformation? Und wodurch zeichnet sich ein digitales Architekturbüro im Einzelnen aus?

Wie verändert die Digitalisierung das Berufsbild des Architekten?

Das Bild des Architekten befindet sich im Wandel. Früher wurden Projekte weitgehend manuell geplant und mit isolierten Software-Tools gesteuert. Heute dominieren Datenflüsse, digitale Teamarbeit und unternehmerisches Denken die tägliche Praxis. Zudem wachsen Projekte in ihrer Komplexität. Gleichzeitig erwarten Bauherren Kostensicherheit, Planungspräzision und nachvollziehbare Entscheidungen. Hinzu kommen steigende Anforderungen an die Dokumentation.

Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Architekturbüros ihre Strukturen hinterfragen. Es gilt, transparente Prozesse, kontinuierliche Verbesserung und verlässliche Informationsflüsse zu neuen Standards zu machen. Möglich ist dies nur durch Digitalisierung.

Wodurch zeichnet sich ein digitales Architekturbüro aus?

Ein Architekturbüro agiert längst nicht mehr als reine Werkstatt kreativer Köpfe. Es ist ein Organismus, in dem jeder Teil vom anderen abhängt. Werden Daten fragmentiert gepflegt, entstehen Reibungsverluste. Informationen fehlen, Entscheidungen verzögern sich, Kosten steigen.

Ein durchgängig digitales Architekturbüro hingegen bündelt Wissen, schafft Zugriffsmöglichkeiten für alle Projektbeteiligten und ermöglicht steuerbare Prozesse. Ebenso wird sichergestellt, dass jedes Projekt transparent verläuft. Das betrifft den externen Informationsaustausch hinsichtlich Terminplanung, Budgetüberwachung und Qualitätskontrolle ebenso wie die interne Kommunikation.

Kurz gesagt lässt sich ein digitales Architekturbüro folgendermaßen charakterisieren:

• Klare Informationswege verhindern doppelte Arbeit und Missverständnisse.
• Digitale Prozesslenkung schafft Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.
• Standardisierte Abläufe erhöhen Effizienz und wirtschaftliche Stabilität.

Wie kann ein Architekturbüro den digitalen Wandel meistern?

Ein Beispiel liefert die im Jahr 1967 gegründete Pape Architekten AG aus Herford. Sie wird heute in zweiter Generation geführt. Die Leistungsschwerpunkte sind integrale Gebäudeplanung, Baurealisierung, Baumanagement, Forschung und Entwicklung, Projektsteuerung sowie Büromanagement und Beratung. Das Credo des Anbieters lautet "leistungsstarke Architektur für Gebäude mit Performance".

Das Architekturbüro hat frühzeitig erkannt, dass Digitalisierung Kernbestandteil der Unternehmensstrategie sein muss. Ausgehend von einer umfassenden Analyse aller internen Abläufe entwickelte das Team auf einer Low-Code-Plattform eine eigene digitale Anwendung. Diese bildet sämtliche Prozesse ab – von der Angebotskalkulation über das Projektcontrolling bis zur Rechnungsstellung.

Mittlerweile ist die Anwendung unter dem Namen ArchitektConnect auf dem freien Markt verfügbar. Sie lässt sich an die individuellen Strukturen anderer Büros anpassen. Das heißt: Die Software kann erweitert, reduziert oder modifiziert werden, ohne dass eine vollständige Neuprogrammierung erforderlich ist. Konkret stehen hierfür folgende Module zur Verfügung:

• Projektverwaltung
• Angebot/Rechnung
• Vertriebsunterstützung
• Architecture Enterprise Planning
• Zeiterfassung
• Kontaktverwaltung
• Aufgaben

Pape hat sich mit diesen Bausteinen eine digitale Transparenz geschaffen, die weit über den Standard der Branche hinausgeht. Entscheidungen beruhen somit auf aktuellen Daten, nicht auf Schätzungen. Projektstände sind in Echtzeit abrufbar. Die Mitarbeiter arbeiten zudem auf einer gemeinsamen Plattform, wodurch Wissen und Verantwortung geteilt werden. Durch diese Offenheit entstand eine Unternehmenskultur, in der Digitalisierung als Werkzeug verstanden wird, das kreatives Arbeiten unterstützt statt ersetzt.

• Pape Architekten
• Pape Architekten - Digitales Architekturbüro
• Digitale Lösung für 360°-Prozessdarstellung

Wie schaffte Pape Architekten die digitale Transformation?

