Software für Fördermittelmanagement: Führende Lösung deckt alle relevanten Prozesse ab
Software für Fördermittelmanagement
- 14.08.2024
Förderprogramme: wichtig und komplex zugleich
Organisationen und Institutionen, die finanzielle Mittel in Form von Zuschüssen, Darlehen, Stipendien oder sonstigen Unterstützungsformen bereitstellen, erfüllen eine wichtige Aufgabe. Sie treiben die Entwicklung bedeutsamer Themen und Projekte voran, welche oft auch einen positiven gesellschaftlichen Einfluss haben.Doch ist die Vorbereitung und Ausarbeitung von Förderinstrumenten und Förderprogrammen für Projektträger und Förderinstitutionen eine umfangreiche Aufgabe. Gleiches gilt für die Vergabe und Verwaltung von Fördermitteln für Forschungsprojekte in verschiedenen Fördermaßnahmen. So müssen Informationen ausgewertet, Kontakte koordiniert und interne sowie externe Vorgaben im Prozess der Antragsstellung eingehalten werden. Nach der Bewilligung der Fördermittel gilt es in einigen Fällen obendrein, die jeweiligen Projekte zu begleiten und deren Fortschritt zu überwachen. Von den beteiligten Projektpartnern sind dabei oft Nachweise und Berichte einzufordern und auszuwerten.
Software für Fördermittelmanagement speziell für Förderinstitutionen, Projektträger, Stiftungen & Fördergeber
In Summe verursachen diese Aufgaben einen enormen Verwaltungsaufwand. Liegen nicht alle Daten zentral vor, ist es zudem schwierig, den Stand der einzelnen Maßnahmen und Projekte zu überblicken. Mit einer spezialisierten Software für Fördermittelmanagement kann diesen Herausforderungen begegnet werden. Eine Lösung, die den vielfältigen Aufgaben gewachsen ist, trägt den Namen ProMeta.ProMeta von infotraX: Software für Fördermittelmanagement speziell für Förderinstitutionen, Projektträger, Stiftungen & Fördergeber
Mit ProMeta erhalten Fördergeber, Förderinstitutionen, Projektträger und Stiftungen eine Softwarelösung, welche die Planung, Beantragung und Verwaltung von Fördermitteln abbildet und wesentlich vereinfacht. Das All-in-one-Tool, das sich in hohem Maße individualisieren lässt, ist in drei Domänen aufgeteilt:• Förderdomäne
• Bewerberdomäne
• Projektdurchführungsdomäne
Im Folgenden werden diese drei Funktionsbereiche näher vorgestellt.
Förderdomäne
Die Features und Vorteile der Förderdomäne im Überblick:
- Fördermaßnahmen und Ausschreibungen pro Förderinstrument planen und durchführen
- Budgetplanung für jede Fördermaßnahme auf Basis des Finanzierungsbedarfs
- konfigurierbarer Prozess der Antragseinreichung, Begutachtung und Auswahl von Förderanträgen
Bewerberdomäne
In der Bewerberdomäne werden die Anträge für die Vergabe der Fördermittel online eingereicht, begutachtet und schließlich vergeben.Die Vergabe der Fördermittel beginnt mit einer Ausschreibung zum jeweiligen Förderinstrument, welches durch ein internes Peer-Review begleitet wird. In dieser Domäne erfolgt außerdem die Zusammenarbeit zwischen Antragssteller, Fördermanagement und den Reviewern der Projektanträge. Wesentliche Prozess-Schritte sind hier die folgenden:
- Einreichung von Vor- und Hauptanträgen: Registrierung und Beantragung online über ProMeta-Plattform, individuell konfigurierbares Antragsformular, Dateispeicherung im ProMeta-Dokumentenmanagement, Benachrichtigung bei Antragseingang, Online-Kommunikation mit dem Antragsteller
- Begutachtung und Auswahl: mehrstufiger Prozess mit Statusverwaltung, Dokumentation der Entscheidung, Gutachtereinbindung, individualisierbare Begutachtungsdokumente, Kommunikation mit den Antragsstellern zum aktuellen Stand
- Förderzusage: Information an Antragsteller, Ausarbeitung von Verträgen, zentrale Dokumentenablage, Versand von Fördermitteilungen und Zuwendungsbescheiden
- Controlling: Status zu aktuellen Ausschreibungen, Antragsübersicht, Gesamtsicht
Projektdurchführungsdomäne
Auch die Projektdurchführung wird von der Software für Fördermittelmanagement unterstützt. Hier verwalten Fördergeber die Fördermittel, die Mittelanforderungen und Änderungsanträge. Zudem lassen sich die Fristen für Berichte und Nachweise festlegen.Wichtige Funktionen von ProMeta sind in diesem Bereich:
- allgemeine Routineaufgaben: Management von Partnern, Dokumentenarchivierung mit Verschlagwortung, Darstellung aller Finanzaspekte, Bearbeitung von Zahlungsanforderungen, Verwaltung von Änderungsanträgen
- Mittelanforderungen: Management von Zahlungsanforderungen und Bankverbindungen, mehrstufiger Freigabeprozess, automatische Belegerstellung, Beleg-Archivierung, Buchhaltungsschnittstelle
- Änderungsanträge: Verwalten von Änderungen aller Art, mehrstufiger Genehmigungs- und Freigabeprozess
- Berichte und Nachweise: automatische Erinnerung an Verwendungsverweise und Abschlussberichte, Fortschrittsüberwachung und Statusverwaltung, mehrstufiges Erinnerungs- und Mahnverfahren, Online-Einreichung und Archivierung von Nachweisen, Prüfprozess für Berichte und Nachweise, Dokumentation der Prüfung, individuelle Dashboards für alle Projektbeteiligten
- Controlling und Reports: Erstellen von Auswertungen für verschiedene Zwecke (insbesondere für den Geschäftsbericht), Zusammenstellung der Auswertungen aus unterschiedlichen Projektphasen und Programmen
