Steuern: Risiken hoher Gehälter für Geschäftsführer

Wer sein eigener Chef ist, kann auch sein Gehalt selbst festlegen? Nicht ganz. Weil Gehälter zu den sogenannten Betriebsausgaben gehören, die wiederum den zu versteuernden Gewinn der Firma schmälern, sind die Finanzämter hier besonders wachsam. Wer sich zu üppig selbst bedient, muss mit unangenehmen Steuernachzahlungen rechnen. Das gilt zumindest immer dann, wenn der Geschäftsführer gleichzeitig auch Gesellschafter der Firma ist beziehungsweise ein Familienmitglied wie die Schwiegertochter oder der Ehepartner die Leitung innehat. „Bei echten fremden Geschäftsführern können hohe Gehälter immer mit einer besonderen Qualifikation begründet werden“, sagt Tomas Aksöz, Steuerberater aus Hamburg. Bei den Gesellschafter-Geschäftsführern und ihren Angehörigen muss die Bezahlung dagegen „fremdüblich“ sein. Lesen Sie im Folgenden, welche Summen erlaubt sind und welche steuerlichen Fallstricke bei Tantiemen und Pensionszusagen lauern. Ist das Geschäftsführergehalt (gemeint ist im Folgenden immer ein Gesellschafter-Geschäftsführer oder ein Mitglied seiner Familie auf dem Posten) zu hoch, wird der Teil des Gehalts, der unangemessen hoch ist, vom Finanzamt als verdeckte Gewinnausschüttung eingestuft. Das hat Folgen für den Einzelnen und das Unternehmen. Normalerweise kann das Unternehmen die Bezahlung des Geschäftsführers als Betriebsausgaben geltend machen. Das mindert also den steuerlichen Gewinn. Der Geschäftsführer wiederum versteuert das Gehalt mit seinem persönlichen Steuersatz von maximal 45 Prozent. Wird die Bezahlung jedoch als Ausschüttung eingestuft, mindert sie den steuerlichen Gewinn nicht. Das Unternehmen muss darauf also rund 30 Prozent Körperschaft- und Gewerbesteuer zahlen, der Geschäftsführer wiederum Kapitalertragsteuer plus Soli in Höhe von 26,4 Prozent abführen. Gesamtsteuerlich betrachtet ist die Ausschüttung also nachteiliger. Zu hohe Gehälter kommen in der Regel bei einer Betriebsprüfung ans Licht. Werden Vorteile nachträglich als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet, muss das Unternehmen Steuern nachzahlen. Dadurch drohen mitunter Liquiditätsengpässe. Oft bestehen Geschäftsführergehälter aus einem Fixgehalt, einer variablen Komponente wie Tantiemen, einer betrieblichen Altersvorsorge wie einer Pensionszusage und Sachbezügen wie beispielsweise einem Firmenwagen. Jede einzelne Komponente und die Gesamtsumme müssen dem Fremdvergleich standhalten. „Es gibt kein Gesetz zur Höhe der Gehaltsbestandteile“, sagt Steuerberater Aksöz. In der Praxis hätten sich bei der Finanzverwaltung aber bestimmte Prozentsätze durchgesetzt. So darf das Gesamtgehalt maximal zu einem Viertel aus variablen Komponenten bestehen. Die Tantieme muss auf Basis des handelsrechtlichen Überschusses berechnet werden und darf maximal die Hälfte des Überschusses ausmachen. Die Erfolgsbeteiligung darf jedoch nur in guten Zeiten gezahlt werden. „Wird eine Tantieme bei einem Verlust ausgeschüttet, so zählt das als verdeckte Gewinnausschüttung“, so Aksöz. Tantiemenzahlungen sollten zudem immer im Vorjahr für das nächste Jahr vereinbart werden. „Wird die Tantieme im laufenden Jahr vereinbart, so gilt sie rückwirkend für das gesamte Jahr“, erklärt Aksöz. Und rückwirkende Zahlungen werte das Finanzamt ebenfalls immer als verdeckte Gewinnausschüttung. Gleiches gilt, wenn die Tantieme nicht innerhalb weniger Wochen nach Feststellung des Jahresabschlusses, sondern erst nach mehreren Monaten ausgezahlt wird. Als Altersvorsorge akzeptieren die Finanzämter eine Pensionszusage von maximal 75 Prozent des Aktivgehalts. Hat ein Geschäftsführer also 100.000 Euro im Jahr verdient, kann er eine Pension von 75.000 Euro erhalten. Wichtig dabei: „Pensionszusagen dürfen erst nach einer Betriebszugehörigkeit von zwei bis drei Jahren gemacht werden“, so Aksöz. Anschließend gelte ein „Erdienungszeitraum“ von zehn Jahren. Erst danach dürfe die Pension gezahlt werden. Eine rückwirkende Vereinbarung ist ebenfalls nicht erlaubt und würde als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet. Ein Firmenwagen ist für viele Geschäftsführer üblich. Hier kommt es jedoch auf das Modell an. Teure Fahrzeuge wie ein Sportwagen können als Firmenwagen anerkannt werden, wenn das betrieblich begründet werden kann – beispielsweise in Branchen, in denen es auf Repräsentation ankommt. „Ein Supersportwagen wird hingegen in der Regel nicht anerkannt“, sagt Aksöz. Anstatt ein höheres Gehalt auszuschütten, gewähren einige Unternehmen ihren Geschäftsführern ein Darlehen. „Auch hier müssen die Vereinbarungen zu Rückzahlungen, Sicherheiten, Laufzeit et cetera fremdüblich gestaltet sein“, sagt der Steuerberater. Das Geschäftsführergehalt darf keine unüblichen Komponenten wie beispielsweise bezahlte Überstunden enthalten, warnt Aksöz. Neben den Einzelkomponenten prüfen die Finanzämter die Gesamthöhe des Gehalts. Bei der Bewertung spielen unter anderem Unternehmensgröße, Branche, Umsatz, Anzahl der Mitarbeiter, die prognostizierten Erträge sowie das Verhältnis von Gehalt zu Unternehmensgewinn eine Rolle. Die Finanzbeamten orientieren sich dabei an der sogenannten Karlsruher Tabelle. „Wer gute Argumente hat – beispielsweise, dass das Unternehmen sehr viel verdient und eine hohe Marge hat –, kann auch ein höheres Gehalt als angemessen gegenüber dem Finanzamt durchsetzen“, sagt Aksöz. Dass ein Geschäftsführer auf sein Gehalt verzichtet, wenn das Unternehmen in finanziellen Nöten ist, ist nur im Einzelfall möglich. Dafür muss er weisungsunabhängig sein. Das ist am ehesten der Fall, wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer durch seine Beteiligung am Unternehmen einen „maßgeblichen Einfluss“ auf die Entscheidungen der Gesellschafterversammlung hat. Mehr: Gewinnausschüttung oder Gehalt – was ist steuerlich günstiger? Erstpublikation: 07.11.2025, 12:30 Uhr.