Der Anspruch der Pape Architekten AG besteht darin, alle für Bauherren relevanten Leistungen aus einer Hand zu erbringen – vom Entwurf über die Ausführungsplanung bis zur Bauleitung. Diese Haltung prägt auch die digitale Infrastruktur. Das Büro verbindet gestalterische Kompetenz mit konsequentem Prozessmanagement.

Während viele Architekturbüros noch mit isolierten Systemen arbeiten, führt Pape alle Datenströme in einer unternehmensweiten Architektur zusammen. Jedes Projekt folgt klar definierten digitalen Abläufen. Leistungsphasen, Budgets und Fortschrittsberichte greifen ineinander. Das schafft Kontrolle und Transparenz für Bauherren und Investoren. Gleichzeitig gewinnen die Architekten mehr Freiraum für das Wesentliche: die Gestaltung.

Die Implementierung der hierfür erforderlichen Software-Landschaft erfolgte nicht als technisches Projekt, sondern als unternehmensweiter Entwicklungsprozess. Alle Mitarbeiter waren von Beginn an beteiligt. Schulungen, Feedbackrunden und iterative Verbesserungen sorgten für hohe Akzeptanz. So wurde Digitalisierung nicht als Zwang, sondern als selbstverständlicher Bestandteil der täglichen Arbeit etabliert. "Bim Bam Boom – wenn Digitalisierung, dann bitte nachhaltig", so das Motto des Pape-Architekten-Teams.

Das Ergebnis zeigt sich in mehreren Dimensionen:

• Produktivität und Wirtschaftlichkeit steigen durch automatisierte Abläufe.
• Projekte verlaufen termintreu und werden transparent dokumentiert.
• Wissen wird zentral gespeichert und steht allen Beteiligten zur Verfügung.
• Die Qualität der Planungsleistung gewinnt an Präzision und Nachvollziehbarkeit.
• Bauherren profitieren von einer noch besseren Performance.

Buch beschreibt die Transformation des Architekturbüros im Detail

Für Architektur- und Ingenieurbüros, die sich dem digitalen Wandel stellen möchten, haben Joseph Pape und Gabriele Hufnagel von Pape Architekten eine besondere Lektüre geschaffen. In ihrem Buch mit dem Titel "Digital brain meets architectural heart" beschreiben sie anhand ihres eigenen Unternehmens, wie sie die Transformation vollzogen haben. Nicht Theorien oder Statistiken stehen hier im Vordergrund, sondern Praxiserfahrungen aus rund 15 Jahren, in denen sich der Dienstleister kontinuierlich den technologischen und Marktveränderungen angepasst hat. Letztlich soll das Buch eine Hilfestellung sein, um der Digitalisierung im Architekturbüro den richtigen Stellenwert beizumessen. Im Fokus steht dabei die Entlastung der Mitarbeiter, sodass sich diese wieder auf die Gestaltgebung konzentrieren können.

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  Was sind die Vorteile der Digitalisierung für Architekturbüros?

  Die Digitalisierung ermöglicht es Architekturbüros, transparente Prozesse zu etablieren, Informationen effizient zu teilen und Entscheidungen basierend auf aktuellen Daten zu treffen. Dies führt zu einer höheren Qualität und wirtschaftlichem Handeln.

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  Wie verändert die Digitalisierung das Berufsbild des Architekten?

  Das Berufsbild des Architekten verändert sich durch die Digitalisierung hin zu einem datengetriebenen, teamorientierten und unternehmerischen Modell, das Transparenz, Präzision und umfassende Dokumentation erfordert.

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  Was kennzeichnet ein digitales Architekturbüro?

  Ein digitales Architekturbüro ist durch klare Informationswege, digitale Prozesslenkung und standardisierte Abläufe gekennzeichnet, was zu mehr Effizienz und wirtschaftlicher Stabilität führt.

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  Wie hat die Pape Architekten AG die digitale Transformation gemeistert?

  Die Pape Architekten AG hat durch die Entwicklung einer maßgeschneiderten digitalen Anwendung auf einer Low-Code-Plattform alle internen Abläufe integriert und somit eine digitale Transparenz geschaffen, die weit über den Standard hinausgeht.

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  Welche Auswirkungen hat die digitale Transformation auf die Projekte von Architekturbüros?

  Die digitale Transformation sorgt dafür, dass Projekte termintreu verlaufen, transparent dokumentiert werden und Entscheidungen auf präzisen Daten beruhen, was die Planungsqualität erhöht und den Bauherren zugutekommt. Die Entwicklung einer KI-Anwendung, die das über 55 Jahre gesammelte Know-how und die vorhandenen Projektinformationen allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen soll, hat bereits begonnen.