Software für Forschungsinstitute: effizientes Projekt- und Fördermittelmanagement
Software für Forschungsprojekt
- 09.10.2024
Die Verwaltung von Förderprojekten ist oft eine Mammutaufgabe
Forschungsinstitute müssen nicht nur die wissenschaftliche Leitung ihrer Projekte sicherstellen, sondern auch die zahlreichen administrativen Aufgaben bewältigen. Für jedes geförderte Vorhaben gilt es, Förderanträge einzureichen, Verwendungsnachweise zu erstellen und finanzielle Abläufe zu überwachen. Da die Vorgaben je nach Förderprogramm variieren, müssen Forschungsinstitute regelmäßig Meilensteine prüfen, damit die Projekte im Zeitplan bleiben und das Budget eingehalten wird.Jede Änderung, wie eine Budgetanpassung oder eine Verlängerung der Laufzeit, muss klar dokumentiert und kommuniziert werden, um Missverständnisse und Verzögerungen zu vermeiden. Dies erzeugt viele parallele Prozesse, die ein hohes Maß an Organisation erfordern. Eine effiziente, zentrale Verwaltungssoftware kann hier den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren, während sie gleichzeitig die Qualität und Transparenz der Projektabwicklung deutlich steigert.
Zentrale Software für Forschungsinstitute: ProMeta von infotraX
Die infotraX GmbH hat sich auf die Entwicklung individualisierbarer Softwarelösungen für das Fördermittel- und Projektmanagement spezialisiert. Seit mehr als 20 Jahren begleitet das Unternehmen Forschungsinstitute und öffentliche Einrichtungen auf ihrem Weg zur Digitalisierung und unterstützt sie dabei, ihre administrativen Prozesse effizienter zu gestalten. Die Softwarelösung ProMeta von der infotraX GmbH ist darauf ausgelegt, alle Phasen eines Projekts zu begleiten: von der Idee über die Antragstellung und Durchführung bis hin zur Abrechnung und Erstellung von Verwendungsnachweisen. Mit der Software behalten Forschungsinstitute stets den Überblick über ihre Fördermittel, Projektfortschritte und anstehenden Aufgaben.Das integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) von ProMeta ermöglicht die Verwaltung aller relevanten Projektdaten und -dokumente an einem Ort. So können Mitarbeitende schnell auf wichtige Informationen zugreifen und problemlos auf verschiedene Förderprojekte gleichzeitig reagieren. Alle projektbezogenen Dokumente, wie Skizzen, Fördermitteilungen und Zuwendungsbescheide, können zentral und strukturiert in der Datenbank abgelegt werden. Dank intelligenter Suchfunktionen sind diese Dokumente jederzeit leicht auffindbar, was den Arbeitsablauf stark beschleunigt. Außerdem können Projektrollen flexibel verteilt und die Zugriffsrechte für einzelne Nutzer individuell festgelegt werden, sodass nur berechtigte Personen Zugang zu sensiblen Daten erhalten.
ProMeta optimiert Routineaufgaben und überwacht den Projektstatus
Ein weiteres Kernfeature von ProMeta ist die zentrale Abbildung von Forschungsprojektstrukturen für Projekte auf Landes-, Bundes- oder EU-Ebene. Dabei werden alle zugehörigen Finanzierungspläne detailliert dokumentiert und ausgewertet. Dies umfasst nicht nur die Verwaltung der Fördermittel, sondern auch die Nachverfolgung von Mittelanforderungen und den Zahlungsverkehr, der über eine Schnittstelle direkt mit Buchhaltungssystemen verknüpft werden kann. Darüber hinaus bietet ProMeta maßgeschneiderte Dashboards, die für eine transparente Überwachung des Projektfortschritts und eine gründliche Beurteilung aller finanziellen und inhaltlichen Vorgänge sorgen. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben und das umfassende Controlling aller relevanten Projektphasen können Forschungsinstitute ihre Arbeitsprozesse erheblich optimieren. Dies führt nicht nur zu einer höheren Effizienz, sondern stärkt auch die Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit.
ProMeta garantiert, dass alle Projektbeteiligten stets transparent über den aktuellen Stand der Projekte informiert sind und ermöglicht eine effektive Abwicklung aller erforderlichen Berichte und Nachweise. Wenn das Projekt in die finale Phase des Controllings übergeht, unterstützt die Software durch regelmäßige Reviews und Auswertungen, sodass ein reibungsloser Projektabschluss gewährleistet ist.
