Kontoauszüge aufbewahren: Welche Fristen 2025 gelten
Düsseldorf. In vielen Haushalten füllen ausgedruckte Kontoauszüge mit den Jahren ganze Ordnerreihen. Aber auch im Online-Banking wird das Postfach schnell voller. Viele fragen sich deshalb, wann sie die Belege eigentlich löschen und entsorgen können.
Eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Bankauszüge haben nur Selbstständige und Unternehmer. Privat gilt sie nur in steuerlichen Ausnahmefällen. Trotzdem kann es auch dann sinnvoll sein, die Dokumente einige Zeit aufzubewahren. Denn die Abrechnungen helfen dabei, Zahlungen zu kontrollieren und nachzuweisen.
Wann und wie lange müssen Sie Kontoauszüge überhaupt aufbewahren? Welche Fristen gelten für wen? Wie archiviert und entsorgt man Bankbelege am besten? Und was können Sie bei Verlust tun? Das Handelsblatt erklärt alles Wichtige zur Aufbewahrung von Kontoauszügen.
Wie lange muss ich Kontoauszüge privat aufbewahren?
Privat sind Sie nicht dazu verpflichtet, Bankauszüge aufzubewahren. Sie können sie jederzeit entsorgen. Der Bankenverband und die Verbraucherzentralen empfehlen dennoch, Kontoauszüge drei Jahre freiwillig aufzubewahren. So lange gilt laut dem Bürgerlichen Gesetzbuch die gesetzliche Verjährungsfrist für Alltagsgeschäfte (§ 195).
So können Sie im Zweifel nachweisen, dass Sie eine Rechnung, eine Miete oder eine Versicherungsrate bezahlt haben oder dass noch eine Garantie für ein Haushaltsgerät gilt. Der Bankenverband rät zudem, Kontoauszüge, die große Käufe dokumentieren, über diese drei Jahre hinaus aufzuheben. Darunter fallen etwa der Kauf eines Autos oder einer Immobilie, aber auch größere Wertpapierkäufe, privat beauftragte Bauarbeiten oder Hochzeits- und Scheidungskosten.
Bei vielen Banken können Sie Kontoauszüge mittlerweile dauerhaft online im Banking-Postfach belassen. Trotzdem ist es empfehlenswert, die Dokumente herunterzuladen und abzuspeichern.
Welche Ausnahmen gelten für Privatpersonen?
Es gibt mehrere Ausnahmen, in denen Sie privat verpflichtet sind, Kontoauszüge aufzubewahren. Die zwei häufigsten sind:
- Zahlungsbelege für Handwerker- und Dienstleistungen, die ein Grundstück betreffen, müssen Privatpersonen mindestens zwei Jahre aufheben. Dies schreibt das Umsatzsteuergesetz (§ 14) vor.
- Wer haushaltsnahe Dienstleistungen von der Steuer absetzen will, muss zugehörige Kontoauszüge ebenfalls aufbewahren. Diese Pflicht gilt mindestens bis zur Einspruchsfrist des Steuerbescheids, die einen Monat nach Erhalt endet. Das geht aus dem amtlichen Einkommensteuer-Handbuch des Bundesfinanzministeriums hervor.
Das Finanzamt muss in beiden Fällen auf Nachfrage prüfen können, ob Rechnungsbeträge, Umsatzsteuer und Zahlungen korrekt waren.
Was müssen Vielverdiener beachten?
Eine weitere Sonderregel gilt, wenn Sie privat mehr als 500.000 Euro im Jahr verdienen. Dann müssen Sie eine Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren einhalten. Dies ist in der Abgabenordnung (§ 147) festgelegt.
Zu Einkünften zählen Einkommen aus nicht selbstständiger Arbeit und erzieltes Kapitalvermögen, also etwa aus dem Verkauf von Aktien, börsennotierten Indexfonds (ETFs) und Kryptowährungen. Auch Gelder aus Vermietung und Verpachtung sowie sonstige Einkünfte gemäß dem Einkommensteuergesetz (§ 22) fallen darunter.
Was gilt für Selbstständige und Unternehmer?
Selbstständige und Unternehmer sind zur Buchhaltung verpflichtet. Sie müssen deshalb alle Kontoauszüge ihrer Geschäftskonten aufheben (laut Umsatzsteuergesetz § 14). Seit dem 1. Januar 2025 gilt dafür dem Bundesfinanzministerium zufolge eine Aufbewahrungspflicht von acht Jahren. Zuvor galt eine Frist von zehn Jahren, die das sogenannte vierte Entbürokratisierungsgesetz aufhebt.
Die neue Aufbewahrungsfrist gilt für alle Unterlagen, deren ursprüngliche Frist bis zum 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Demzufolge dürfen Sie auch ältere Dokumente, die bislang einer zehnjährigen Frist unterlagen, nach acht Jahren entsorgen.
Muss man Kontoauszüge ausgedruckt oder digital aufbewahren?
Privat können Sie selbst entscheiden, ob Sie Ihre Kontoauszüge ausgedruckt oder in den digitalen Formaten PDF oder TIF aufheben. Alle drei werden vom Finanzamt als Nachweis anerkannt.
Nur wer als Privatperson mehr als 500.000 Euro im Jahr an Einkünften erzielt, muss Kontoauszüge zwingend in ihrer ursprünglich übermittelten Form aufbewahren. Diese Aufhebungspflicht betrifft nach Angaben des Bayerischen Landesamts für Steuern außerdem Selbstständige und Unternehmer.
Für sie genügt es demnach beweisrechtlich nicht, wenn sie digitale Kontoauszüge ausdrucken und die Originaldatei anschließend löschen. Zulässig ist es laut der Steuerbehörde, die Dateien der Bank lokal auf Datenträgern zu speichern oder im digitalen Bankpostfach vorzuhalten. Wichtig ist, dass die Dateien unveränderbar bleiben.
Was kann ich tun, wenn ich Kontoauszüge nicht mehr finde?
In der Regel können Sie Kontoauszüge jederzeit kostenfrei im Online-Banking für mehrere Jahre rückwirkend in digitaler Form aufrufen und herunterladen. Die Dokumente sind dort gespeichert.
Banken sind seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, Zahlungsbelege für acht Jahre aufzubewahren. Diese Frist aus dem Handelsgesetz (§ 257) wurde ebenfalls durch das vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 abgesenkt. Zuvor betrug sie zehn Jahre.
Wer Kontoauszüge aus weiter zurückliegenden Jahren trotzdem nicht mehr besitzt oder findet, kann sie bei seiner Bank per Antrag anfordern. Dafür fallen in der Regel Gebühren an.
Wann genau beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge beginnt zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Zum Beispiel begann die Frist von zwei Jahren für Belege zu Handwerkerrechnungen aus dem Jahr 2022, die ein Grundstück betreffen, am 1. Januar 2023 und endete am 31. Dezember 2024.
Wie entsorgt man alte Kontoauszüge sicher?
Kontoauszüge können Sie nach Ablauf der entsprechenden Aufbewahrungsfristen oder -empfehlungen vernichten. Die Verbraucherzentralen empfehlen, ausgedruckte Bankauszüge zu schreddern und im Papiermüll zu entsorgen.
Wer digital gespeicherte Kontoauszüge löschen will, sollte sicherstellen, dass dies endgültig geschieht. Wie das am besten für Daten auf Laptop, Smartphone oder USB-Stick funktioniert, erklärt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) Schritt für Schritt auf seiner Website.
Dieser Artikel erschien erstmals im September 2025. Der Artikel wurde am 09.09.2025 erneut geprüft und mit leichten Anpassungen aktualisiert.