CRM in der Logistik: Wie das Unternehmen Rüdinger seine Vertriebsprozesse digitalisiert hat

CRM Logistik

• 04.12.2025

„Der Vertrieb in der Logistikbranche hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt und die Ansprüche an ein modernes CRM-System sind hoch. Früher wurde das CRM oft als digitales Telefonbuch genutzt, aber damit bleibt es weit hinter seinen Möglichkeiten zurück. Heute ist das CRM von SuperOffice zum zentralen Arbeitsinstrument für Marketing und Vertrieb geworden“, berichtet Liesa Meyle, Leiterin Vertrieb und Marketing bei der Rüdinger Spedition GmbH.

In der Logistikbranche sind Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und exakte Informationen entscheidend, denn gleichzeitig wachsen die täglichen Anforderungen in Bezug auf Kundenbeziehungen, Lieferketten und internationale Richtlinien. Ein leistungsfähiges CRM-System wie SuperOffice schafft hier Abhilfe: Es bündelt alle relevanten Informationen an einem Ort, macht Kundeninteraktionen nachvollziehbar und ermöglicht eine strukturierte, datengestützte Kommunikation über Abteilungsgrenzen hinweg.

CRM als Vertriebswerkzeug

Das CRM von SuperOffice ist bei Rüdinger bereits seit 2008 im Einsatz – und hat seitdem eine beeindruckende Evolution durchlaufen. Was einst als einfache Adressverwaltung begann, hat sich bei Rüdinger zu einem zentralen Steuerungs- und Kommunikations-Tool entwickelt. Ein Wendepunkt war der Umstieg auf die Cloud-Version: „Das war der Moment, in dem wir Prozesse neu gedacht, alte Daten bereinigt und Akzeptanz im Unternehmen geschaffen haben“, so Meyle.

Heute arbeiten rund 55 Beschäftigte aktiv mit SuperOffice CRM – vom Vertrieb bis zur Geschäftsführung. Dashboards bieten tagesaktuelle Einblicke, Touchpoints werden dokumentiert, Kontakte qualifiziert, und über Vorlagen lassen sich Mailings individuell ansteuern. Daten werden in Echtzeit mit dem ERP-System abgeglichen – ein echter „Single Point of Truth“.

Ein Unternehmen in Bewegung

Die Rüdinger Spedition GmbH mit Hauptsitz in Krautheim ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen mit Fokus auf nachhaltigen Logistiklösungen. Das Unternehmen ist in den letzten Jahren stark gewachsen: 700 Mitarbeitende, ein Fuhrpark mit rund 220 Fahrzeugen – darunter 25 E-LKW – und über 110.000 m² Lagerfläche an sechs Standorten sprechen für sich. Innovationen wie Photovoltaik-Nutzung, digitales Packmittelmanagement und E-Mobilität zeigen, dass sich Rüdinger den Marktanforderungen erfolgreich stellt.

Marketingprozesse auf neuem Niveau

Welchen Mehrwert das CRM bringen kann, zeigt ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag von Liesa Meyle im Bereich des Veranstaltungsmanagements: Einladungen, Anmeldungen, Teilnehmermanagement und Nachbereitung laufen vollständig über SuperOffice. Dabei kommt das SuperOffice-Modul Marketing Premium zum Einsatz, das unter anderem Event-Kommunikation, automatisierte Nachfassaktionen und zielgruppenspezifische Mailings ermöglicht.

Bei der Messe LogiMAT konnten 264 Kontakte in kürzester Zeit automatisiert und individuell nachbereitet werden. Konkret heißt das, dass dank der gezielten Nachbearbeitung der Messekontakte durch das Modul Marketing Premium im Vergleich zu den Vorjahren bis zu 25 Prozent Zeit eingespart werden konnte. Auch komplexe Abläufe wie die Verteilung von Gutscheincodes, Reminder-Mails oder personalisierte Follow-ups sind digital abgebildet. „Noch nie war eine Messe so schnell und effektiv nachbereitet wie in diesem Jahr“, resümiert Liesa Meyle.

