SuperOffice – das CRM-System für den Mittelstand

CRM Mittelstand

01.04.2025

Ein effizientes Customer-Relationship-Management ist für Unternehmen entscheidend, um Kundenbeziehungen nachhaltig pflegen und Prozesse optimieren zu können. SuperOffice bietet hierfür eine leistungsstarke CRM-Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten ist. Im folgenden Interview spricht Mitinhaber und Prokurist Ingmar Rauch von Gourmet Scouts, die Teil der R&S Vertriebs GmbH sind – einem mittelständischen Unternehmen mit 120 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 180 Millionen Euro – über seine langjährigen Erfahrungen mit SuperOffice und erläutert, wie das CRM-System Transparenz und Effizienz in den Arbeitsalltag seines Unternehmens bringt.

Herr Rauch, Sie sind Mitinhaber und Prokurist bei den Gourmet Scouts. Könnten Sie uns Ihr Unternehmen kurz vorstellen?

Natürlich. Die Gourmet Scouts sind spezialisiert auf den Import von Wurst, Schinken und Frischfleisch-Spezialitäten aus ganz Europa nach Deutschland.

Wir bieten unseren Kunden ein einzigartiges Sortiment, das sie allein kaum beschaffen könnten. Unsere Branche ist stark personalisiert – persönliche Kontakte und alte Werte sind entscheidend. Dies betrifft sowohl die Beziehungen zu unseren Kunden als auch unser Lieferantennetzwerk.

Und das wurde anerkannt – wir wurden als „TOP Innovator 2025“ ausgezeichnet. Dies bestätigt unseren Ansatz, Tradition mit modernen Technologien zu verbinden.

Sie erwähnten, dass die Übergabe des Unternehmens an Sie einige Herausforderungen mit sich brachte. Können Sie uns dazu mehr erzählen?

Als ich vor 15 Jahren ins Unternehmen kam, hatte ich Schwierigkeiten, die stark personalisierten Geschäftsprozesse zu verstehen. Vor der Einführung von SuperOffice war unser Informationsmanagement dezentral, inkonsistent und wenig sicher. Datenpflege war aufwendig, der Informationsfluss ineffizient – und es gab kaum Steuerungsmöglichkeiten. Zudem fehlte eine mobile Nutzungsmöglichkeit. All diese Punkte stellten große Herausforderungen dar.

Wir entschieden uns schließlich für ein CRM-System. Die Wahl fiel auf SuperOffice, weil es uns in einer Präsentation während meiner Studienzeit beeindruckte. Es zeigte, wie viel Klarheit und Struktur man in Geschäftsprozesse bringen kann.

Wie verlief die Einführung des Systems und welche Effekte haben Sie seitdem festgestellt?

Die Implementierung von SuperOffice war unkompliziert und brachte schnell Effekte. Eine der wichtigsten Funktionen ist die klare Organisation und Kategorisierung unserer Kontakte. Wir konnten nicht nur gezieltere Kundenansprachen umsetzen, sondern auch eine Kommunikationshistorie aufbauen. Dadurch sind wir unabhängig von einzelnen Personen – beispielsweise im Krankheitsfall.

Heute ist unser CRM strukturiert, zentral, gesichert, effizient und transparent. Es ermöglicht uns segmentierte und nachhaltige Steuerung der Informationen. Besonders wertvoll ist die Möglichkeit, Daten selektierbar und mobil abrufbar zu machen.

Über die Jahre haben wir weitere Funktionen entdeckt, wie die Angebotserfassung, das Reklamationsmanagement oder die Möglichkeit, einen 360-Grad-Blick auf Kunden und Lieferanten zu erhalten. Diese Features haben uns inspiriert, interne Prozesse zu optimieren.

Ein besonders wichtiger Aspekt ist die einfache Zuordnung von Verantwortlichkeiten. Wenn es Rückfragen gibt, kann direkt der richtige Ansprechpartner kontaktiert werden, ohne lange intern nachzuforschen. Das spart enorm viel Zeit.

