Steuererklärung: Für Selbstständige sind diese sieben Steuerfallen zu beachten

Die Buchung der Belege erledige ich selbst, denkt sich so mancher Selbstständige, wenn er hört, was Steuerberater für die Buchhaltung verlangen. Bei 100.000 Euro Jahresumsatz beispielsweise werden im Schnitt 1600 Euro fällig. Der Jahresabschluss kostet noch mal 600 Euro. Doch bei der Selbstbuchhaltung gibt es einige Fallstricke. „Fehler in der Buchhaltung führen im schlimmsten Fall zu Steuernachzahlungen“, warnt Sascha Matussek, Steuerberater und Chef der Kanzlei Matussek & Partner. Daniel Denker, ehemaliger Betriebsprüfer bei der Finanzverwaltung und heute selbstständig als Steuerberater und Partner der Steuerkanzlei Denker, Erbs & Rolles sagt: „Kleine Buchungsfehler kosten Geld – viel teurer aber sind die strukturellen Probleme in der Buchführung.“ Damit spielt er auf die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Pflicht und Aufbewahrung steuerrelevanter Geschäftsunterlagen (GoBD) an. Seiner Beobachtung nach arbeiten viele Selbstständige nicht mit einer GoBD-konformen Buchhaltung, sondern nutzen beispielsweise Excel oder nicht vorschriftsgemäße Programme. Das Problem an dieser Art der Aufzeichnung: „Daten können verändert werden, ohne dass der Ursprungszustand und die Veränderungen nachvollzogen werden können“, sagt Denker. Das akzeptiert das Finanzamt nicht. Es kann die Buchführung verwerfen und die Beträge stattdessen schätzen. Die Programme Lexoffice und Accountable beispielsweise werben mit einer GoBD-Zertifizierung. Vorsichtshalber sollten Unternehmer vorab mit ihrem Finanzamt klären, ob das gewünschte Tool akzeptiert wird. Einige Unternehmer scannen Belege, speichern sie digital ab, etwa auf dem Desktop, und vernichten dann die Originale. Dafür gelten jedoch strenge technische Vorschriften, und das Verfahren muss dokumentiert werden, Stichwort: ersetzendes Scannen. Im Zweifelsfall will das Finanzamt die Originale sehen, und der Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug ist in Gefahr. Vorsteuerabzug bedeutet, dass sich Unternehmer die Umsatzsteuer auf die von ihnen bezogenen Vorprodukte und Dienstleistungen vom Finanzamt zurückholen können. Dazu ist jeder berechtigt, der eine gewerbliche oder selbstständige berufliche Tätigkeit ausübt und selbst Umsatzsteuer in Rechnung stellt. Problematisch sind Kaufbelege oder Bons. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss den Namen und die Anschrift von Leistungsempfänger und Leistungserbringer enthalten, dessen Steuernummer, eine Rechnungsnummer, das Rechnungs- und Lieferdatum, die Art und Anzahl der Ware sowie Brutto- und Nettobetrag und eventuelle Rabatte. Fehlt etwas, verweigert das Finanzamt den Vorsteuerabzug. Auf Produkte oder Dienstleistungen von außerhalb der EU wird Einfuhrumsatzsteuer fällig. Auch hier gilt: „Nur wenn die Einfuhrumsatzsteuer auch gezahlt wird und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, kann sie von den abzugsberechtigten Unternehmern und Selbstständigen wie die deutsche Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden“, sagt Antje Faaß, Steuerberaterin und Referentin bei Teletax, dem Fortbildungsunternehmen der Steuerberaterverbände. Ausnahme: Bei Kleinbeträgen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro muss der Name des Empfängers nicht in der Rechnung stehen, um die Vorsteuer zu erhalten. Wenn es sich um erkennbare betriebliche Aufwendungen handelt, dürfen mit einem einfachen Zahlungsbeleg die Bruttokosten aber immer als Betriebsausgaben angesetzt werden. Typische Buchungsfehler finden sich zudem häufig im Bereich der Reise- und Verpflegungskosten. „Sind Bewirtungsbelege nicht korrekt ausgefüllt mit dem Namen der Personen und dem Zweck des Zusammentreffens, wird das Finanzamt die Kosten nicht als Betriebsausgaben anerkennen“, warnt Matussek. Auch hier gilt die 250-Euro-Grenze, die eine ordentliche Rechnung notwendig machen. Der Firmenwagen wird ebenfalls häufig falsch gebucht. Für ein Auto mit Verbrennermotor beispielsweise wird ein Prozent des Bruttolistenpreises fällig. „Viele nehmen aber den Kaufpreis, der bei gebrauchten Autos deutlich niedriger ist, sodass zu wenig Steuern abgeführt werden“, beobachtet Matussek. Vorsicht auch bei übermäßiger Privatnutzung: „Wer sein Auto als Dienstwagen steuerlich als Betriebsausgabe geltend machen will, muss damit mehr Kilometer beruflich fahren als privat“, sagt Steuerberaterin Faaß. Das Thema Umsatzsteuer birgt einige Tücken. „Häufig werden die falschen Umsatzsteuersätze in der Buchführung notiert“, sagt Matussek. Für Restaurantbesuche beispielsweise gilt ein ermäßigter Satz, für Versicherungen gar die Versicherungssteuer, also gerade keine Umsatzsteuer. Wer zu viel Umsatzsteuer angesetzt und diese als Vorsteuer geltend gemacht hat, muss diese zurückzahlen. Vorsicht auch bei Geschäften mit Kunden und Lieferanten aus dem EU-Ausland. Wer als Selbstständiger beispielsweise einen österreichischen Dienstleister beauftragt, bezahlt nur den Nettopreis. Die deutsche Umsatzsteuer muss der Selbstständige selbst zahlen, darf sich diese aber erstatten lassen, also die Vorsteuer ziehen. Umgekehrt gilt aber: Wenn ein deutscher Unternehmer ein Produkt ins EU-Ausland verkauft, stellt er genauso nur den Nettobetrag in Rechnung. Voraussetzung aber ist, dass der Leistungsempfänger seine Umsatzsteuer-ID mitteilt und der deutsche Unternehmer beim Bundeszentralamt für Steuern prüft, ob diese korrekt ist, erklärt Steuerberater Denker. „Ein besonders teurer Fehler, den ich in meiner Praxis als Steuerberater und auch früher als Betriebsprüfer häufig sehe, ist die sogenannte Strafsteuer nach § 14c UStG“, verrät Denker. Sie kann bei Anzahlungs- und Schlussrechnungen auftreten: „Wird in der Schlussrechnung die Umsatzsteuer nicht korrekt um die bereits in den Anzahlungsrechnungen enthaltene Steuer gekürzt, schuldet der Unternehmer den zu viel ausgewiesenen Steuerbetrag und muss diesen ans Finanzamt überweisen, auch wenn er ihn vom Kunden gar nicht eingenommen hat.“ Korrektur: In einer früheren Version hieß es, Amazon würde ohne Businessaccount keine ordnungsgemäßen Rechnungen ausstellen, sondern nur Kaufbelege. Tatsächlich sind die Rechnungen aber online abrufbar. Wir bitten den Fehler zu entschuldigen. Mehr: Betriebsprüfung – So vermeiden Sie Ärger und horrende Nachzahlungen Erstpublikation: 16.07.2025, 12:10 Uhr.