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Echtzeitdaten statt Excel-Chaos

Als Administratorin sorgt Liesa Meyle täglich selbst für die Datenqualität im System. Mithilfe eines speziellen Dashboards werden Fehler identifiziert und bereinigt, falsche Datensätze entfernt. Die betroffenen Nutzer erhalten gezielte Erinnerungen zur Korrektur. Der hohe Anspruch an Datenqualität ist dabei auch ein Schlüssel für die breite Akzeptanz des Systems unter den Nutzerinnen und Nutzern. „In SuperOffice bündeln wir alle relevanten Informationen zu unseren Kunden, Partnern und Dienstleistern. Die Arbeit mit dem CRM-System ist nur dann wirklich sinnvoll, wenn die Daten verlässlich sind – sowohl in Bezug auf ihre Richtigkeit als auch auf ihre Vollständigkeit“, betont Liesa Meyle.

Vertriebssteuerung per Dashboard

Die CRM-Dashboards zeigen in Echtzeit, welche A-Kunden vom geplanten Jahresumsatz abweichen, welche B-Kunden deutlich wachsen und wo sich Veränderungen im Bestandsportfolio ergeben. Die Segmentierung basiert auf automatisch aktualisierten Umsatzdaten und ermöglicht gezielte Vertriebsaktionen. Da alle relevanten Kundeninformationen – von Kontakten bis hin zu Reklamationen – zentral verfügbar sind, spart der Vertrieb wöchentlich mehr als 8 Stunden Arbeitszeit.

Ein besonderes Merkmal bei Rüdinger ist zudem die Vielzahl an Schnittstellen, die direkt ins CRM-System SuperOffice führen: von zahlreichen ERP-Daten bis hin zu digitalen Formularen und Besuchsberichten. Diese umfassende Systemvernetzung mit automatisiertem Datenabgleich ermöglicht eine zentrale, tagesaktuelle Datenbasis und schafft echte Transparenz für alle Abteilungen. Dabei zahlt sich vor allem die Offenheit und Flexibilität des SuperOffice Systems aus, da sich Schnittstellen einfach programmieren und anpassen lassen. Dadurch werden schnelle Reaktionen auf neue Anforderungen und eine kontinuierliche Prozessoptimierung ermöglicht.

Diese Entwicklung ist kein Zufall, sondern das Ergebnis eines aktiven, lebendigen Umgangs mit dem System. Nutzerinnen wie Liesa Meyle, die als Admin und Key Userin täglich mit dem System arbeiten, tragen mit ihrem kontinuierlichen Feedback und Ideenreichtum entscheidend dazu bei. Durch den engen Austausch mit den SuperOffice-Teams fließen diese Anregungen nicht nur in die unternehmensinterne Weiterentwicklung ein, sondern haben auch Einfluss auf die Produktentwicklung selbst. So entsteht ein CRM, das mit den Anforderungen seiner Nutzer wächst.

Zukunft mit SuperOffice: Kundenservice, KI und mehr

Derzeit führt Rüdinger das neue SuperOffice Service-Modul ein, mit dem Anfragen systematisch erfasst, priorisiert und automatisch weitergeleitet werden. Künftig sollen zusätzlich KI-gestützte Antwortvorschläge zum Einsatz kommen – ein echter Meilenstein für mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit „Läuft alles wie vorgesehen, lassen sich im Kundenservice wertvolle Ressourcen einsparen und zugleich die Qualität weiter steigern. Durch die reibungslose Einbindung in bestehende CRM-Kundenakten bleibt die Kommunikation jederzeit konsistent“, so Meyle.

Simple transport: Geschäftsfelder schneller erschließen

Auch die Weiterentwicklung von Geschäftsbereichen kann durch den Einsatz des CRM maßgeblich beschleunigt werden, wie das Beispiel simple transport zeigt: Das im Juli 2025 durch Rüdinger neu gestartete Projekt simple transport ermöglicht Einmalkunden die schnelle und transparente Berechnung von Paletten-Frachtkosten auf Knopfdruck. Dank vorhandener CRM-Daten und Prozesse konnte die Lösung in wenigen Monaten umgesetzt werden. „Wir mussten keine komplett neue Struktur schaffen, sondern nur anpassen – das hat uns im Projekt sicher einen Monat Vorbereitungszeit erspart“, betont Liesa Meyle.