Was macht SuperOffice für Sie besonders?

SuperOffice überzeugt vor allem durch seine Flexibilität. Neben leistungsstarken Standardfunktionen bietet es umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, die wir mithilfe der integrierten Tools einfach und kosteneffizient auf unsere spezifischen Prozesse abstimmen konnten. Selbst bei der Nutzung externer Customizing-Optionen blieben der Aufwand und die Kosten gut kalkulierbar. Besonders vorteilhaft ist die nahtlose Integration von Informationen aus unserer ERP-Lösung (Microsoft Navision) und der Finanzsoftware (Datev). Dadurch erhalten unsere Nutzer alle relevanten Daten gebündelt in einer einzigen, übersichtlichen Oberfläche – was nicht nur Zeit spart, sondern auch eine schnelle und präzise Entscheidungsfindung ermöglicht.

Ein Schlüsselerlebnis war, dass wir zwischenzeitlich zu einem Wettbewerber wechselten, weil wir glaubten, eine bessere Lösung zu finden. Doch schnell stellten wir fest, dass die neue Software unsere Erwartungen nicht erfüllte und uns mehr Hürden als Vorteile brachte. Weder die Funktionalität noch die Benutzerfreundlichkeit konnten mit SuperOffice mithalten. Diese Erfahrung zeigte uns, dass SuperOffice perfekt zu unseren Anforderungen passt.

Welche Auswirkungen hatte SuperOffice auf Ihr Team und Ihre Abläufe?

Ein großer Vorteil ist die Transparenz. Informationen, die früher verloren gingen, sind heute leicht zugänglich. Nehmen wir E-Mails als Beispiel: Früher waren sie schwer auffindbar. Heute legen wir alle relevanten Daten im CRM ab. Das spart langfristig Zeit.

Unsere Mitarbeiter berichten, dass besonders die Suchfunktionen für Namen und Firmennamen äußerst hilfreich sind. Kontaktdaten sind zentral abrufbar, Kalender lassen sich einfach synchronisieren, und Termine können direkt mit allen relevanten Teilnehmern geteilt werden.

Zudem erleichtert SuperOffice die Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb. Durch die Datenerfassung können wir klar sehen, welche Kampagnen erfolgreich waren und welche nicht. Das hilft uns, Ressourcen gezielt einzusetzen.

Unser Team profitiert von der Möglichkeit, alle Kundendaten, Tourenpläne und Aktionen in einem System zu verwalten. Dies verbessert die Zusammenarbeit und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

Was raten Sie Unternehmen, die ein CRM-System einführen möchten?

Die Einbindung des gesamten Teams ist entscheidend. Wir haben zu Beginn Workshops organisiert, in denen die Mitarbeiter aktiv mitgestaltet haben. Das schuf Akzeptanz und Motivation. Wichtig ist auch, regelmäßige Schulungen durchzuführen, damit alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleiben und neue Funktionen effektiv nutzen.

Es braucht aber auch ein Umdenken – das richtige Mindset ist eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines CRM-Systems. Der Nutzen zeigt sich oft erst, wenn sich das Team vollständig an die neue Arbeitsweise gewöhnt hat.

Abschließend – was bedeutet SuperOffice für Sie und Ihr Unternehmen?

SuperOffice ist für uns ein Werkzeug, das Transparenz und Wissen schafft. Es gibt uns die Kontrolle über komplexe Prozesse, macht uns effizienter und verschafft uns sogar Wettbewerbsvorteile.

Oder – wie es einer unserer Kollegen treffend formulierte: „Es ist sehr positiv, alle Informationen gebündelt zu haben. Sämtliche Kundeninformationen sind schnell zu finden. Natürlich erfordert es etwas Disziplin, aber langfristig überwiegen die Vorteile.“

Für uns ist das System wie ein Weißkopfseeadler: Es hat scharfe Augen, erkennt Chancen, greift zu, wenn es nötig ist, und ist dabei flexibel. Ich würde SuperOffice jederzeit weiterempfehlen.